Wanneer je een evenement gaat organiseren is het budget een belangrijk punt. Op basis van het budget is het mogelijk om te bepalen wat je allemaal gaat doen bij het festival. Welke faciliteiten, artiesten en entertainment laat je komen? Het is belangrijk om met een globale schatting te starten. Hiervoor kun je verschillende offertes opvragen. Vervolgens kun je kijken naar de mogelijkheden om een sponsor te vinden, het festival met crowdfunding te financieren of om kaartjes te verkopen aan de mensen die komen. Het is goed om ook geld te reserveren voor als het weer tegenvalt met regen of juist met heel veel zon en warmte.
Het is belangrijk om direct duidelijk te hebben waarom je het festival organiseert en voor wie je dat doet. Zijn het jongeren? Jeugdige mensen of juist ouderen? Zijn het vooral dames of heren? Op basis van de doelgroep is het gemakkelijker om sponsors te krijgen. Daarnaast kun je ook de juiste artiesten inhuren en het juiste entertainment organiseren. Heb je een speciaal doel met het festival om geld te verzamelen voor een goed doel? Is het rondom een speciaal thema? Dan is het natuurlijk belangrijk om hier ook rekening mee te houden. Als je veel gasten wilt uitnodigen is het verstandig om een specifiek doel te hebben of thema. Kies voor een onderscheidend doel of thema. Daarmee val je meer op en is het interessant voor mensen om te komen.
Wanneer je een festival gaat organiseren is het belangrijk om alle juiste papieren en vergunningen te hebben. Informeer direct bij de gemeente welke vergunningen er nodig zijn, hoe je ze kunt indienen en op welke termijn je de beoordeling mag verwachten. Zo is het mogelijk om de tijdlijn en planning goed uit te zetten. Soms kan de gemeente je tips geven en adviezen waar je aan moet denken bij het organiseren van een festival. Ze kunnen locaties aandragen, het aantal toegestane bezoekers er mogen zijn, welke veiligheidsmaatregelen je moet treffen en waar je op moet letten. Weet dat het aanvragen van een vergunning al snel acht weken kan duren. Mocht er aanvullende informatie nodig zijn dan kan het mogelijk nog langer duren. Het is dus slim om hiermee te starten zodra je weet, dat het budget voldoende is.
De plek is van groot belang voor het festival. Het festival zal goed bereikbaar moeten zijn. Ook moet het voldoende plek hebben voor wat je van plan bent. Denk ook aan de overlast voor de buren. Je wilt geen klagende buren en omwonenden op het festival hebben. Het is daarnaast essentieel om een goede datum te prikken. Kijk eerst of er geen andere festivals zijn op de datum, dat jij er een wilt geven. De kans, dat je met een nieuw festival dan voldoende publiek krijgt is wat kleiner. Let hier dus op bij het kiezen van de juiste datum.
Wanneer de datum bekend is, is een goede planning van groot belang. Wie moet je allemaal gaan uitnodigen? Welke acties moet je ondernemen en wanneer? Het is goed om een planning te maken voor het hele festival. Voor het festival zelf kun je een draaiboek maken. In het draaiboek komen dan de tijden te staan van de dag voor de optredens, evenementen en activiteiten. Koppel alle activiteiten aan een persoon, die hiervoor verantwoordelijk is. Door de taken te verdelen blijft het leuk voor iedereen. Uiteindelijk moet er natuurlijk één persoon zijn welke verantwoordelijk is voor alles. Gedurende de hele periode is het mogelijk om het draaiboek te updaten. Voeg alle contactgegevens van iedereen toe aan het draaiboek en deel het met iedereen. Zo weet iedereen wie wat moet doen.
Wanneer alle plannen klaar zijn en de locatie is bekend dan kan met het inhuren van de tenten, het licht en geluid, de beveiliging, de podia, het decor, de hekken, de elektriciteit en het water gestart worden. Voor de tenten zijn er verschillende mogelijkheden. Een tentenverhuur bedrijf kan je goed helpen bij het krijgen van een goede tent. Door hun werkzaamheden op festivals kunnen ze je misschien ook nog wel een paar tips geven. Denk ook aan wat je moet doen als het weer wat minder is en je mogelijk extra stevige voetpaden moet hebben. Regel alles met keiharde deadlines. Het succes van het geheel ontstaat door alle afzonderlijke delen goed te doen. Het is belangrijk dat alle zaken op tijd gereed zijn. Laat het ook door iemand van het team controleren.
Bij een goed festival hoort natuurlijk ook wat te eten en te drinken. Het is belangrijk om de catering goed te verzorgen. Afhankelijk van de doelgroep kan er gekozen worden voor een cateringsbedrijf. Het is belangrijk om op de kwalificaties te letten voor eten wat voldoet aan alle gezondheidsnormen. De bereiding, het transport en de opslag zijn hierbij net zo belangrijk als het opdienen van het eten. Kies voor catering welke bij het festival past. Misschien zijn het een paar foodtrucks welke het helemaal afmaken, een barbeque hoek of mogelijk zelfs een klein restaurant.
Naast een goede locatie, lekker eten en een sterk team is het ook belangrijk om het publiek te vermaken. Kies voor een programma wat aansluit op het publiek. Het kunnen een paar goede bands zijn, een sterke DJ of een andere manier om je publiek te vermaken. Straatartiesten, animaties en ook een chill ruimte kunnen net dat beetje meer bieden. Weet, dat de bezoekers van het festival hoofdzakelijk voor het entertainment komt. Kies daarom voor publiekstrekkers. Weet hoe je de mensen kunt motiveren om te komen. Boek de artiesten, DJ en bands daarom ook op tijd. Je weet dan zeker dat ze komen.
Tijdens het festival is het mooi om fotografen en een cameraman de hele dag bij te laten houden. Het is dan mogelijk om achteraf de mooie momenten te delen met je gasten. Ook voor jezelf is het natuurlijk heerlijk om zo terug te kijken op een onvergetelijke Festival. Kies voor professionals welke de momenten van het festival uitstekend vastleggen. Met de foto’s en video’s wordt het organiseren van een volgend festival een stuk gemakkelijker. Het laat het succes van het vorige festival zeer goed zien. Je kunt met hoogwaardige foto’s en een sterke video meerdere vliegen in één klap slaan.
