KPI Dashboards

Tegenwoordig is het van essentieel belang voor bedrijven om hun prestaties zorgvuldig te monitoren en snel te reageren op veranderingen. Een KPI (Key Performance Indicator) dashboard is een krachtig instrument dat inzicht biedt in de voornaamste prestatie-indicatoren van een organisatie. Het is een visuele presentatie van de belangrijkste besturingsinformatie, waardoor je in staat bent om snel patronen, mogelijkheden en uitdagingen te herkennen. Dit kan voor praktisch alle bedrijven handig zijn.

Wat zijn KPI-dashboards?

KPI's zijn meetbare gegevens die organisaties gebruiken om hun voortgang ten opzichte van hun doelstellingen te meten. Een KPI-dashboard is een goede oplossing om dit (realtime) weer te kunnen geven. Dit dashboard biedt een overzicht in de vorm van diagrammen, tabellen, grafieken en andere visuele weergaven. Enkele kenmerken zijn onder andere:

Benchmarking: Het maakt eenvoudige vergelijkingen mogelijk tussen actuele prestaties en gestelde normen en doelstellingen.
Gebruikersaanpassing: Gebruikers hebben de mogelijkheid om het dashboard aan te passen aan hun persoonlijke voorkeuren.
Datavisualisatie: Het maakt gebruik van elementen zoals grafieken en diagrammen om gegevens op een begrijpelijke en aantrekkelijke manier weer te geven.
Automatisch bijgewerkte gegevens: Het dashboard haalt gegevens uit verschillende software programma’s of andere bronnen van data, vaak gaat dit volledig automatisch.
KPI’s naar eigen wens: De gebruikers kunnen op basis van eigen voorkeuren en rol zelf bepalen welke KPI’s ze inzichtelijk willen maken.
Snelheid: Door real-time inzichten kunnen gebruikers snel waarschuwingen ontvangen en indien nodig bijsturen.

Het laten maken van een KPI dashboard

Elk bedrijf is uniek en heeft zijn eigen specifieke doelstellingen en bronnen van data. De ontwikkeling van een KPI dashboard is een stapsgewijs proces waarbij naar verschillende dingen moet worden gekeken.
Zo is het belangrijk om te inventariseren welke data bronnen gaan worden gebruikt en wat de mogelijkheden zijn van deze bronnen. Neem als voorbeeld een boekhoud programma. Deze heeft vaak zelf ook een dashboard functie. Het komt vaak voor dat dit dashboard niet het juiste overzicht biedt, het er niet mooi uitziet, of dat er meerdere gebruikers zijn die verschillende dingen willen weten. Dit kan dus erg veel tijd (en geld) kosten. Daarnaast wordt er ook vaak andere software gebruikt, zoals een CRM of ERP pakket. En er wordt vaak gebruik gemaakt van social media en online campagnes voor marketing doeleinden. Met behulp van business intelligence kan dit vaak beter en sneller. Veel applicaties en software programma’s hebben een Application Programming Interface, oftewel een API. Hiermee kan data worden ingeladen in een dashboard. Dit maakt het dus mogelijk om meerdere software programma’s en applicaties samen te voegen, zo heb je dus in één oogopslag een overzicht. Een eerste stap is dus om de KPI’s te bepalen en vervolgens vast te stellen welke bronnen hiervoor moeten worden aangesproken.
Ook op het web zijn veel publieke bronnen te vinden, zoals bijvoorbeeld het CBS. Er zijn veel aanbieders op de markt die tools aanbieden voor de ontwikkeling van dashboards, bekende voorbeelden zijn Google en Microsoft.

Voorbeelden van KPI dashboards

Dashboarding geeft overzicht en houvast om vooruit te kunnen kijken. Er zijn veel verschillende voorbeelden te bedenken, in uiteenlopende branches, voor bedrijven van groot tot klein. Enkele bekende voorbeelden zijn:

Operational Dashboard: Operationele dashboards bieden real-time informatie over de huidige status en activiteiten binnen een organisatie. Ze zijn vaak gericht op het monitoren van processen en het nemen van onmiddellijke beslissingen. Voorbeeld KPI’s: omzet, voorraadniveaus, aantal nieuwe klanten, leveringsstatus etc.
Tactical Dashboard: Tactische dashboards bevatten gegevens en inzichten die managers en teamleiders helpen bij het nemen van beslissingen en het plannen van acties op middellange termijn. Ze helpen bij het optimaliseren van operationele processen. Voorbeeld KPI’s: taakbeheer, werkvoorraad, verkoop per regio, marge per product etc.
Strategic Dashboard: Strategische dashboards zijn gericht op langetermijnplanning en het volgen van de voortgang ten opzichte van strategische doelstellingen. Ze bieden overzichtelijke informatie voor leidinggevenden en bestuursleden. Voorbeeld KPI’s: employee engagement, omzetgroei, marktaandeel etc.
Sales Dashboard: Sales dashboards richten zich specifiek op de verkoopprestaties, met KPI's zoals omzet, conversieratio's, leadgeneratie en verkoopdoelstellingen, verkoopdoelstellingen (per medewerker), sales cycle time, gemiddelde verkoopwaarde etc.
Marketing Dashboard: Marketingdashboards visualiseren gegevens met betrekking tot marketinginspanningen, zoals websiteverkeer, sociale media-engagement, campagneprestaties en marketinguitgaven. Voorbeeld KPI’s: Return on Investment (ROI), Cost per Click (CPC), Click-Through Rate (CTR), E-mailmarketing KPI's, Net Promoter Score (NPS) etc.
HR Dashboard (Human Resources): HR-dashboards bieden inzicht in personeelsgegevens, waaronder personeelsverloop, wervingsprestaties, trainingsbehoeften en personeelskosten. Andere veel voorkomende KPI’s op dit vlak zijn diversiteit en inclusie en verzuimpercentages.
Financial Dashboard: Financiële dashboards tonen financiële gegevens en prestaties, zoals inkomsten, uitgaven, winstgevendheid en financiële ratio’s zoals de brutowinst marge en liquiditeitsratio’s.
Customer Service Dashboard: Customer service dashboards visualiseren gegevens met betrekking tot klanttevredenheid (NPS), klachten, responstijden en serviceniveaus. Maar ook de Service Level Agreement (SLA) naleving kunnen we hier terugvinden.

De voordelen van een KPI dashboard

Het gebruiken van dashboards heeft vele voordelen:

Data gedreven werken: Stuur niet meer op onderbuik gevoel maar op actuele informatie. De wereld verandert snel en het is belangrijk om hier op in te spelen.
Samenwerking: Het is mogelijk om het dashboard te delen binnen jouw team of met collega’s uit andere onderdelen van de organisatie. Hiermee beschikt iedereen over dezelfde informatie en kunnen betere en snellere beslissingen worden genomen.
Eén overzicht: Alle KPI’s die jij hebt geselecteerd staan overzichtelijk op één plek weergeven en kunnen door meerdere collega’s/ teams worden bekeken.
Efficiëntie: De data uit de verschillende bronnen wordt ververst. Je hoeft dus niet meer te werken met verschillende programma’s, zoals Exact of Google Analytics. Alles wordt samengevoegd, dat scheelt tijd en geld.
Nauwkeurigheid: geen handmatige rapportages, bijvoorbeeld in Excel. Hiermee heb je ook geen risico meer op menselijke fouten.

De toekomst van data dashboarding

Deze ziet er veelbelovend uit en zal naar verwachting worden beïnvloed door verschillende trends en ontwikkelingen. Hier zijn enkele algemene trends en inzichten met betrekking tot de toekomst van data dashboarding:
Geavanceerde datavisualisatie: De toekomst van data dashboarding zal geavanceerdere en interactievere datavisualisaties omvatten. Dit omvat technieken zoals geavanceerde grafieken, 3D-visualisatie en virtual reality (VR) om gegevens op nieuwe en boeiende manieren weer te geven.
Artificiële intelligentie en machine learning: AI en machine learning zullen een grotere rol spelen in data dashboarding. Deze technologieën kunnen helpen bij het automatiseren van gegevensanalyse, het identificeren van patronen en het genereren van voorspellende inzichten.
Real-time dashboards: De vraag naar real-time data dashboarding zal toenemen, met de mogelijkheid om gegevens continu bij te werken en inzichten te genereren terwijl gebeurtenissen zich ontvouwen.
Data storytelling: Data storytelling zal zich verder ontwikkelen, waarbij gegevens worden gepresenteerd als een samenhangend verhaal om de betrokkenheid en begrip van de gebruiker te vergroten.
Cloudgebaseerde dashboards: De adoptie van cloudgebaseerde data dashboarding-oplossingen zal toenemen, waardoor gegevens toegankelijk zijn vanaf elke locatie en schaalbaar zijn om aan de behoeften van organisaties te voldoen.
Mobiele dashboards: Mobiele data dashboards worden steeds belangrijker, waardoor gebruikers overal toegang hebben tot hun gegevens en inzichten via smartphones en tablets.
Personalisatie en maatwerk: De toekomst van data dashboarding omvat een grotere mate van personalisatie, waarbij gebruikers hun dashboards kunnen aanpassen aan hun specifieke behoeften en voorkeuren.
Data-ethiek en verantwoorde AI: Met de groeiende bezorgdheid over ethische kwesties met betrekking tot gegevensgebruik, zullen data dashboarding-praktijken zich richten op verantwoordelijk en ethisch gebruik van gegevens, inclusief eerlijke algoritmen en het minimaliseren van vooroordelen.