Het registreren van alle uren heeft de volgende voordelen:
Om de productiviteit van de verschillende personeelsleden goed bij te houden heeft ieder bedrijf zijn eigen methode. Een urenregistratie kan hier echter wel goed bij helpen. Op deze manier weet je exact hoeveel uur een bepaald persoon of een hele afdeling heeft bestaat aan een project of een klanten in een tijdsperiode. De urenregistratie wordt daarom vaak gebruikt als middel om de productiviteit bij te houden.
Hoe factureer je een kwartier aan de klant en hoe ga je om met korte momenten dat je werkt voor klanten? Een systeem dat duidelijk bijhoudt hoeveel tijd je exact aan een klant hebt besteed of aan een project maakt het een stuk makkelijker om dit in zijn totaal te factureren. Voornamelijk bij grote bedrijven is het belangrijk dat het programma voor de urenregistratie en de administratie goed met elkaar samenwerken of het misschien hetzelfde programma is.
Hiervoor noemden we het al: hoe regel je al die korte momenten dat je voor een klant aan het werk bent? Wanneer dit niet goed is geregeld dan kost dit op zich al vaak ontzettend veel tijd om dit bij te houden. Met een passend programma voor jouw bedrijf is dit eenvoudig te regelen, waardoor je er niet veel tijd aan kwijt bent.
De urenregistratie zorgt er verder voor dat er een veel beter overzicht is op een project of de tijd die aan een klant wordt besteed. Verloopt de voortgang nog volgens de planning en moet er een extra steentje bij worden gedragen? Of misschien is er al veel teveel tijd in een project gestopt en moeten de werkzaamheden iets worden afgeremd.
Het bovenstaande vat het laatste punt eigenlijk al samen, maar met een goede urenregistratie zorg je er dus ook voor dat het veel overzichtelijker is of bepaalde zaken winstgevend of juist niet zijn.
Er zijn verschillende manieren om de urenregistratie te regelen en voor elke bedrijf is er een andere manier die het meest geschikt is. Welke methode dat is, is afhankelijk van zaken zoals de bedrijfsgrootte en de manier van werken en afspraken die met klanten worden gemaakt. Globaal zijn er 3 manieren waarop je de urenregistratie kunt regelen. Deze leggen we hieronder uit.
De meest basic manier is het gebruiken van excel sheets. Voornamelijk voor ZZP’ers en kleine bedrijven is dit een methode die al snel wordt toegepast. Iedereen heeft excel op zijn of haar pc en kan prima overweg met standaard excel sheets. Zelfstandig een kalender bijhouden met de gemaakte uren binnen een bepaalde periode is daarom snel gemaakt. Nadeel aan werken met excel voor de urenregistratie is alleen dat het lastig is om dit met verschillende teams te combineren of tussen verschillende afdelingen.
Er zijn natuurlijk genoeg programma’s die er speciaal voor zijn gemaakt om de urenregistratie bij te houden. Voor een bedrijf waarbij het registreren van de uren voor klanten veel wordt gebruikt is dit vaak een goede oplossing. Indien alle gewerkte uren elke dag moeten worden verdeeld over verschillende klanten en een groot deel van de inkomsten vanuit de urenregistratie komen dan is het zeer belangrijk dat is correct en juist verloopt.
Deze software programma's bieden snel uitkomsten wanneer verschillende teams of werknemers aan hetzelfde project werken of voor dezelfde klant aan het werk zijn. Het programma voegt de uren zelf samen en vanuit hier kan er eenvoudig worden gefactureerd naar de klant. Fouten worden hier ook sneller mee voorkomen.
Kies jij met jouw bedrijf voor een dergelijk programma? Dan is het wel verstandig dat je vooraf goed checkt of het programma waar jij in geïnteresseerd bent wel goed samenwerkt met andere programma’s binnen je bedrijf. Ook de kosten kunnen flink oplopen. Helemaal wanneer het later blijkt dat de software niet zo communiceert met andere programma’s als waar je wellicht op hoopt.
Tot slot zijn er veel applicaties waarmee je eenvoudig de gehele administratie van uren kunt bijhouden. Dit is het tijdperk van apps en voor elke medewerker zou het van toegevoegde waarde zijn wanneer zij de uren in kunnen vullen via een app.
Overweeg deze optie dan zeker voor jouw medewerkers, want zij zullen er absoluut bij mee zijn. Helemaal wanneer het gebruik van een applicatie wordt vergeleken met het gebruik van excel sheets. Het is wel zeer belangrijk om, net als bij de softwareprogramma's, goed te controleren of de apps samenwerken met andere systemen binnen je bedrijf, zodat je hier later geen problemen mee krijgt.
Er zijn nog veel meer tips die ontzettend handig zijn om toe te passen of in het achterhoofd te houden wanneer je werkt met urenregistratie.
Zorg ervoor dat alle werknemers weten hoe belangrijk de urenregistratie is. Daarnaast is het verstandig dat alle werknemers dezelfde werkwijze hanteren voor het registreren van de gewerkte uren, zodat is goed verloopt.
