Afspraken vinden net even wat sneller en efficiënter plaats. Maar er ontstaat ook nog eens direct veel meer duidelijkheid binnen de organisatie. Redenen genoeg dus om daar meer over te weten te komen. Het is dus tijd om je hier wat meer over in te gaan lezen. In dit artikel hebben we de belangrijkste informatie voor je op een rij gezet.
Je weet het als geen ander. Een goede communicatie is natuurlijk de sleutel tot het hebben van een succesvolle bedrijfscultuur. Maar er ontstaat hierdoor ook veel sneller een beter teamgevoel. Met een reserveringssysteem schiet je in een mum van tijd de nodige meetings in. Ideaal als je snel even wilt sparren met een collega of als er aan het begin van iedere week een scrum met het hele team plaatsvindt. Een reserveringssysteem zorgt er dus meteen voor dat er een omgeving ontstaat waarin er veel beter samen kan worden gewerkt.
Staat hybride en flexibel werken steeds meer centraal binnen het bedrijf? Bijvoorbeeld omdat je een aantal flexplekken in hebt gericht die de hele werkweek door het personeel kunnen worden gebruikt? Ook hierin kan een reserveringssysteem een positieve bijdrage leveren. Het personeel kan van een afstandje een werkplek in een paar klikken reserveren, zodat iedereen altijd zeker kan zijn van een plekje op de werkvloer. En met een vergaderruimte reserveringssysteem kunnen ook meteen de nodige ruimtes worden geboekt voor het inplannen van een meeting. Makkelijker kan het dus eigenlijk niet worden gemaakt.
Een goede communicatie kan nóg beter plaatsvinden door op een periodieke basis meetings in te plannen. Maar het is natuurlijk ook belangrijk om regelmatig de voortgang te bespreken of om eventuele wensen op het gebied van doorgroeien of het volgen van een cursus te bespreken. Dit doe je allemaal door even een aparte ruimte te boeken en in alle rust het gesprek aan te gaan met elkaar. Met een reserveringssysteem kunnen de ruimtes ook meteen periodiek worden vastgelegd, waardoor de afspraak altijd door kan gaan. Dat scheelt meteen weer erg veel tijd.
Maar wist je dat de gehuurde ruimtes en gesprekken ook bij ander personeel zichtbaar kunnen zijn in de agenda? Hierdoor kan iedereen veel beter op de hoogte zijn van de ontwikkelingen die er bij ieder team gaande zijn. Maar iedereen ziet ook in één oogopslag welke vergaderruimtes en werkplekken beschikbaar zijn of juist zijn gereserveerd. Op deze manier kan er binnen de organisatie veel efficiënter te werk worden gegaan en miscommunicatie binnen de afdelingen wordt meteen voorkomen.
Een smart office is dus net even wat makkelijker te realiseren met een reserveringssysteem. En maak je de keuze voor een slim systeem dat aan wordt geboden door een gespecialiseerde partij? Dan weet je zeker dat dit erg makelij binnen het bedrijf te integreren is. Het systeem is namelijk ook zo ingericht, dat het erg makkelijk te verweven is in programma’s zoals Microsoft Teams. Dus wordt er een vergadering door een collega ingeschoten? Dan staat er ook meteen in welke vergaderruimte dat plaats gaat vinden, zodat iedereen altijd op de hoogte is na een lang weekend vrij of een vakantie. Wel zo handig, toch?
Door het introduceren van het hybride en flexibel werken, kan het ook zomaar zo zijn dat iedere werknemer weer andere werktijden voor zichzelf hanteert. En besluit iemand last-minute om toch nog even naar kantoor te komen? Bijvoorbeeld om een opdracht die met spoed uit moet worden gevoerd fysiek door te nemen? Een reserveringssysteem is ook vanaf een afstand te bekijken, zoals in huis. Hierdoor kan er in een mum van tijd een plek worden gereserveerd en snel even van en naar kantoor worden gereisd.
Het maakt niet uit hoeveel man personeel er op dit moment in dienst is binnen het bedrijf. En of het bedrijf de komende tijd nog flink gaat groeien. Voor zowel grote organisaties als voor kleine organisaties is een reserveringssysteem een erg fijne aanwinst. Verdiep je daarom dus een keer goed in deze slimme technologie en ontdek hoe dit het beste tot zijn recht komt bij jou op de werkvloer. Ga je graag voor een systeem waarmee er vergaderruimtes vast kunnen worden gelegd? Of verreik je dat graag met een aantal extra flexplekken die kunnen worden gereserveerd? Het behoort allemaal tot de mogelijkheden.
Heb je de kantoorruimte al eens een keer goed onder de loep genomen? Het zou dan zomaar zo kunnen zijn dat je er snel achter komt dat de ruimte toch niet helemaal optimaal wordt benut. Misschien dat een aantal kantoorplekken vaker leeg zijn of de opstellingen met de bureaus is toch niet helemaal optimaal. Door dit een keer goed onder handen te nemen - en flexplekken te introduceren waar dit mogelijk is - kan het zomaar zo zijn dat je nog erg lang gebruik kunt maken van de ruimte. Zelfs als het bedrijf flink aan het groeien is en er daardoor extra personeel aan wordt genomen. Hierdoor hoeft er dus niet meteen te worden geïnvesteerd in meer vloerruimte. En dat kan weer aardig in de kosten schelen.
Ben je overtuigd geraakt van de voordelen die een reserveringssysteem te bieden heeft voor je eigen organisatie? Het aanschaffen ervan is dan een erg logische vervolgstap die je het liefste zo snel mogelijk wilt zetten. Dit doe je vandaag de dag erg makkelijk online. De software kun je dan enorm snel in huis verwachten, waardoor de implementatie binnen de kortste keren al kan worden gerealiseerd. Kom je toch liever eerst wat meer te weten over deze aankoop voor je bedrijf? Een gespecialiseerde medewerker van een softwarebedrijf denkt maar al te graag met je mee en kan je uitgebreid informeren.
