Om een goed manager te worden is het belangrijk om eerst verder in te gaan op wat management inhoudt.
Zoals gezegd is managen het beheersen van processen of mensen. Dit artikel zal uitleg geven over het beheersen van processen.
Het doel van management is het (her)formuleren en bereiken van de ondernemingsdoelstellingen. Dat betekent dat men als manager moet weten wat die ondernemingsdoelstelling is en wat die voor zijn afdeling betekent. Het kan voorkomen dat een manager zelf zijn doel moet afleiden uit een ondernemingsdoelstelling en deze afstemt met zijn leidinggevende. Een voorbeeld hiervan is dat de bedrijfsdoelstelling is om het beste product voor een vooraf bepaalde prijs aan te bieden aan klanten. Daaruit kan een manager wellicht afleiden dat hij kosten moet verlagen en er voor kiezen om efficiënter te produceren, de logistieke keten te herzien of goedkopere grondstoffen te gebruiken die niet ten koste gaan van de kwaliteit. Het kan echter ook zo zijn dat een manager een specifieke doelstelling krijgt opgelegd van zijn leidinggevende. Een voorbeeld hiervan is het halen van een bepaald target in de commerciële branche zoals 20 auto's per maand verkopen.
Wanneer de doelstelling bekend is, kan de strategie worden bepaald. Met andere woorden Hoe behaalt men de doelstelling.
Bij het bepalen van de strategie staat het inventariseren van de volgende zaken voorop:
1. Eigen middelen
2. Mogelijkheden
3. Verplichtingen
4. Beperkingen
5. Kansen
1. Eigen middelen
1.1. Hoeveelheid personeel: De hoeveelheid personeel bepaalt hoeveel werkuren er beschikbaar zijn per tijdseenheid (bijvoorbeeld dag of week). Op die manier kan men bepalen hoeveel werk er geleverd kan worden en of dit in overeenstemming is met de doelstelling. Als personele capaciteit te laag is kan het nodig zijn om (tijdelijk) extra personeel aan te nemen of van een andere afdeling te lenen. Een andere keuze kan zijn om de doelstelling bij te stellen of een manier te vinden waarop men de doelstelling met het beschikbare personeel wel kan halen. Zo kan overwerken een optie zijn.
1.2. Capaciteit van personeel: De capaciteit van het personeel is ook een zeer belangrijke factor. Ervaren personeel werkt vaak veel sneller en maakt minder fouten, maar is ook duurder en moeilijker te verwerven. Personeel trainen en opleiden zorgt er voor dat ze relatief snel meer capaciteiten krijgen, echter opleidingen kosten zowel tijd als geld en moeten beschouwd worden als een investering.
1.3. Apparatuur en faciliteiten: Personeel heeft apparatuur en faciliteiten nodig om zijn werk te kunnen uitvoeren. Hierbij kan men denken aan industriële machines, maar ook aan telefoons (bijvoorbeeld in een callcenter), kantoorruimtes om klanten te ontvangen, opslagruimte. Wat is de capaciteit van de apparatuur? Hoe kan de apparatuur gebruikt worden om de doelstelling zo efficiënt mogelijk te behalen? Moeten faciliteiten gedeeld worden met andere afdelingen? Om een strategie goed te kunnen bepalen dient de manager te weten hoe hij apparatuur en faciliteiten kan en wil gaan gebruiken. Daarom is het belangrijk te weten wat die middelen precies zijn en welke eigenschappen deze middelen hebben.
2. Mogelijkheden
Nadat is vast gesteld welke middelen de manager ter beschikking heeft dient hij te inzichtelijk te maken hoe hij de voor hem beschikbare middelen kan gebruiken. Hoe kan hij zijn personeel indelen? Welke apparatuur kan gebruikt worden voor welke processen? Wat zijn de voor en de nadelen van de verschillende mogelijkheden? Belangrijk is dat men niet overhaast conclusies trekt en zich laat verleiden tot het bepalen van een strategie voordat het volledige proces is doorlopen. Dit kan er namelijk toe leiden dat men er later achter komt dat een ogenschijnlijk ideale oplossing niet haalbaar is of niet voldoet aan bepaalde eisen. Ook kan het er toe leiden dat opties die wellicht beter zijn onderbelicht blijven omdat niet alle factoren die van belang zijn worden meegenomen in de besluitvorming.
3. Eisen
Een doelstelling moet altijd voldoen aan een aantal eisen. Een manager moet deze eisen duidelijk hebben om zijn strategie goed te kunnen bepalen. Men kan hierbij denken aan bepaalde kwaliteitseisen waaraan een product of dienst moet voldoen, zoals bijvoorbeeld bepaalde afmetingen van een product met maximale marges. Het is belangrijk om volledig en nauwkeurig alle eisen te inventariseren. Hierbij kan men onder andere denken aan: productie tijd en kosten, transport en montage eisen zoals bij een zelfbouwpakket, gebruikers gemak, klantenservice, kwaliteit en houdbaarheid. Vaak zijn eisen direct uit een doelstelling te halen. Het gaat dan bijvoorbeeld om een bepaalde hoeveelheid die geproduceerd moet worden of een hoeveelheid klanten dat bereikt moet worden. Bij een commercieel bedrijf zal altijd een afweging gemaakt worden tussen kosten en opbrengsten. Bij een non-profit organisatie zullen kosten een beperking geven, maar worden deze kosten zo efficiënt mogelijk gebruikt om de bedrijfsdoelstelling te behalen. Bij defensie is dat bijvoorbeeld het leveren van veiligheid en bij een zorginstelling is dat het leveren van de beste zorg.
4. Beperkingen
Naast de specifieke eisen van een doelstelling zijn er vaak ook algemene beperkingen waar een manager rekening mee moet houden. Een van de belangrijkste factoren is regelgeving waar eenieder zich aan dient te houden. Regelgeving omvat niet alleen de (inter)nationale wetgeving, maar ook regelgeving omtrent bedrijfsveiligheid en milieu. Een bedrijf heeft vaak nog aanvullende regelgeving en beleid omtrent kosten, personeel, en gebruik van bedrijfsmiddelen. Cultuur is ook een factor die invloed kan hebben op de besluitvorming van de manager. Zo kan het zijn dat het binnen de bedrijfscultuur niet normaal is om over te werken, of flexibele roosters te hanteren. Een manager dient af te wegen of van deze culturele beperking afgeweken kan worden. Dat kan incidenteel mogelijk en noodzakelijk zijn. Men dient daarbij rekening te houden met de effecten op het personeel en diens motivatie of inzetbaarheid op de langere termijn.
5. Kansen
Ziet de manager onbenutte kansen binnen zijn gebeid van verantwoordelijkheid? Kunnen processen of doelstellingen gecombineerd worden met andere processen binnen het bedrijf? Kan het aannemen van een bepaald project in de toekomst meer werk opleveren, door de verworven kennis en ervaring? Kansen moeten nooit onderschat worden. Hoewel ze niet altijd direct een voordeel opleveren voor de doelstelling, maken ze toekomstige projecten vaak makkelijker te managen. Een voorbeeld is een productieproces zo in richten dat een fase van uitbesteding benut kan worden voor andere projecten, collectief verlofopname mogelijk maken, Hoewel het niet mogelijk is om elke kans om te zetten in een resultaat in de toekomst loont het altijd om ze wel te zoeken en bewaren.
Na inventarisatie van alle bovengenoemde factoren kan een manager zijn strategie gaan bepalen. Daarvoor dient hij alle factoren tegen elkaar af te wegen. Binnen een commercieel bedrijf zal meestal gekozen worden voor de haalbare strategie die het bedrijf zoveel geld oplevert, zonder in te leveren op de gestelde eisen. Afhankelijk van de beschikbare marges, kan het noodzakelijk zijn om nogmaals kritisch te zoeken naar kostenbesparende mogelijkheden of concessies te doen op de gestelde eisen en de doelstelling aan te passen. Dat zal dan altijd gepaard gaan met duidelijke communicatie met en een akkoord van de leidinggevende van de manager.
Wanneer er eenmaal voor een strategie is gekozen, is het zeer belangrijk dat de manager het bedrijfsproces bewaakt en toetst op effectiviteit. Om goed te kunnen beoordelen of een strategie voldoet dient men een methode te hebben om deze strategie te meten. Meten is onmisbaar. Immers, zonder meting is het niet duidelijk of een doelstelling behaald wordt. Meten kan op veel verschillende manieren en is sterk afhankelijk van de management branche waarin geopereerd wordt. Een aantal voorbeelden zijn: klanttevredenheid, aantal producten per dag, aantal fouten per dag of per hoeveelheid en aantal verkopen per week. Hierbij is het noodzakelijk om zo specifiek mogelijk te meten. Dus niet; zijn de klanten tevreden? Maar wel; is de gemiddelde score van de maandelijkse klanttevredenheidsonderzoeken minimaal een 7? Hoe sneller en hoe nauwkeuriger gemeten wordt hoe sneller en beter het proces bijgestuurd kan worden. Bijsturen is in feite een herhaling van het proces op kleinere schaal, waarbij de eerder vastgestelde feiten opnieuw beoordeeld kunnen worden. Wanneer vastgesteld is wat de oorzaak is van het niet behalen van een doelstelling kan er in een specifieke richting gezocht worden naar een oplossing.
Het proces van meten en bijsturen is een continue proces en is de hoofdtaak van een manager. Het bepalen van de strategie is voor een deel eenmalig, maar dient wel regelmatig getoetst te worden aan affectiviteit en waar nodig aangepast te worden. Omdat in de huidige tijd van innovatie onze omgeving continue veranderd, is het voor een manager belangrijk om deze veranderingen te zien en er op te anticiperen. Eigen middelen kunnen veranderen door de investering in nieuwe apparatuur of door nieuwe kennis en technieken. Beperkingen kunnen veranderen door veranderende regelgeving of door een veranderende bedrijfscultuur. Een goede manager herkent deze veranderingen tijdig en weet deze aan de hand van een goede analyse en besluitvorming om te zetten in kansen die zijn doelstelling beter haalbaar maken.
