Van harte gefeliciteerd met je nieuwe pand! We gaan er maar even vanuit dat je deze plek, de toekomst van jouw bedrijf, al één of meerdere keren hebt mogen bekijken voordat je de overeenkomst ondertekende. Kreeg je toen ook al de kans om mentaal de ruimte(s) in te richten? Heb je al enig idee hoe het eindresultaat eruit moet komen te zien? En aan welke eisen van je werknemers - en van jouzelf! - het nieuwe bedrijfspand moet gaan voldoen?
Er zijn verschillende takken van sport die hierbij een grote rol spelen. We gaan ze allemaal bij langs om je een goed beeld te geven van waar je rekening mee dient te houden en bieden je zo hopelijk de inspiratie om je nieuwe kantoor zo praktisch en aantrekkelijk mogelijk te maken!
Het is niet direct een synoniem maar een ander woord voor ‘stijl’ is wellicht ‘consistentie’. Een stijl heeft immers vaste kenmerken. Wat worden die van jou? Denk hierbij zowel aan de kleuren van muren, plafonds als de vloerbedekking. Ga na welke materialen je hierbij wilt betrekken en wat dat gaat doen met je stijl. Mocht je bedrijf al een huisstijl hebben, dan wil je deze waarschijnlijk maar wat graag in het pand integreren. Laat deze dan ook leidend zijn voor de kleuren die je in je interieur gaat gebruiken. Ook komt je kantoor het beste tot zijn recht als de aankleding en het meubilair hierbij straks ook gaan aansluiten.
Natuurlijk moeten je klanten/gasten, je werknemers en jijzelf comfortabel kunnen zitten om jullie werk te doen. Voorzie julliezelf dan ook van alle gemakken door meubilair van enige kwaliteit in huis te halen. Natuurlijk zijn dit onderdelen die je altijd nog kunt vervangen; als je inkomsten op dit moment nog niet hoog genoeg zijn om alles uit de kast te halen op dit gebied, pak je het aanvankelijk gewoon rustig aan.
Maar besef wel dat meubilair ook voor een groot gedeelte de uitstraling van je kantoor bepaalt. En dus ook van je bedrijf zelf! Sta jij garant voor de hoogste kwaliteit in jouw vakgebied? Laat dan dan ook zien! Heeft hoogwaardig design voor jou een topprioriteit? Draag dit dan ook uit! Zowel je werknemers als je klanten zullen zich direct thuis voelen als je kantoor op alle gebieden de lat hoog legt. Kies daarom meubelen uit die helemaal bij je onderneming passen; dit kunnen design items zijn of tafels en stoelen die een tweede kans verdienen. ‘t Is maar net waar jij als bedrijf voor staat!
Zorg er bovendien voor dat je meubilair ergonomisch is. Je werknemers moeten immers geen rug- of nekklachten gaan krijgen. Laat staan jijzelf! Kies daarom voor praktische en verstelbare bureaustoelen, waarin iedereen kan zitten zoals hij of zij wil. Helemaal mooi zou het zijn als het kantoor bureau dat je in groten getale bestelt ook nog eens in hoogte aan te passen is. Zo wordt het nog gemakkelijker om de juiste zithouding te vinden!
Nogmaals, voor een goed functionerend team is het van belang dat je omtrent degelijk meubilair niet krenterig gaat doen. Zo heb je het minste last van ziekteverzuim.
Met een beetje geluk is het gebouw al voorzien van een goede airconditioning. Zo niet, zorg er dan voor dat deze zo snel mogelijk geïnstalleerd wordt! In de hete zomermaanden kun je er natuurlijk ook voor kiezen om een aantal ventilatoren in je kantoor te installeren, of je werknemers de ruimte te geven om die van thuis mee te nemen. Als het mogelijk is om de ramen van het pand te openen, is dat al helemaal een pluspunt.
Nou, ja dat doen we dus maar wel even. Het gebeurt namelijk te vaak dat mensen belangrijke zaken voor lief nemen en denken dat ze die gaandeweg wel in orde maken. Dat is echter zeer onverstandig, want het kan betekenen dat je niet van bepaalde voorzieningen voorzien bent op de meest cruciale momenten! Daarom volgen hier een aantal punten die wel duidelijk hadden moeten wezen, maar dit in de praktijk helaas vaak genoeg niet zijn. Zaken die de directe aandacht verdienen en die je direct bij de hand moet hebben in plaats van ‘over een paar dagen of weken’.
Tja, wat moeten we je hier nog verder over vertellen? Als je waardevolle spullen in je pand hebt staan, wil je toch dat ze beschermd worden. Installeer daarom een alarmsysteem op het moment dat je naar het gebouw verhuist.
Als onderneming kun je vaak mooier deals krijgen op professionele software. Maar dan moet je die wel tijdig hebben aangeschaft en geïnstalleerd! Dus koop die programma’s en verkrijg de licentiecodes, ook van de besturingsprogramma’s - Windows, iOS, Linux, etc. Ben je niet zo weg van Microsoft Office? Dan kun je natuurlijk ook voor OpenOffice of Google Docs gaan.
Tja, aan software heb je niks als je geen computers bezit om ze op te draaien. Ga goed na wat de minimale systeemeisen zijn voor jou en je werknemers en schaf de pc’s aan die hieraan voldoen. Waar het voorzieningen betreft, is het sowieso verstandig om naar je collega’s te luisteren.
Denk je ook aan andere apparaten, zoals printers, telefoons en natuurlijk een degelijke verbinding voor die laatste? Dan weet je ook zeker dat je toegang tot het internet hebt en dat is in deze tijd toch wel een vereiste.
Een beetje toonbaarheid is nooit weg en een ongeluk zit in een klein hoekje. Zorg daarom dat je altijd voldoende spullen voor afwas en andere schoonmaak in huis hebt. Huur eventueel iemand in om deze taken te verrichten.
Misschien zelfs meerdere, afhankelijk van de grootte van je pand! Met natuurlijk een koffiezetapparaat, afwasmachine en de nodige kopjes, schotels, een behoorlijke koelkast en alle bestek dat je maar nodig hebt om je personeel draaiende te houden. Kies ook een supermarkt uit die je meerdere keren in de week nieuwe boodschappen komt brengen.
En omdat het allebei met eten te maken heeft, vermelden we hier ook maar meteen de kantine ruimte. Besteed hier aandacht aan en geef je werknemers een fijne plek om op te laden!
Schrijfwaren, printpapier, (archief)kasten en alle andere specifieke zaken die voor jouw bedrijf belangrijk zijn.
Succes met het inrichten van je nieuwe pand!
