Niet elke manager of ondernemer heeft de luxe om de boekhouding uit te besteden en moet dan ook de boekhouding zelf doen. Een veel gebruikt programma dat wordt gebruikt voor het bijhouden van de boekhouding, is Microsoft Excel. Excel zit in de meeste standaard Office pakketten die door Microsoft geleverd worden en veel computers en laptops worden dan ook geleverd inclusief Excel. Het doen van de boekhouding in Excel heeft een aantal specifieke voor- en nadelen ten opzichte van toegewijde (online) boekhoudprogramma’s.
Excel wordt wereldwijd gebruikt door miljoenen mensen en dat is niet zonder reden. Aan het boekhouden in Excel zitten dan ook behoorlijk wat voordelen verbonden.
Als gezegd wordt vrijwel elke Windows computer of laptop standaard geleverd met een Office pakket, waar Excel onderdeel van vormt. Dit maakt Excel vooral voor veel ZZP'ers een ideaal programma, omdat de aanschafkosten zeer laag liggen en in de meeste gevallen zelfs gratis zijn. Naast de aanschafkosten zit je bij Excel ook niet vast aan maandelijkse kosten, wat bij veel andere boekhoudprogramma’s wel het geval is.
Excel biedt zeer veel mogelijkheden op het gebied van hoe je de boekhouding wilt inrichten. Je kan alles helemaal aanpassen aan je eigen bedrijf en wensen. Dit heeft betrekking op hoe je het makkelijkste werkt met betrekking tot de gebruiksvriendelijkheid, maar ook met de lay-out. Naast het zelf opzetten van de boekhouding in Excel kun je ook kiezen voor een template die zijn te downloaden en waarbij er een deel al vooropgezet is. Een ander voordeel is dat vrijwel elke computer uitgerust is met Excel en je dus niet gebonden bent aan software die op slechts één apparaat geïnstalleerd is.
Door de populariteit van Excel en het feit dat dit programma over de hele wereld gebruikt wordt, is er zeer veel ondersteuning beschikbaar. Zo zijn er tal van YouTube video’s op het internet te vinden die helpen bij het oplossen van specifieke problemen of vragen rondom de mogelijkheden en functies. Naast alle online hulpmiddelen heeft Excel zelf ook een kosteloze on- en offline helpfunctie die vanuit de software toegankelijk is en waarmee je relatief snel problemen kan oplossen.
Lang niet alle bedrijven en zzp'ers kiezen voor boekhouding met Excel en dat heeft er mee te maken met dat er ook een aantal beperkingen en nadelen verbonden zijn aan deze software.
Excel is een zeer goed functionerend programma, maar wanneer je niet over de juiste basiskennis beschikt dan is Excel een zeer ingewikkeld programma om mee te werken. Je zal jezelf dan ook moeten trainen op het gebruik van Excel. Niet iedereen heeft hier de tijd en de energie voor en kiest dan ook voor een ander alternatief.
Excel is een relatief handmatig programma en alle formules moeten zelf ingevoerd worden. Er zitten een aantal functies in Excel ingebouwd die aangeven wanneer een formule een fout bevat. Er zijn echter ook tal van potentiële fouten die gemaakt kunnen worden door de gebruiker die niet worden opgepikt door de software. Omdat alles handmatig ingevoerd dient te worden, is er aan het doen van de boekhouding in Excel wel een risico op fouten verbonden.
Naast het gebruik van Excel zijn er nog tal van andere on en offline programma’s die gebruikt kunnen worden om de boekhouding te doen. Online boekhoudprogramma’s zijn verreweg het populairst. Er is nogal wat verschil tussen verschillende programma’s maar over de hele linie kunnen er een aantal voor- en nadelen tegen elkaar afgezet worden met betrekking tot dit type software.
Door gebruik te maken van een online boekhoudprogramma ben je als ondernemer of ZZP'er zeer flexibel en kun je vanaf overal ter wereld waar internet is bij je boekhouding komen. Dit biedt voordelen, omdat je bijvoorbeeld kan werken tijdens het reizen en altijd een live tussenstand kan zien van de financiële huishouding. Daarnaast bieden online boekhoudprogramma’s ook functies waarmee je bijvoorbeeld op locatie direct digitaal facturen kan uitsturen.
Een online boekhoudprogramma is vooral vaak een stuk efficiënter dan offline programma’s. De reden is dat je effectiever gebruik van je tijd kan maken en à la minute de administratie kan doen en je alles direct in de boekhouding kan zetten via een applicatie op de telefoon, laptop of tablet. Ook zijn online boekhoudprogramma’s dusdanig opgezet dat je hier zelf niet veel voor hoeft op te zetten en simpelweg alleen data hoeft in te voeren. In de meeste gevallen zijn de formules en templates allemaal voorgeprogrammeerd.
Met een online boekhoudprogramma worden er standaard altijd online back-ups gemaakt en hoef je er dus ook niet bang voor te zijn dat je belangrijke gegevens verliest. Wanneer een computer bijvoorbeeld crasht, heb je altijd nog een back-up beschikbaar.
Er zijn niet alleen maar voordelen verbonden aan online boekhoudprogramma’s er zijn nog steeds veel mensen die kiezen voor andere alternatieven, omdat voor sommige mensen online boekhoudprogramma’s ook nadelen kunnen hebben.
Voor de meeste online boekhoudprogramma’s dient betaald te worden. Er zijn maar weinig programma’s waarvoor je eenmalig betaalt. De meeste softwarepakketten werken op een contractbasis, waarmee je ook van andere functionaliteiten en van ondersteuning van de klantenservice geniet. Er zijn wel gratis varianten op de markt, maar vaak hebben deze een zeer beperkte functionaliteit. Een online boekhoudprogramma is dan vaak ook kostbaarder als andere alternatieven.
Door te kiezen voor een online applicatie worden alle bedrijfsgegevens online in een cloud opgeslagen. Dit is in de meeste gevallen geen probleem, maar biedt wel een potentieel voor hackers. Het is dan ook raadzaam om goede research te doen naar de veiligheid van de aanbieder en ervoor te zorgen dat de apparaten vanaf waar de boekhouding wordt betreden ook goed beveiligd zijn met betrekking tot bijvoorbeeld antivirus software. Ook is een 2 factor authenticatie vaak een goede oplossing om het risico op de toegang van derden tot de gegevens te verkleinen.
Met een online boekhoudprogramma ben je afhankelijk van een internetverbinding, wat natuurlijk voor zich spreekt. Het kan echter zeer vervelend zijn wanneer je op een plek bent met een slechte verbinding of helemaal geen internet, omdat je de boekhouding niet meer in kan. Je kan in deze gevallen vaak niet alleen geen zaken uploaden, maar je kan überhaupt het programma niet binnenkomen of gebruiken in welke vorm dan ook. Er zijn een aantal software providers die ook een offline variant aanbieden, waarmee je offline aan de boekhouding kan werken en deze op een gewenst moment naar de cloud kan uploaden en kan synchroniseren.
