Dat is natuurlijk wel héél kort door de bocht. Want heel goed zoeken betekent nog niet automatisch ook vinden. En we gaan niet zomaar een vraag stellen zonder je richting het antwoord te bewegen. Want, toegegeven, dat zul je wel helemaal zelf moeten vinden. De perfecte vergaderlocatie hangt namelijk ook grotendeels af van jou en de rest van je gezelschap. Denk daarbij aan zowel voorkeuren als benodigdheden. Wees hoe dan ook kritisch bij het maken van de uiteindelijke keuze. Want zodra een vergadering niet plaatsvindt in jullie eigen kantoor, wil je wel op alle facetten kunnen vertrouwen van de ruimte waar jullie gaan plaatsnemen. En uiteraard zal er een goede reden moeten zijn voor die verandering van plek. Wellicht voelen alle partijen samen zich het fijnste op neutrale grond of heeft het met afstand te maken. Hoe het ook zij, zowel jullie houding als de zaal waar vergaderd gaat worden moet volledig op de beste resultaten voor iedereen zijn ingesteld. Het probleem is dan ook een beetje dat er niet te weinig opties zijn. Eerder te veel! Kun je nu al door de stoelen de kamers niet meer zien? Geen nood! Wij hebben een lijstje samengesteld met zaken waar je op dient te letten bij het doorhakken van die moeilijk te ontwarren knoop. Het één kan voor jou - of jullie - minder belangrijk zijn dan het andere, maar we hopen je in ieder geval een beetje houvast te kunnen bieden en bovenal een duidelijk inzicht te geven in al je opties.
Stel, je bent gearresteerd, berecht en veroordeeld. Je komt terecht in een gevangenis met een celgenoot die je naar het leven staat in een veel te kleine ruimte. Die ook nog eens allesbehalve hygiënisch is en waar ratten en kakkerlakken graag thuiskomen na een lange dag hun smerigheid elders te hebben verspreid. Niet echt een fijn vooruitzicht, hè? Dat biedt geen enkel toekomstperspectief voor wanneer je weer wordt vrijgelaten. Ja, dit is een extreem voorbeeld. Maar we willen er maar mee illustreren dat uitstraling van de ruimte waar je bent weerslag heeft op je gemoedstoestand. En dat beïnvloedt weer de resultaten van jullie vergadering! In plaats van de cel uit ons voorbeeld zou je dan ook voor een inspirerende ruimte moeten kiezen. Ga bijvoorbeeld voor lichte kleuren, waardoor iedereen zich opgelaten zal voelen. En wanneer we het hebben over verlichting, is die van buitenaf natuurlijk nog het allerbeste. Dus zodra het weer meezit, zet je alle gordijnen wagenwijd open!
Oké, we hebben het gehad over de sfeer van de zaal waar jullie willen gaan vergaderen. Maar hoe zit het met capaciteit? Dat is sowieso een belangrijk punt. Er met niet alleen genoeg ruimte zijn voor alle deelnemers, je wilt er tevens zeker van zijn dat iedereen voldoende bewegingsvrijheid heeft. Je moet in ieder geval de mogelijkheid krijgen om de opstelling te wijzigen, mocht dat nodig zijn. Hierin een ruime keuze hebben is wel zo fijn. Zo weet je in ieder geval zeker dat je voldoende opties hebt om de partijen precies zo over de zaal te verdelen als jij wilt. Op die manier zitten alle betrokken partijen zowel bij als tegenover elkaar. De tafels en stoelen in cirkels zetten kan natuurlijk ook. Is dat belangrijk voor je? Zorg dan dat je een zaal huurt waar je in dit opzicht kunt doen wat je wilt! Maar wel in overleg met de eigenaren, natuurlijk. Op eigen houtje allerlei aanpassingen maken is zeer ongepast.
We gaven het in het begin al aan; er is vast een gegronde reden om een vergadering niet plaats te laten vinden in jullie eigen kantoor of dat van je klant, leverancier of welke partij dan ook. Misschien omdat één van jullie geen eigen vestiging heeft, of in ieder geval niet een die niet groot genoeg is. Er kunnen tal van argumenten zijn om een externe ruimte te boeken. Maar dan moet je de locatie daarvan natuurlijk wel aan alle betrokkenen bekendmaken. Sterker nog; het is van groot belang dat je er zeker van bent dat iedereen weet hoe je er komt! En dat dit voor alle deelnemers gemakkelijk is. Wanneer alle partijen gevestigd zijn in dezelfde stad of plaats en de zaal waar jullie willen vergaderen ook, dan zal dat meestal niet zo’n groot probleem zijn. Maar zit er afstand tussen jou en de andere partij en willen jullie elkaar ergens in het midden treffen? Houd er dan rekening mee dat de ene deelnemer met het openbaar vervoer komt en de andere met de auto. Het liefst is er daarom een station, perron of halte in de buurt voor trams, treinen en bussen. En wat dacht je van parkeergelegenheid? Wanneer daarvan niet voldoende aanwezig is, wordt het passen en meten! Dat moet je koste wat kost zien te voorkomen. Zoek daarom ook hierop je locatie uit.
Zekerheid kent geen tijd. Daarom doe je er altijd verstandig aan om je eigen apparatuur mee te nemen naar een vergadering. Denk daarbij aan laptops, speakers, microfoons, projectieschermen en beamers. Voor zover je die nodig hebt, uiteraard. Terwijl je aan het oriënteren bent - of zodra je je keuze nagenoeg al hebt gemaakt - is het daarom aan te bevelen om navraag te doen naar de aanwezigheid van WiFi en een voldoende aantal stopcontacten en/of verlengsnoeren. Terwijl je dat aan het bespreken bent, kan zelfs blijken dat veel van de apparatuur die je eigenlijk naar de locatie wilde verslepen, al in groten getale aanwezig is! Hoe mooi wil je het hebben?
Na onophoudelijk trillen slaan de bevingen op een gegeven moment onvermijdelijk en ongenadig toe. Nee, we hebben het niet over de aardschokken in Groningen. We bedoelen hier de magen van alle deelnemers aan jullie vergadering! Dus kun je er maar beter zeker van zijn dat er voldoende catering aanwezig is. Of die zelf inschakelen, natuurlijk. Zorg dat er altijd waterkannen en voldoende glazen op de tafels staan. En houd om de zoveel tijd even pauze. Dat is niet alleen goed om de resultaten tot dat moment voor jezelf te evalueren, je hebt dan meteen de tijd om van een lekker broodje, stukje fruit of een andere snack te genieten. En natuurlijk dat kopje koffie of thee waar je al zolang naar smacht. Proost!
