Bij het schrijven van een zakelijke brief is het belangrijk dat je denkt aan:
- Korte en duidelijke zinnen.
- Niet in de ik- of de wij-vorm schrijven.
- Spreek de lezer aan met u of uw.
- Schrijf in correct Nederlands.
Er zijn een aantal onderdelen van essentieel belang als je een zakelijke brief op gaat stellen:
- De afzender met de naam en het adres, als je vanuit een bedrijf schrijft ook het logo.
- De adressering en de plaats en datum.
- Het onderwerp van de brief. Je schrijft onderwerp of betreft, dan plaats je daar het onderwerp van de brief achter.
- In een zakelijke brief komt dan de aanhef, bijvoorbeeld geachte heer of mevrouw.
- Dan volgt de indeling van de brief, inleiding, kern en slot.
- De ondertekening.
- Bijlagen, zoals een CV en andere belangrijke documenten (vergeet deze niet toe te voegen, wanneer je er in de brief naar verwijst).
Een zakelijke brief schrijven is belangrijk en je wilt serieus worden genomen en professioneel overkomen. Schrijf de brief daarom eerst in het klad, maak een lijstje met de kernpunten en probeer deze zo formeel mogelijk te noteren. Als de kladversie af is, dan begin je opnieuw en schrijf je je kladversie over in korte en bondige zinnen. Fouten dienen uiteraard gecorrigeerd te worden. Bij twijfel doe je navraag of je zoekt het op. Je kunt een belangrijke brief ook altijd door een collega laten lezen en vragen of de inhoud duidelijk is en zonder fouten is opgesteld.
Als je je brief klaar hebt, lees je hem nog een keer door. De aanhef is van groot belang. Kijk of deze correct is, staat de hele brief in de u vorm?
In de zakelijke brief wordt in sommige gevallen naar bijlagen verwezen zoals een CV, belangrijke notulen of andere documenten. Controleer of je deze ook daadwerkelijk hebt toegevoegd.
Zorg voor een positieve toon in de brief. Hierdoor heeft de lezer een beter gevoel bij het lezen van de brief en zal wanneer het nodig is jou benaderen. Een voorbeeld: Schrijf niet: Helaas zijn de werkzaamheden pas over een week klaar door alle misverstanden. Maar schrijf: Dinsdag 3 januari 2015 zijn alle werkzaamheden verricht.
Houd de brief kort en bondig, maximaal 1 A4 en zorg dat er een duidelijk onderscheid is in alinea’s met witregels.
Bij een zakelijke brief begin je met het adres van jezelf en het adres van de geadresseerde.
Je eigen adres schrijf je links bovenaan in je zakelijke brief. Meestal noem je daar ook een naam van een bedrijf en het bezoekadres. Er kan ook een bedrijfslogo toe worden gevoegd of een telefoonnummer of e-mailadres. Je eigen adres kan bijvoorbeeld als volgt worden geplaatst:
Kapperszaak Janssen
Hopjesveld 16
5125 JS Amsterdam
Telefoonnummer: 06-12345678
E-mail: janssen@gmail.com
Bij de zakelijke brief schrijf je het adres van de geadresseerde na de datum en je eigen adres aan de linkerkant. Het adres wat je op de enveloppe plaatst, moet hetzelfde zijn als in de brief, bijvoorbeeld:
Naam van een organisatie
Eventueel de afdeling
T.a.v. Dhr. of mevrouw ……
Straat en huisnummer
Postcode en woonplaats
Eventueel het land
Als je een brief alleen aan een particulier gaat sturen is alleen een naam adres en postcode voldoende.
In Nederland schrijven we de datum en de plaats, alles moet je voluit schrijven, bijvoorbeeld: Amsterdam, 14 februari 2015.
Als je de datum hebt genoteerd komt het onderwerp aan bod. Dit geef je in twee of drie woorden aan. Vervolgens komt de aanhef, bijvoorbeeld, geachte meneer Janssen of geachte directie of geachte mevrouw.
De eerste alinea van de brief geef je aan wat de reden is tot schrijven en waar je het over gaat hebben in de brief. Begin hierbij niet met ik of wij. In de alinea’s die daarop volgen schrijf je wat je in de eerste alinea kort hebt aangehaald. De zakelijke brief sluit je vervolgens af met een paar korte en duidelijke zinnen.
De zakelijke brief kun je beginnen met zinnen zoals:
Het afsluiten van de zakelijke brief doe je in een aantal korte zinnen. Geef nogmaals duidelijk aan waarvoor de brief is geweest, bijvoorbeeld:
De meeste zakelijke brieven worden afgesloten met: Met vriendelijke groeten of met hoogachtend. Dan kunt u daarnaast uw naam plaatsen of eerst de naam van de organisatie en dan uw eigen naam en handtekening.
