Zo zorgt u ervoor dat uw debiteuren gaan betalen

Zo zorgt u ervoor dat uw debiteuren gaan betalen

Zo zorgt u ervoor dat uw debiteuren gaan betalenWanneer u een eigen onderneming hebt, zal u altijd te maken hebben met debiteuren. Debiteuren die een maandje achterlopen met betalen zijn niet zo heel erg, maar wanneer het om grotere bedragen en betalingsachterstanden gaat, wordt het wel heel vervelend. Wat kunt u doen om ervoor te zorgen dat deze debiteuren toch gaan betalen, zonder dat de goede relatie met de klant verloren gaat? In dit artikel vertellen we er meer over.

Eigenlijk begint het al voor de facturatie. Dus nog voordat een klant debiteur is geworden. Door alles zelf goed op orde te hebben, kunt u ervoor zorgen dat de klant op tijd betaalt. Dit begint bij het bijhouden van uw administratie. Zorg ervoor dat u goed weet welke klanten wel en niet betaald hebben, zodat alles inzichtelijk is en u eerder en beter actie kunt ondernemen. Maar eigenlijk begint het nog veel eerder, namelijk bij het weten met wie u zaken doet. U wilt natuurlijk alleen in zee gaan met mensen die het ook kunnen betalen en in staat zijn om de betaling te voldoen. U kunt zelf wat onderzoek doen op internet of informatie inwinnen bij de Kamer van Koophandel. Wanneer iemand niet kredietwaardig of zelfs al failliet is, wilt u daar natuurlijk liever te vroeg dan te laat achterkomen.

Structuur in het factureren

Zorg ervoor dat er structuur zit in het factureren. Stel dus altijd vooraf de betalingstermijn vast, zodat hier geen misverstanden over kunnen ontstaan. Zorg er ook altijd voor dat de betalingstermijn duidelijk in de facturen vermeld staat. Factureer daarnaast direct wanneer het kan. Hoe sneller u de factuur hebt gestuurd, des te sneller deze ook betaald gaat worden. Factureer niet meer per post, maar doe dit gewoon digitaal. Uit onderzoek blijft dat klanten betalingen gemiddeld zeven dagen eerder verrichten wanneer ze een e-factuur ontvangen dan wanneer ze een papieren factuur ontvangen. Een papieren factuur is natuurlijk sowieso langer onderweg waardoor het altijd langer duurt. Daarnaast belandt een papieren factuur vaak op de grote stapel, in tegenstelling tot een e-factuur.

Het sturen van betalingsherinneringen

Wanneer de betalingstermijn van de factuur verstreken is, is het erg belangrijk om direct een betalingsherinnering te sturen. Hierbij vallen we weer terug op het eerste puntje, een goed begin is het halve werk. Want u moet natuurlijk wel weten wanneer de betalingstermijn verstreken is, om meteen een herinnering te sturen. Het kan natuurlijk ook zo zijn dat de klant niet betaald heeft omdat deze de factuur is kwijtgeraakt. Daarom is het ook erg belangrijk om met de betalingsherinnering een kopiefactuur mee te sturen, zodat de klant deze meteen voorhanden heeft en deze niet meer opnieuw hoeft op te zoeken. Dit kost vaak te veel moeite en daarom gebeurt het “straks” wel…


Een persoonlijke betalingsherinnering

Wanneer het sturen van facturen en betalingsherinneringen allemaal niets uithaalt, is het slim om persoonlijk contact te leggen. Een e-mail kan makkelijk genegeerd worden, een telefoontje natuurlijk niet. Wanneer er opgenomen wordt, begin dan niet direct over de openstaande factuur. Maak eerst een praatje, vraag hoe de zaken gaan en of u nog wat voor hem of haar kan betekenen. Even tussendoor begint u over de openstaande factuur; “trouwens, ik zag dat je die factuur nog niet voldaan had. Is ook logisch als je het zo druk hebt”. Zo kaart u het probleem aan, wordt de klant eraan herinnerd en zal deze wellicht direct actie ondernemen. Doordat u zojuist interesse hebt getoond en een gezellig gesprek gevoerd hebt, zal de klant het u eerder “gunnen” om de factuur te voldoen, dan wanneer u belt en hier meteen over begint. Blijf subtiel maar toch doelgericht! Zo behoudt u de goede relatie met de klant, en heeft u een grote kans dat de klant de factuur toch zal voldoen.

Het inschakelen van een incassobureau

Wanneer dit allemaal niet werkt, is het tijd om hulp van een incassobureau in te schakelen. U hebt immers gewerkt voor dat geld en hebt het geld gewoon nodig! Toch zijn veel ondernemers huiverig wanneer het aankomt op het inschakelen van een incassobureau. Dat komt omdat veel bedrijven bang zijn dat dit ten koste gaat van de goede relatie met de klant; dat wilt u natuurlijk niet hebben. Heel begrijpelijk! Een goed incassobureau zorgt daar echter altijd voor. Er zijn in principe geen wettelijke regelingen die bepalen na welke termijn u een incassobureau in kan schakelen. Ook zijn hier geen minimale bedragen voor.

Hoe gaat een incassobureau te werk?

Een incassobureau gaat niet meteen dreigen met deurwaarders en faillissementen. Een incassobureau gaat in eerste instantie eigenlijk op dezelfde manier als u te werk, echter komt het vaak een stuk serieuzer over vanuit een incassobureau. In eerste instantie wordt er een minnelijk traject afgelegd. De debiteur zal schriftelijk gewaarschuwd worden dat er een incassobureau is ingeschakeld en deze wordt vervolgens om de drie dagen aangeschreven. Dit wordt vaak maximaal een maand gedaan. In de meeste gevallen wordt de debiteur hierdoor zo vaak aan de factuur herinnerd, dat deze zeker betaald wordt.

Rechtsvervolging na het minnelijke traject

Wanneer de debiteur toch niet betaalt na het minnelijke traject, is het wel belangrijk om echt serieuze acties te gaan ondernemen. Dit kan het incassobureau ook voor u doen. Hoewel de debiteur zich tijdens het minnelijke traject vaak wel realiseert dat hij of zij echt moet betalen, zijn er altijd een paar die dat toch vergeten, niet willen of niet kunnen. Dan is het tijd om over te gaan tot het juridische traject. De debiteur ontvangt dan een kennisgeving van rechtsvervolging en heeft dan nog heel even tijd om de factuur te voldoen. Wanneer dit toch gebeurt, stopt de rechtsvervolging natuurlijk ook. Gebeurt dit niet, dan volgt de dagvaarding. Een dagvaarding is een officiële, schriftelijke oproep om voor het gerecht te verschijnen. Hierin wordt vermeld waar de zaak om gaat en op welke gronden de eis berust. Deze wordt door een gerechtsdeurwaarder aan de debiteur bezorgd, zodat er geen twijfel is dat de debiteur deze ontvangen heeft. In veel gevallen zal de rechter besluiten dat het bedrag alsnog betaald moet worden, vaak met de kosten voor het incassobureau en de rechtszaak erbij. Let hierbij wel op dat u in zee gaat met een incassobureau dat ook werkt op no win no fee basis, zodat u nooit aan extra kosten verbonden zit. Dit zorgt ervoor dat u als crediteur geen extra kosten heeft aan het innen van het geld waar u in eerste instantie al recht op had. Gelukkig hoeft het zelden zo vaak te komen, en kunt u dus ook met het inschakelen van een incassobureau uw geld innen en de goede relatie met de klant houden.






                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                   

Auteur: Thijsber
Aantal keer gelezen: 166x
Toegevoegd: 21-12-2018 12:26
Gewijzigd: 22-12-2018 16:11

Relevante links

Categorieën

Er zijn reeds 2489 artikelen toegevoegd op deze website.
De copyrights van infobron.nl zijn van toepassing!