Een administratie valt op een aantal manieren te definiëren. De meest eenvoudige manier van een administratie is het op een éénduidige wijze vastleggen en verzamelen van gegevens. Dit kan zowel elektronisch als op papier of een combinatie hiervan. Vroeger werd hier de financiële verantwoording mee bedoeld. Tegenwoordig wordt als er over een administratie gesproken wordt er ook gesproken over uitbetaling van salaris of het registreren van uren. In dit artikel zullen we het hebben over het financiële gedeelte.
Het is van belang om te weten waarom het belangrijk is om een administratie op te zetten en dat deze kloppend is. Allereerst is het volgens de wet verplicht om een adminsitratie op te zetten. Daarbij is het hebben van een kloppende administratie ook belangrijk in het maken van beslissingen voor je onderneming. Wanneer je de omzet, kosten en winst inzichtelijk hebt kan je de keuze om bijvoorbeeld een investering te doen beter onderbouwen.
Daarbij geldt in Nederland de regel dat je elk kwartaal BTW-aangifte moet doen. Sommige ondernemers doen dit jaarlijks of maandelijks. Wanneer je je adminsitratie niet op orde hebt kan dit een tijdrovende klus zijn. Hoeveel BTW heb je betaald en hoeveel BTW is er aan jou betaald? En is er BTW verlegd? Dat zijn vragen die je moet kunnen beantwoorden voor het invullen van je BTW-aangifte. Zodra je administratie overzichtelijk is, zijn deze vragen eenvoudig te beantwoorden. Zodra je dit niet op orde hebt, dan kan je er wel eens erg lang mee bezig zijn. Daarbij kan je ook een boete krijgen van de belastingdienst zodra je BTW-aangifte niet kloppend is.
Iedere inwoner in Nederland is verplicht om aangifte inkomstenbelasting te doen. Normaal gesproken ontvang je van je werkgever een jaaropgave waarop alle gegevens staan die je nodig hebt voor je aangifte inkomstenbelasting. Zodra je eigenaar van een BV bent dan wordt je uitbetaald door je bedrijf, dus ontvang je ook salarisstrookjes. Echter, bij een eenmanszaak is de winst gemaakt door je bedrijf je inkomen. Je moet dus zorgen dat je je administratie op orde hebt om zo je winst te kunnen bepalen. Dit moet voor 1 mei, anders krijg je ook een boete van de belastingdienst.
Verder moet je een duidelijk overzicht van je omzet en kosten hebben om volgens de belastingdienst recht te hebben op verschillende aftrekposten zoals de kleine ondernemersaftrek of startersaftrek.
Uiteraard moet je de administratie van je bedrijf bewaren. Dit moet voor een termijn van 7 jaar. Zoals al eerder gezegd mag dit digitaal en op papier, hoewel hier wel voorwaarden aanzitten. Een bonnetje dat op papier origineel is, mag digitaal bewaard worden onder de voorwaarde dat het een juiste en volledige weergave van het origineel is en de echtheidskenmerken ook worden opgeslagen. Voor alle digitale betalingsbewijzen geldt dat deze wel op papier mogen gedrukt worden, maar dat het wel vereist is dat het origineel bewaard wordt.
We weten nu wat een administratie is en welke voorwaarde er aan verbonden zijn. Ook weten we wat er gebeurd wanneer je administratie niet op orde is. Om te zorgen voor een goede administratie hebben we een aantal tips voor je op een rijtje gezet, die je helpen bij het opzetten van een goede administratie.
Een zakelijke rekening is niet verplicht, maar het is ten zeerste aan te raden. Allereerst omdat je zakelijke en privé met een zakelijke rekening goed gescheiden kan houden. Dit zorgt voor een hoop overzicht in je uitgaven en inkomsten. Een zakelijke rekening kan je daarbij bij een aantal banken koppelen aan je normale bankaccount, waardoor je bankzaken nog erg overzichtelijk blijven. Houd wel rekening dat aan het openen van een zakelijke rekening kosten verbonden zijn. Deze zijn ongeveer €20,- per maand.
Je bent natuurlijk niet voor niks ondernemer geworden. Je wilt dus graag bezig zijn met je vak. Dat is dus niet het bijhouden van je administratie. Alleen is het natuurlijk erg vervelend als jij BTW-aangifte moet doen en je moet nog al je bonnen van de afgelopen 3 maanden inboeken. Plan daarom altijd vaste momenten in waarop jij je boekhouding doet en wees gedisciplineerd in het ook daadwerkelijke uitvoeren ervan. Andere werkzaamheden kunnen soms urgenter zijn, maar daardoor ga je uiteindelijk meer tijd moeten besteden aan je boekhouding.
Na het uitvoeren van je klus is het tijd om de factuur te versturen. Hiermee is degene aan wie je de factuur verstuurd een debiteur geworden. Op je factuur staat een betaaltermijn. Het gebeurd regelmatig dat debiteuren de facturen te laat betalen omdat de factuur ze bijvoorbeeld ontgaat. Als jij niet inzichtelijk hebt welke debiteuren er nog moeten betalen loop je het risico dat de factuur nooit betaald wordt.
Er zijn verschillende tools in Excel beschikbaar die ervoor zorgen dat je je boekhouding kan doen. Dit wordt nog door veel ondernemers gebruikt. Echter zijn er tegenwoordig veel verschillende boekhoudprogramma’s beschikbaar die het bijhouden van je administratie een stuk gemakkelijker maken. Zo kan je met een online boekhoudprogramma je bankgegevens bijvoorbeeld importeren en koppelen aan je inkomende en uitgaande facturen. Op deze manier heb jij je debiteuren en crediteuren dus beter inzichtelijk. Verder biedt een online boekhoudprogramma je ook verschillende inzichten in welke kosten en opbrengsten je hebt en hoe deze veranderen. Ook zijn er een aantal boekhoudprogramma’s waaruit je direct je BTW-aangifte en aangifte inkomstenbelasting kan doen.
Wanneer jij je facturen te laat betaalt loop je het risico dat er extra kosten in rekening gebracht worden voor het versturen van de aanmaningen. Bij het te laat invullen van de BTW-aangifte is de belastingdienst de eerste keer soepel, maar gebeurt het nog een keer dan kan je een boete verwachten.
Wil je dat je facturen snel betaald wordt, zorg dan dat je klanten makkelijk kunnen betalen. Dit begint met een overzichtelijke factuur. Maar ook kan je tegenwoordig zorgen voor een betaallink in je factuur/mail die je naar je debiteur verstuurt. Het is gebleken dat het versturen van een factuur met een betaallink sneller betaald worden dan facturen zonder betaallink.
