Besprekingen met collega’s en klanten hoeven geen processen meer te zijn waar je tegenop ziet. Zeker niet zolang je een degelijke structuur hanteert en gedegen afspraken maakt. Lees onze tips om te zien hoe het nou écht moet - en hoe je het al die tijd fout deed!
In de tijd die je bezig bent met vergaderen, had je eigenlijk productief bezig kunnen zijn. Een vergadering van één uur kan wellicht opgelost worden met een e-mail of memo, waarvan het componeren slechts vijf minuten duurt. In het geval van interne vergaderingen is het daarom belangrijk om de noodzaak van zo’n bespreking te herkennen. Wellicht kun je wat je wilt overleggen ook kwijt in een intern communicatiesysteem en is het niet specifiek nodig om iedereen bij elkaar te roepen. Doe dat dan ook niet en besteed je tijd zo nuttig mogelijk!
Het is voor iedereen fijn om van te voren te weten waar jullie aan gaan beginnen wanneer er een vergadering is ingepland. Als er vooraf enige structuur wordt aangebracht, heb je meer zicht op logische verwachtingen en de mogelijke die tijdens de bespreking kunnen worden bereikt kunnen worden.
Wie heeft er inbreng over het maken van afspraken en het nemen van besluiten? Het is van groot belang dat dit voor iedereen duidelijk is. Zodra hierover een consensus is bereikt, weet je ook precies wie er bij de vergadering aanwezig moeten zijn en wie zich op zijn of haar vaste taken kan blijven richten. Dit is een efficiënte manier van overleggen aangezien je zo sneller tot besluiten zult komen.
Je bereikt pas echt iets tijdens een vergadering als er iemand aanwezig is die de autoriteit heeft om beslissingen te nemen en het groepsgesprek in goede banen weet te leiden. Zorg er daarom voor dat de juiste man of vrouw op deze plek zit en dat team en voorzitter goed naar elkaar luisteren.
Een extra manier van structuur toevoegen aan het overleg is een duidelijke agenda opstellen. Dit werkt tijdbesparend, omdat iedereen op deze manier weet wat er besproken gaat worden. Punten kunnen worden afgestreept om aan te geven dat ze behandeld zijn, wat de vaart in de vergadering houdt. Spoor alle deelnemers aan om op tijd zelf hun aandachtspunten aan te leveren; zo weten ze dat er naar hen geluisterd zal worden omdat er tijd wordt vrijgemaakt voor de onderwerpen die ze op tafel willen leggen.
Zodra de agendapunten bekend zijn, is het natuurlijk wel zo handig dat iedereen die aan de vergadering gaat deelnemen deze goed doorleest. Er kan in de agenda immers gerefereerd worden aan stukken die doorgelezen dienen te worden om zich op de bespreking voor te bereiden. Wanneer niet iedereen volledig op de hoogte is, duurt de vergadering alleen maar langer.
Wanneer iedereen dezelfde waarden nastreeft, wordt een vergadering een stuk gemakkelijker en door alle deelnemers als iets positiefs ervaren. Zorg dat zaken als transparantie, efficiëntie, nieuwsgierigheid en betrouwbaarheid ten grondslag ligt aan de houding van ieder lid van je team.
Zodra er een duidelijke agenda is die gevolgd kan worden, is het de taak van de voorzitter om ervoor te zorgen dat dit ook gebeurt. Maar ook de andere deelnemers hebben hierin een belangrijk aandeel! Dwaal niet af, kom terzake en blijf bij het onderwerp. Zo duurt de vergadering nooit te lang. Beter zorg je er tevens voor dat iedereen op de hoogte is van het tijdstip waarop de vergadering begint; tolereer geen laatkomers, tenzij ze een goede verklaring hebben voor hun vertraging. Gemakzucht in de kaart spelen komt de efficiëntie van je team hoe dan ook nooit ten goede.
Dat wil zeggen, het DISC model, waarin vier verschillende persoonlijke hoofdeigenschappen worden beschreven. Ieder lid van je team hoort in één van deze categorieën thuis:
Dominant: een extravert en gedreven persoon dat graag de leiding neemt.
Interactief: een hartelijk en enthousiast individu dat nogal verbaal is en behoorlijk impulsief uit de hoek kan komen.
Stabiel: betrokken maar ook teruggetrokken, een teamlid dat vriendelijk en attent is en zorgt voor een fijne sfeer maar zich ook enigszins afsluit.
Consciëntieus: een introvert figuur dat veel overweegt, observeert en afwacht. Evenals zijn/haar stabiele collega redelijk gesloten.
Zodra je weet wat elke categorie precies inhoudt, kun je je collega’s hierin herkennen en zo hen - en jezelf - beter begrijpen.
Overleg kan alleen plaatsvinden als iemand die praat ook luistert. Wees niet te stil maar ook niet te overheersend. Geef anderen het gevoel dat zij ook gehoord mogen worden. Spoor de stille collega’s aan om ook hun zegje te doen; wat is anders het nut van hun aanwezigheid bij de vergadering? Kortom, creëer bij alle deelnemers een balans tussen luisteren en spreken.
Sta je er wel eens bij stil wat voor invloed de plek waar je vergadert op de gemoedstoestand van de deelnemers en de resultaten heeft? Daarom is het zaak dat je een aangename vergaderlocatie uitzoekt. Eentje waar voldoende ruimte is, waar alle benodigde faciliteiten aanwezig zijn, die een prettige sfeer uitademt en een aangename temperatuur heeft. Oh ja, vergeet ook de ventilatie niet! Zodra een vergaderplek prettig vertoeven is, zul je merken dat de besprekingen veel vlotter verlopen en iedereen zich op zijn of haar plek voelt.
Dit is een nogal breed begrip. Het komt erop neer dat iedereen zich in de samenstelling én de ruimte op zijn of haar plek en geenszins belemmerd voelt. Dit kan het geval zijn wanneer twee of meerdere deelnemers met elkaar in conflict zijn of er om wat voor reden dan ook een gevoel van wantrouwen bestaat binnen het team. Dat is an sich al een goede reden om een vergadering op de agenda te zetten! Zorg er hoe dan ook voor dat iedereen die aan een vergadering deelneemt zich prettig voelt en dat er binnen je werkgroep een degelijke communicatie plaatsvindt.
Wat voor nut heeft een vergadering wanneer hetgeen besproken wordt niet wordt opgetekend? Zorg er echter wel voor dat dit kort en bondig gebeurt; de notulist heeft immers genoeg om bij te houden, zodat schrijven in volzinnen absoluut niet praktisch is. Gebaseerd op aantekeningen in steekwoorden kan hij of zij een duidelijke opsomming maken van de besproken punten en deze doorsturen naar alle betrokkenen.
Laat je niet kisten zodra de rondvraag zich aandient. Het komt voor dat deelnemers van deze fase in de vergadering misbruik maken door agendapunten aan te boren die helemaal niet waren ingediend. Ook brengen mensen nogal eens zaken aan bod waar in een vergadering eigenlijk helemaal geen plaats voor is. Zowel de voorzitter als de rest van het team dienen hierop alert te zijn en dergelijke punten direct af te wijzen en de betreffende deelnemer duidelijk te maken dat deze specifieke zaken nu niet ter discussie zullen worden gesteld. Houd de rondvraag hiermee kort en bondig.
Een vergadering is een ware verspilling van tijd als afspraken niet worden nagekomen. Stel eventueel iemand aan om dit proces goed te bewaken. Spreek elkaar aan op eventuele verzaakte verantwoordelijkheden. Zorg dat jullie gezamenlijke inspanningen ter zake doen!
