Je bent afgelopen tijd druk bezig geweest met het opzetten van een onderneming. Dat is leuk, want je gaat nu iets doen wat helemaal bij je past. De kans is groot dat er klanten betrokken zullen zijn bij de onderneming. Deze nemen een of meerdere diensten van je af of kopen een product. Het is belangrijk dat zij dan betalen. Je wilt immers dat je alle gemaakte kosten weer terugverdient en daarbij ook nog wat winst maakt. Helaas hoort het erbij om risico’s te nemen als ondernemer. Het is dan mogelijk dat jouw afnemers niet of veel te laat betalen. Gelukkig zijn er een aantal manieren die ervoor kunnen zorgen dat dit voorkomen wordt. Lees in dit blog hoe!
Je hebt besloten om in zee te gaan met een klant. Vanaf dit moment kunnen er dus al afspraken gemaakt worden over de betaling. Veel mensen doen dit niet, omdat ze het toch maar ongemakkelijk vinden om direct al over geld te praten. Toch is het belangrijk om over dit ongemak heen te stappen, omdat het een hoop leed zal voorkomen. Het hoeft echter niet een zwaar gesprek te worden. Vraag eerst aan de klant wat hij verwacht van jou. Vervolgens kun je ook uitleggen wat jij van de klant verwacht. Het helpt daarbij ook om de klant uit te leggen hoe de prijs tot stand is gekomen. Tot slot is belangrijk om alles ook zwart op wit te hebben. Als je alleen mondeling de zaken bespreekt, kunnen bepaalde zaken vergeten worden. Ook kan de klant beweren dat jullie een lagere prijs hadden afgesproken terwijl dat niet zo is. Zorg dus altijd voor een officieel document waar jij en jouw klant het mee eens zijn. Denk daarbij aan algemene voorwaarden. Dit is een document waarin staat welke regels de onderneming hanteert zodra een klant iets koopt of een dienst afneemt. Dit is niet verplicht om te hebben, maar wel erg handig. In de algemene voorwaarden staat namelijk informatie over wat er gebeurt bij wanbetaling of als een klant niet te tevreden is met het gekochte product of de dienst die is geleverd.
Het kan iedereen wel eens overkomen dat het op financieel gebied niet zo goed gaat. Dit kan verschillende redenen hebben die door de persoon zelf veroorzaakt zijn, maar het komt ook wel eens voor dat de persoon iets overkomt waar hij niks aan kan doen. Dit kan dus ook gebeuren bij een aantal van jouw klanten! Wat de situatie ook is, het is fijn als jouw klant dit met je deelt, zodat je er rekening mee kunt houden. Echter, je wilt natuurlijk wel dat de klant uiteindelijk de openstaande bedragen aflost. In zo’n situatie is het belangrijk dat je je empathisch opstelt naar de klant en zich in zijn schoenen verplaatst. Als de klant financiële problemen heeft, is de kans groot dat deze meerdere rekeningen niet kan betalen. Dit betekent dus dat de klant het gesprek wat jullie hebben ook met andere instanties moet voeren. Om jouw klant te behouden en ervoor te zorgen dat deze betaalt, helpt het niet om boos te worden en eisen te stellen waar de klant niet aan kan voldoen. Stel de klant dus gerust en vertel hoe je te werk gaat als een klant je niet op tijd kan betalen. Echter, soms kan een klant niet voldoen aan de oplossing. Probeer dus ook een beetje flexibel te zijn en maak een uitzondering als de situatie het toelaat. Wanneer je dit doet, hangt natuurlijk af van een hoop factoren. Allereerst hangt het af van het bedrag dat openstaat. Is het een flink bedrag en wil de klant het pas over een paar maanden betalen terwijl dat nadelig is voor jouw bedrijf? Je mag dan gerust nee zeggen. Het helpt ook om de klant zelf een voorstel te laten doen voor een gepaste betaalafspraak. Zo krijg je meer inzicht in de situatie van de klant en de klant krijgt het gevoel dat hij zelf ook inspraak heeft. Tevens is het belangrijk dat je jouw klant vertelt dat hij weer contact met je moet opnemen als het toch niet gaat lukken om te voldoen aan de afspraak die gemaakt is. Je wilt immers dat de klant open naar je is. Mocht dit niet het geval zijn, dan wordt de kans vergroot dat de klant alsnog niet betaald. Dit zorgt er op zijn beurt ook weer voor dat de administratie niet meer op orde is.
Stel, je hebt een betaalafspraak gemaakt met jouw klant. Deze belt je na een tijdje op om te vertellen dat het toch niet gaat lukken om aan de afspraak te voldoen. Hierdoor hebben jullie een nieuwe afspraak gemaakt, maar deze is hij ook niet nagekomen. Zo blijft het een tijdje doorgaan, maar ergens moet het stoppen. Je hebt dan te maken met een onbetrouwbare klant. Belangrijk is dat voorkomen wordt dat je te maken krijgt met dit soort klanten. Dit kan al voorkomen worden voordat de klant een dienst van je afneemt of een product koopt. Controleer bijvoorbeeld de kredietwaardigheid van de klant. Ook kun je contact opnemen met instanties zoals de BKR. Deze heeft informatie over de schulden van Nederlanders. Denk er ook goed over na wat je doet met een onbetrouwbare klant. Zo kun je bijvoorbeeld een incassobureau inschakelen. Als je besluit om het contract met hem te beëindigen, is het belangrijk om een lijst bij te houden waarin de gegevens van onbetrouwbare klanten in staan. Zo voorkom je dat deze opnieuw een dienst afneemt of jouw producten kan kopen. Wil je de klant echter nog een kans geven, dan is het een slim idee om borg te vragen, zodat je altijd een back-up hebt, mocht de klant niet betalen. Het hangt natuurlijk wel af van de sector waarin je werkt of dit mag.
Met jouw onderneming is het belangrijk dat klanten betalen. Zorg dat je van tevoren goede afspraken maakt over de prijzen en de betaling. Ten tweede is het belangrijk om begripvol te zijn als de klant financiële problemen heeft en een achterstand dreigt te hebben. Kijk daarna samen naar een gepaste oplossing. Tot slot is belangrijk om te voorkomen dat je te maken krijgt met onbetrouwbare klanten. Heb je een onderneming en heb je op dit moment moment te maken met klanten die niet of te laat betalen? Voor juridisch advies kun je terecht bij Juristu!
