E-mail afhandelen met Outlook

Outlook gebruiken

Bedrijven en particulieren maken vaak gebruik van Outlook. Je kunt het ook gebruiken bij e-mail marketing, om bijvoorbeeld een nieuwsbrief te versturen. Outlook geeft je dan een aantal voordelen:

• Iedere dag maak je gebruik van Outlook, je weet dan ook precies hoe het werkt.
• Vaak staan de belangrijke contacten opgeslagen in Outlook, ideaal als je e-mails wilt verzenden.
• Je kent het programma, geen extra kosten.
• Mailing verzenden via Outlook, kost niets extra’s.

Als je een nieuwsbrief wil verzenden met Outlook, kan dat wel zorgen voor een paar belemmeringen. Je kunt een nieuwsbrief naar slechts honderden mensen tegelijk sturen. De nieuwsbrief wordt snel als spam gezien en daardoor is de kans dat mensen je e-mail lezen erg klein. Personaliseren van een nieuwsbrief kost veel tijd, soms is het niet eens mogelijk.

Zakelijk e-mailadres

Als je een bedrijf start, is het verstandig om een zakelijk e-mailadres aan te maken. Het beste kun je zakelijk en privé gescheiden houden. Waarom?

• Een zakelijk e-mailadres zorgt voor een professionele uitstraling. Als je een Gmail of Live adres hebt, dan is dat minder professioneel dan wanneer je een info e-mailadres hebt met daarin je bedrijfsnaam. Sommige mensen beginnen een bedrijf met een privé e-mailadres, maar anderen kunnen dan ook denken dat je particulier bent en geen bedrijf hebt. Het is daarom van belang om het in één keer goed aan te pakken en meteen een zakelijk e-mailadres aan te maken.
• Je hebt een overzichtelijke mailbox. Je hebt bij een zakelijk mailadres vaak meerdere opties dan bij een standaard e-mailadres, ideaal wanneer je iedere dag veel mails moet lezen en beantwoorden. Daarnaast kun je je mail gemakkelijk ordenen, zodat jij ook overzicht kunt houden.
• Een zakelijk e-mailadres kun je eenvoudig aanmaken en koppelen aan jouw website. Dit is professioneel en klanten kunnen je via de website benaderen en als zij een bericht achterlaten, komt het meteen in jouw e-mailbox.
• Meer ruimte bij een zakelijk e-mailadres. Je kunt grotere bijlagen verzenden en je kunt meer e-mail bewaren. Als je veel documenten of foto’s krijgt van klanten, wil je de informatie bewaren. Dit kun je in je e-mail doen, als je een grote zakelijke mailbox hebt. Soms moet je naar klanten grote documenten doorsturen, dit kan met Outlook. Je hoeft dan geen ander programma te gebruiken.
  
  

Outlook, waarom?

Je wil een nieuw mailadres aanmaken en je twijfelt of je Gmail moet gaan gebruiken of misschien toch Outlook. Je kunt een e-mailaccount gemakkelijk aan Outlook koppelen, maar is het verstandig om dat te doen?  We leggen het je graag uit:

• Bij Gmail heb je in totaal 15 GB opslagruimte en je kunt bijlagen verzenden tot maximaal 25 MB. Als je voor Outlook kiest, dan is er geen limiet voor de opslagruimte en het voordeel als je bijlagen wil verzenden is, dat je een bijlage kunt verzenden tot maximaal 100 MB. Als je Skydrive koppelt aan Outlook, dan kun je bijlagen verzenden tot wel 300 MB per e-mail.
• Bij Outlook kun je e-mails meteen in mappen sorteren, zoals in de map documenten en de map foto’s. Daarnaast is er de feature genaamd snelle weergaven, ideaal om te gebruiken. De filters werken in Gmail hetzelfde, maar deze moet je wel eerst zelf aanmaken. Outlook zorgt ervoor dat er juist veel werk uit handen wordt genomen. Als je het label systeem van Gmail niet gewend bent, dan is Outlook erg fijn om te gebruiken en wil je niet meer anders.
• Als je naar Gmail kijkt, dan is het redelijk mooi als het gaat over de interface. Maar als je het nog nooit hebt gebruikt, kan het ook erg chaotisch overkomen. Bij het gebruik van Outlook kies je meteen voor een eenvoudige interface. Je kunt ook gemakkelijk het leesvenster verplaatsen. Bij Gmail is dat allemaal heel anders en dat is de reden dat nog steeds veel mensen voor Outlook kiezen. Het ligt er ook aan wat je gewend bent, maar bij Outlook heb je meteen overzicht en dat is wel fijn als je iedere dag veel e-mail krijgt en moet beantwoorden.
• Bij Gmail kun je heel goed spamberichten filteren, maar dat geldt ook voor Outlook. Bij Outlook heb je de optie om je meteen bij nieuwsbrieven af te melden, deze worden er namelijk direct uit gefilterd. Als de e-mail dat zelf niet doet, doet Outlook dat voor je. Er wordt dan namelijk door Microsoft een e-mail gestuurd naar de afzender, met het verzoek om je af te melden voor de nieuwsbrief. In de tussentijd worden deze e-mails in de map genaamd ongewenst geplaatst. Dit is wel een voordeel voor jou, zodat je ze niet steeds hoeft te openen en moet verwijderen.
• Outlook kan gekoppeld worden aan LinkedIn, Twitter en Facebook. Als je bij een dienst aan bent gemeld, dan zie je de updates van contacten meteen in je Outlook. Je kunt aan de zijkant meteen reacties plaatsen, updates en retweets plaats. Dit is gemakkelijk en kan erg handig zijn, ook voor een zakelijk account. Gmail biedt deze optie niet en dat kan de reden zijn om juist voor Outlook te kiezen. Outlook sluit heel goed aan bij de sociale netwerken en in het bedrijfsleven, maar ook privé, speelt dat een steeds grotere rol in het dagelijks leven.

E-mail en outlook

Iedere dag weer maken veel mensen gebruik van Outlook. Je kunt eenvoudig je e-mail binnen halen en wanneer je meerdere e-mailadressen hebt, kun je deze beide aan Outlook koppelen. Hierdoor kun je door Outlook te openen, beide e-mailadressen gebruiken en bekijken. Sommige mensen koppelen zakelijke en privé accounts hierdoor aan elkaar. Je houdt het dan toch gescheiden van elkaar, maar je kunt wel met één druk op de knop zowel je zakelijke als je privé e-mails bekijken. Je kunt dan ook zelf kiezen als je een e-mail gaat versturen via welk e-mailadres je de mail wil verzenden (zakelijk of privé). Ook privé kun je meerdere account hebben en deze allemaal aan Outlook koppelen. Dit geeft je ook als voordeel dat je in een keer alle mail binnen kunt halen en snel kunt scannen of dat er wat belangrijks tussen zit. Outlook heeft veel voordelen. Je kunt iedere dag weer snel je e-mail afhandelen met Outlook.