De eerste stap naar een duurzamer kantoor is het verkrijgen van inzicht in hoe de beschikbare ruimte wordt gebruikt. Realtime bezettingsinformatie biedt realtime bezetting van werkplekken, vergaderruimtes en andere kantoorvoorzieningen op een bepaald moment in gebruik zijn. Dit helpt facility managers om te begrijpen welke ruimtes onderbenut zijn en waar er mogelijkheden zijn voor optimalisatie.
Het niet optimaal benutten van kantoorruimtes kan leiden tot onnodige energie- en onderhoudskosten. Daarnaast blijft de ecologische voetafdruk van een organisatie onnodig groot wanneer ruimtes verwarmd, gekoeld en verlicht worden terwijl ze nauwelijks gebruikt worden. Door inzicht te verkrijgen in het daadwerkelijke gebruik van ruimtes, kunnen bedrijven slimmere keuzes maken over hoe ze hun kantoor indelen.
Stel dat een bedrijf ontdekt dat bepaalde vergaderruimtes slechts 30% van de tijd worden gebruikt. Met deze informatie kan het bedrijf besluiten om deze ruimtes anders in te richten of te combineren met andere functies, zoals flexwerkplekken of ontspanningsruimtes. Dit verhoogt niet alleen de efficiëntie, maar verlaagt ook de ecologische voetafdruk.
Een direct gevolg van beter ruimtegebruik is de mogelijkheid om energieverbruik te optimaliseren. Door realtime bezettingsinformatie te koppelen aan systemen voor verlichting, verwarming, ventilatie en airconditioning (HVAC), kunnen bedrijven energie besparen door deze systemen alleen te activeren wanneer ruimtes daadwerkelijk in gebruik zijn.
Met behulp van slimme sensoren kunnen bedrijven precies zien waar mensen aanwezig zijn. Deze technologie kan gekoppeld worden aan energiebeheerplatforms die automatisch verlichting en HVAC-systemen in- en uitschakelen. Dit voorkomt onnodig energieverbruik in ongebruikte ruimtes en maakt het mogelijk om energie-efficiëntie verder te verbeteren.
Met behulp van sensoren kan de verlichting in een vergaderruimte automatisch worden uitgeschakeld wanneer de ruimte leeg is. Ook kan de verwarming in werkruimtes worden aangepast aan de daadwerkelijke bezetting. Dit voorkomt niet alleen energieverspilling, maar draagt ook bij aan een lagere energierekening en een duurzamere kantooromgeving.
Realtime bezettingsinformatie kan bedrijven helpen om te bepalen hoeveel kantoorruimte ze daadwerkelijk nodig hebben. Veel organisaties overschatten het aantal werkplekken dat ze nodig hebben, waardoor een groot deel van het kantoor vaak leeg staat. Door inzicht te krijgen in de werkelijke bezettingsgraad, kunnen bedrijven hun kantoorruimte efficiënter indelen of zelfs verkleinen.
Het verminderen van de totale kantooroppervlakte leidt niet alleen tot kostenbesparingen, maar heeft ook een direct effect op de duurzaamheid. Een kleiner kantoor betekent minder energieverbruik, minder onderhoud en een kleinere ecologische voetafdruk.
Een bedrijf dat ontdekt dat een groot deel van zijn werkplekken regelmatig leeg is, kan besluiten om een deel van het kantoor te verhuren of te verkopen. Dit vermindert de behoefte aan verwarming, koeling en verlichting, wat op zijn beurt de CO2-uitstoot verlaagt. Bovendien kunnen de vrijgekomen middelen worden geïnvesteerd in andere duurzame initiatieven, zoals hernieuwbare energie of groene technologieën.
Flexwerken is een trend die steeds populairder wordt en die perfect aansluit bij het gebruik van realtime bezettingsinformatie. Door medewerkers de mogelijkheid te bieden om flexibel te werken, kunnen bedrijven hun kantoorruimte efficiënter benutten en tegelijkertijd de reistijd en -afstand van medewerkers verminderen, wat bijdraagt aan een lagere CO2-uitstoot.
Met behulp van realtime bezettingsinformatie kunnen medewerkers eenvoudig zien welke werkplekken beschikbaar zijn. Dit maakt het mogelijk om op ad-hocbasis een plek te reserveren of om van tevoren te plannen waar en wanneer ze willen werken. Bovendien zorgt flexwerken ervoor dat medewerkers vaker thuis of dichter bij huis kunnen werken, waardoor het aantal gereden kilometers vermindert.
Met realtime bezettingsinformatie kunnen medewerkers hun werkdag efficiënter plannen door te zien welke werkplekken beschikbaar zijn. Dit helpt niet alleen bij het verminderen van de behoefte aan vaste werkplekken, maar ook bij het beperken van onnodig woon-werkverkeer. Minder verkeer betekent minder CO2-uitstoot en draagt bij aan een gezondere werkomgeving.
De laatste stap is het gebruik van de verzamelde data om duurzaamheidsdoelstellingen te ondersteunen en te rapporteren. Bedrijven kunnen de gegevens uit realtime bezettingsinformatie gebruiken om hun voortgang te meten en te rapporteren aan stakeholders, zoals investeerders, klanten en medewerkers.
Steeds meer bedrijven worden beoordeeld op hun duurzame prestaties. Het meten en rapporteren van concrete resultaten, zoals een vermindering van energieverbruik of CO2-uitstoot, helpt om geloofwaardigheid op te bouwen en betrokkenheid te vergroten. Bovendien kunnen deze gegevens worden gebruikt om nieuwe doelen te stellen en verdere verbeteringen door te voeren.
Een bedrijf kan aantonen dat het dankzij realtime bezettingsinformatie zijn energieverbruik met 20% heeft verminderd. Deze gegevens kunnen worden opgenomen in duurzaamheidsrapporten en gebruikt worden om de betrokkenheid van stakeholders te vergroten. Daarnaast kan de organisatie deze resultaten inzetten als marketingtool om te laten zien dat duurzaamheid een integraal onderdeel is van hun bedrijfsvoering.
Het implementeren van realtime bezettingsinformatie is niet alleen een slimme keuze voor bedrijven die duurzaamheid hoog in het vaandel hebben staan, maar ook een financieel aantrekkelijke investering. De combinatie van kostenbesparingen, efficiënter gebruik van kantoorruimte en een positieve impact op het milieu maakt het een waardevolle toevoeging aan moderne organisaties.
Bovendien speelt het een cruciale rol in de overgang naar een flexibele, toekomstbestendige manier van werken. Door data-gedreven inzichten te benutten, kunnen bedrijven niet alleen hun eigen duurzaamheidsdoelen bereiken, maar ook bijdragen aan een groenere toekomst voor iedereen.
Of je nu een klein bedrijf runt of een multinational bent, realtime bezettingsinformatie biedt een duidelijke win-win: lagere kosten, hogere efficiëntie en een kleinere ecologische voetafdruk. De vraag is niet of je ermee aan de slag moet, maar wanneer.
