Alle ondernemers met personeel zijn verplicht om een Risico-Inventarisatie en -Evaluatie op te maken, afgekort een RI&E. Het opmaken van een RI&E begint bij het in kaart brengen van alle mogelijke veiligheids- en gezondheidsrisico’s binnen het bedrijf. Vervolgens wordt onderzocht hoe deze risico’s kunnen worden aangepakt. Dit wordt omschreven in een duidelijk plan van aanpak, welke vervolgens ook wordt uitgevoerd. Het is belangrijk om het RI&E actueel te houden en om regelmatig te evalueren of deze nog up to date is.
Het opstellen van een risico-inventarisatie is immers verplicht en naleving wordt gecontroleerd door de Inspectie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid. Dit doen zij tijdens onaangekondigde controles. Het is daarnaast ook echt in het belang van de werkgever om deze RI&E zorgvuldig op te stellen en hier de nodige aandacht aan te besteden. Het bedrijf heeft immers ook baat bij een veilig en gezonde werkplek, om zo ongevallen en uitval op kantoor te voorkomen. Bovendien zijn werknemers die werken in een gezonde en veilige werkomgeving meer tevreden en meer gemotiveerd om bedrijfsdoelen te behalen. Een ijzersterke RI&E resulteert uiteindelijk dus ook in betere bedrijfsresultaten.
De meeste kantoren zijn wel bekend met het uitvoeren van een periodieke brandoefening. Het brandalarm gaat af en het personeel moet zich zo snel mogelijk naar buiten begeven. Het is belangrijk om dit proces regelmatig (onverwacht) te oefenen, zodat het personeel goed op de hoogte is van de nooduitgangen en de best te volgen routes. Het is daarnaast wenselijk om een noodprotocol op te stellen voor andere serieuze calamiteiten op kantoor, zoals bijvoorbeeld een ongeval. Zorg dat er niet alleen een duidelijk noodprotocol is, maar dat de werknemers hier ook echt van op de hoogte zijn. Wanneer iedereen zijn of haar verantwoordelijkheden kent in geval van een ongeval, kan dit in sommige gevallen immers zelfs levensreddend zijn.
Vroeger was het gebruikelijk dat werknemers een eigen kantoorkamer hadden, al dan niet gedeeld met één of meerdere collega’s. Tegenwoordig werken we steeds vaker in open kantoortuinen of delen werknemers gezamenlijk meerdere flexwerkplekken. Hieraan zijn diverse voordelen verbonden, maar deze manier van werken brengt ook uitdagingen met zich mee. Zo is het voor het personeel niet meer vanzelfsprekend om persoonlijke spullen op te bergen in de la van het bureau of in een kast in de eigen kantoorkamer. Alle andere medewerkers zullen immers ook toegang hebben tot deze ruimtes. Om problemen te voorkomen en een werkplek te creëren waarin iedereen zijn of haar persoonlijke items veilig kan opslaan is het plaatsen van lockerkasten daarom aanbevolen. Kies bij voorkeur voor lockers met veilige afsluitbare deurtjes en voldoende ventilatieroosters. Wanneer de ruimte op kantoor beperkt is kun je kiezen voor lockers met een tijdslot en variabele code, zodat deze dagelijks door andere medewerkers gebruikt kunnen worden.
Naast een veilige werkomgeving is het ook belangrijk om te zorgen voor een gezonde werkomgeving. Werknemers brengen steeds meer tijd door achter een beeldscherm. Dit maakt dat mensen vaak urenlang in dezelfde houding zitten. Helaas heeft dit vaak nadelige gevolgen voor de gezondheid. Denk bijvoorbeeld aan nek-, rug- en schouderklachten, zoals bijvoorbeeld RSI. Om ervoor te zorgen dat medewerkers gezond blijven en niet uitvallen met klachten is het daarom erg belangrijk om aandacht te besteden aan een goede ergonomische werkplek. Zorg dat werknemers een ergonomische bureaustoel hebben en dat het bureau op de juiste manier is afgesteld, zodat men in een correcte houding kan werken. Zorg daarnaast voor voldoende afwisseling in houding, bijvoorbeeld door de aanschaf van een zit-sta bureau of een fietsbureau. Wordt op het kantoor veel gebruik gemaakt van flexplekken? Zorg er dan voor dat medewerkers zelf ook goed op de hoogte zijn van de ergonomische richtlijnen en zelf de stoel en het bureau naar eigen wens kunnen afstellen.
Het wordt regelmatig vergeten, maar een goede luchtkwaliteit op kantoor is cruciaal voor de gezondheid en de productiviteit van medewerkers. Klachten als hoofdpijn, verminderde concentratie en een droge mond kunnen voorkomen bij een slechte luchtkwaliteit. Er is zelfs zoiets als het ‘sick building syndrome’. Een aandoening veroorzaakt door ongezonde lucht in de werkomgeving, met allerlei nare symptomen tot gevolg. Ondanks het feit dat schadelijke stoffen in de lucht vaak niet zichtbaar en niet te ruiken zijn, is het dus wel degelijk noodzakelijk om hier actie op te ondernemen. Als werkgever heb je zelfs de wettelijke verantwoordelijkheid om te zorgen voor een luchtkwaliteit op kantoor die aan de normen voldoet.
Het is gezond om te werken in een licht kantoor met voldoende daglicht. Zonnestralen die van buiten naar binnen schijnen, kunnen het lezen op een beeldscherm echter lastig maken. Doordat men zonneschijn in kantoorpanden dus liever buiten wil houden, moet ook overdag de verlichting aan. Laat je bij het aanschaffen van deze verlichting altijd goed informeren. De juiste intensiteit kiezen heeft namelijk een positieve uitwerking op de gezondheid en productiviteit van medewerkers. Bovendien is het belangrijk om weerkaatsingen en reflecties zoveel mogelijk te voorkomen.
Wie fulltime werkt, zal in de meeste gevallen vijf van de zeven dagen per week op kantoor lunchen. Wat we eten heeft ontzettend veel invloed op onze gezondheid. Wanneer je op kantoor bedrijfscatering aanbiedt, is het daarom belangrijk om het maken van gezonde keuzes te bevorderen. Zorg bijvoorbeeld dat er onbeperkt water en fruit verkrijgbaar is en probeer het aanbod van vette en ongezonde snacks zoveel mogelijk te beperken. Plaats geen automaten waaruit medewerkers suikerrijke frisdranken en snacks kunnen halen, maar kies liever voor een automaat met een verantwoord aanbod. Zo help je als werkgever mee om het personeel gezond en vitaal te houden.
Ten slotte is het ook belangrijk om op kantoor voldoende mogelijkheid tot beweging en ontspanning te bieden. Zo is het bijvoorbeeld een leuk en verantwoord idee om speciale meditatie of powernap ruimtes in te richten, zodat medewerkers letterlijk even op kunnen laden. Ook is het slim om medewerkers aan te zetten tot wat fysieke activiteiten in de pauze of direct na het werk. Plaats bijvoorbeeld een tafeltennistafel of richt een yogaruimte in en verplicht medewerkers om voor de lunch het kantoor even te verlaten. Zo zullen zij eerder geneigd zijn om tijdens een pauze een gezonde wandeling te maken. Dit is niet alleen gezond, maar zorgt er ook voor dat men de rest van de dag weer met de nodige concentratie aan het werk kan gaan!
