Bij het aangaan van het project is het altijd belangrijk om vast te stellen wanneer het project gestart wordt en wanneer het gereed moet zijn. De startdatum is het moment waarop de eerste echte activiteit wordt verricht. De einddatum kan betrekking hebben op het volledig afronden van het project door middel van een evaluatie of presentatie, maar kan ook de eerste realisatie of oplevering van het project behelzen. Het is belangrijk om vooraf deze verschillende datums vast te leggen en goed af te stemmen wat er mee bedoeld wordt.
Het kunnen maken van een duidelijke projectplanning is één van de skills waarover een goede projectleider dient te beschikken. De tweede belangrijke stap in het maken van een dergelijke planning is het onderscheiden van de diverse belangrijke (hoofd)fases van het project. Een fase is een natuurlijk stadium die binnen ieder project voorkomt en waarin steeds een ander belangrijk onderdeel van het project centraal staat. Zo kent ieder project een opstart- of voorbereidingsfase, een ontwikkelingsfase en een uitwerkingsfase. Ook is er altijd een uitvoeringsfase al dan niet gevolgd door een evaluatie- of nazorgfase. Sommige projecten kennen ook een onderzoeksfase en een afbouwfase. Om een goede planning te kunnen maken met een logische opbouw is het daarom belangrijk om vooraf helder te hebben uit welke belangrijke fases het project exact zal bestaan.
Afhankelijk van de omvang van het project is iedere fase ook weer in diverse onderdelen op te delen. Na het vastleggen van de verschillende fases is het daarom tijd om per fase stap voor stap de verschillende onderdelen bloot te leggen. Het helpt om hiervan met het projectteam een hiërarchisch overzicht te maken, zodat alle onderdelen overzichtelijk en in volgorde van gewichtigheid in kaart kunnen worden gebracht. Werk je voor een opdrachtgever dan kun je deze hiërarchische weergave eerst met hem doornemen, voordat je verder gaat met de volgende stappen van de planning. Zo weet je zeker dat er geen belangrijke zaken over het hoofd gezien worden. Heb je moeite met het in kaart brengen van alle onderdelen? Wellicht kun je putten uit de planning van eerdere projecten of deskundigen raadplegen.
Je bent nu in de fase van de projectplanning aangekomen waarin alle hoofdfasen en de daarbij horende onderdelen zijn vastgesteld. Je hebt de opbouw van het project ook geverifieerd bij de opdrachtgever of de andere leden van het projectteam. Nu is het zaak om aan ieder onderdeel concrete activiteiten ofwel taken te verbinden. Werk elk onderdeel uit in afzonderlijke taken en bedenk of deze gelijktijdig of na elkaar moeten worden uitgevoerd. In dat laatste geval dient uiteraard ook de volgorde van de taken of activiteiten te worden vastgesteld. Eigenlijk ben je dan dus al in grote lijnen een chronologische projectplanning aan het maken. Dit onderdeel wordt door projectmanagers ook wel het kritieke pad van het project genoemd. Pas als al de activiteiten of taken voldaan zijn kan het project immers worden afgerond.
Vervolgens moet bepaald worden wie welke activiteit of taak gaat uitvoeren. Breng allereerst de beschikbare medewerkers en hun vaardigheden in kaart. Leg dit naast het bij stap 4 vervaardigde overzicht van activiteiten. Welke medewerker wordt verantwoordelijk voor welke activiteit? Let daarbij heel goed op de volgorde van activiteiten, zodat de doorloop niet kan stagneren. Sommige taken kunnen pas gestart worden als een bepaalde activiteit is afgerond. Het is daarom belangrijk om de medewerkers strategisch aan iedere taak toe te wijzen, zodat vertraging in de realisatie van de ene taak niet ook de rest van de projectplanning frustreert.
Nu duidelijk is welke taken er zijn en wie deze op zich zullen nemen, is het zaak om daadwerkelijk aan de tijdsplanning te beginnen. Hiervoor is het nodig om per taak te bepalen wat de doorlooptijd is. Afhankelijk van de omvang en duur van het project kun je deze schatting maken op basis van uren, dagen, weken of zelfs maanden. Diverse planningsprogramma’s kunnen helpen bij deze taak, doordat ze de doorlooptijd visueel zichtbaar maken door middel van een tijdsbalk. Het maken van een goede inschatting van de doorlooptijd van iedere taak vraagt om de nodige ervaring en kennis. Wellicht kun je informatie inwinnen bij de opdrachtgever, bij andere projectleden of kun je online informatie vinden om een betere schatting te kunnen maken. Om kennis op te bouwen voor het volgende traject is het slim om naast de geschatte tijd ook steeds de daadwerkelijk gebruikte tijd in de planning te registreren; zo kun je bij een volgende planning een meer realistische inschatting maken. Al met al is het vinden van de juiste balans tussen een strakke planning en voldoende reservetijd de taak van een goede projectplanner. Een te ambitieuze planning kan tot frustratie en vastlopen leiden, terwijl een planning met te veel reservetijd kan vertragen en demotiverend kan werken.
Nu alle doorlooptijden in kaart zijn gebracht is het tijd om de definitieve deadlines te bepalen. Deze worden ook weleens milestones genoemd. Welke groep van aan elkaar gerelateerde taken en activiteiten wil je op welk moment absoluut af hebben? Geef dit duidelijk aan in de projectplanning, zodat het team steeds duidelijke ankerpunten heeft om naar toe te werken. Laat in de planning ook duidelijk zien welke deadlines cruciaal zijn: wanneer deze niet op tijd gehaald worden loopt het volledige project vertraging op. Door deze deadlines goed te monitoren voorkom je dat de uiteindelijke einddatum niet gehaald wordt.
Het is zover: je hebt een duidelijke planning met doorlooptijden en keiharde deadlines gerealiseerd. Nu is het zaak deze om te zetten in een handzame en overzichtelijke planning die voor het hele team goed te hanteren is. Hiervoor kun je gebruik maken van speciale projectplanning software of je kunt bijvoorbeeld een planning maken in Excel. Zorg dat ieder teamlid duidelijk ziet wat zijn of haar taken zijn en wanneer deze afgerond moeten zijn. Vervolgens is het zaak om de projectplanning te publiceren en voor het volledige projectteam toegankelijk te maken. Uiteraard is het belangrijk om na de publicatie van de planning de voortgang van het project continu te blijven monitoren. Daar waar nodig moet de projectplanning tussentijds worden bijgesteld, zodat de uiteindelijk deadline behaald kan worden.
