Om te beginnen valt of staat een goedlopende tekst met de voorbereiding. Naar welke informatie zijn jouw klanten of relaties op zoek? Wat kun je voor hen daarin betekenen? Je doelgroep is in ieder geval op zoek naar de informatie over het onderwerp waarover je gaat schrijven. Houd die behoefte voor ogen. Vervolgens maak je een inventarisatie over deze vragen en de antwoorden die je daarover kunt geven.
Er zijn verschillende vormen van zakelijke teksten en zakelijk schrijven. Dat varieert van een goede mailing maken, een persbericht schrijven, een product beschrijving of een zakelijke blog schrijven. Iedere tekstvorm vraag een andere aanpak. Toch is er een ding die een tekstschrijver bij iedere tekst zal toepassen: de tekst moet kort en bondig de boodschap overbrengen. De lezer moet op een prettige en snelle manier geïnformeerd worden. De interesse kan namelijk zo weer weg zijn. De tekst moet indringend en duidelijk zijn. Dus naast het creatieve gedeelte moet een tekst ook pakkend zijn en iemand kunnen prikkelen. Zonder fratsen een goed verhaal op papier zetten.
Met andere woorden, wie is je doelgroep? Kun je een persoon visualiseren die staat voor jouw doelgroep? Waar woont hij, hoe is hij en wat zijn z’n hobby’s. Hoe beter jij in staat bent je doelgroep een gezicht te geven, hoe makkelijk het is om je tekst hierop aan te passen. Is je tekst bedoeld voor klanten, collega’s of voor mensen buiten het bedrijf, zoals omwonenden of bijvoorbeeld de gemeente? Het antwoord op die geval zal de leidraad zijn voor de inhoud en de stijl. Als de tekst wordt gelezen door klanten is het belangrijk aspecten te benoemen die van invloed kunnen zijn op de relatie. Wat is doel van jouw zakelijke tekst?
Een doorgewinterde tekstschrijver kan snel bepalen welk type tekst het moet worden. Zo kan hij de structuur makkelijk bepalen en verliest deze niet uit het oog. Grofweg kun je zakelijk teksten onderverdelen in de volgende categorieën:
De informatieve tekst
Dit zijn teksten waarbij de tekstschrijver iets wil uitleggen of leren, kortom: informatie geven. Een informatieve tekst is objectief en te controleren op feiten. Enkele voorbeelden zijn krantenartikelen, handleidingen, schoolboeken etc.
De activerende tekst
Deze tekst wil iemand beïnvloeden in zijn handelen. De tekstschrijver wil de lezer aansporen tot een bepaalde actie. Voorbeelden van activerende teksten zijn: uitnodigingen, folders, advertenties, direct mail etc.
De overtuigende tekst
Dat zijn teksten waarin de tekstschrijver de lezer wil overtuigen van zijn ideeën of mening. Deze type teksten zijn subjectief en persoonlijk. Er worden standpunten uiteengezet en met argumenten onderbouwd. Het doel van een overtuigende tekst of persuasieve tekst is activeren, provoceren en emotiveren.
Voor iedere type tekst geldt eigenlijk hetzelfde. Zet je belangrijkste mededeling bovenaan. Het liefst zonder aanloop, inleiding of introductie. Die kun je direct na de belangrijkste mededeling zetten. Een zakelijke tekst is geen roman of detective. Houd de lezer dus niet te lang in spanning over wat je te melden hebt. Ga altijd recht op je doel af.
Nu je het type tekst en de doelgroep hebt bepaald, kun je de structuur uitzetten. Ervaren tekstschrijvers doen dit vaak in hun hoofd maar misschien is het voor je handig dit op papier te zetten. Bedenk een indelingen en volgorde die je boodschap logisch vertelt. Langere stukken beginnen met een inleiding, gevolgd door de uiteenzetting in een aantal paragrafen en tot slot de conclusie. Voor korte, wervende teksten is dit te uitgebreid en kan langdradig zijn. Begin met een duidelijk doel en schrijf de conclusie verderop en licht toe hoe je daar gekomen bent. Een tekstschrijver legt in de eerste alinea dikwijls uit wat het thema van de tekst is en hoe deze is opgebouwd. Zo weet de lezer wat hij kan verwachten. In de laatste alinea vat je de inhoud van en de grote lijnen nog een keer samen. Je geeft de conclusie op basis van het voorgaande.
Als een tekstschrijver na het schrijven van de tekst deze gaat herlezen zal hij ook gaan redigeren. Dat betekent dat hij de zinnen nog eens op zich laat inwerken en vervolgens overbodige woorden gaat schrappen. Je moet dus goed nadenken welke woorden echt noodzakelijk zijn en welke woorden eigenlijk wel weg kunnen. Schrijf eenvoudig en helder. Soms kan wollig taalgebruik een functie hebben; je wilt dat de tekst een bepaalde autoriteit uitstraalt en je deskundigheid kan door dit soort taalgebruik opgeblazen worden. Besef echter wel dat je de lezer wel moet boeien. Je kunt je teksten zelf redigeren maar je kunt dat ook door iemand anders laten doen. Veel tekstschrijvers redigeren ook voor anderen. Dan komen onduidelijkheden of overbodigheden naar boven. Vaak zal ook blijken dat er nog taalfouten in je tekst zitten. Ook deze kan een ervaren tekstschrijver er eenvoudig voor je uithalen.
Ten slotte nog een aantal tips over het taalgebruik in zakelijke teksten:
Een ervaren tekstschrijver pas zijn taalgebruik aan zijn lezer aan en gebruikt alleen vakjargon als de lezer deze termen kent.
Verwijs in zakelijke teksten niet naar wij maar naar de naam van het bedrijf.
Schrijf afkortingen de eerste keer uit, zodat de lezer daarna precies weet wat je bedoelt.
Maak gebruik van synoniemen maar je kunt ook woorden herhalen om verwarring te voorkomen. Verder wisselen tekstschrijvers lange en korte zinnen af. Dit houdt een tekst levendig en boeiend. Kies voor beeldende en vooral originele synoniemen waar mogelijk. Dat kun je doen door het geven van voorbeelden, vergelijkingen of beeldspraak. Passieve zinnen ‘worden’ en ‘zullen’ zo veel mogelijk vermijden. Dat bezorgt de lezer een gevoel van afstand. Nu heb je een idee waar een ervaren allemaal tekstschrijver rekening mee houdt.
Een goede tekstschrijver is een lezer. Jouw taalgevoel wordt ontwikkeld door veel te lezen. En dat zijn niet alleen zakelijke en informatieve teksten. Maar ook goede literatuur en romans dragen bij aan rijkelijk taalgebruik. Hierbij zal de literaire taal je inspireren en zal zeker bijdragen tot bloemrijke maar wel zakelijke teksten.
Een goede tekstschrijver is een lezer. Je taalgevoel wordt ontwikkeld door veel te lezen. En dat zijn niet alleen zakelijke en informatieve teksten. Maar ook goede literatuur en romans dragen bij aan rijkelijk taalgebruik. Hierbij zal de literaire taal je inspireren en zal zeker bijdragen tot bloemrijke maar wel zakelijke teksten.
Veel succes met het schrijven van je eerstvolgende zakelijke tekst!
