We werken in deze corona crisis massaal thuis: in een kwart van alle bedrijven werkt bijna al het personeel vanuit huis, blijkt uit onderzoek. Hoewel dit thuiswerken minpunten kent, heeft het zeker ook pluspunten. De verwachting is dan ook thuiswerken een trend zal worden – de werkplek van de toekomst moet het immers doen met minder personeel over de vloer. Ondernemers en leidinggevenden lopen met het thuiswerken wel tegen nieuwe uitdagingen aan. Want hoe zit het met de productiviteit? Is die hoger of lager? Om maximale controle te houden over alle KPI’s van het bedrijf en de medewerkers zal je gebruik moeten maken van BI-tools, want behoorlijk wat bedrijven tasten nu nog in het donker. Wil het thuiswerken blijvend succesvol zijn, dan is het een voorwaarde dat organisaties goed zicht hebben op de KPI’s en resultaten. Op de markt zijn hiervoor meerdere tools, zogenaamde BI-tools. Deze tools geven inzicht en helpen je KPI’s te monitoren in een KPI Dashboard waar alle waardevolle informatie overzichtelijk zal worden vertoond.
Een term die we in de zakelijke wereld van vandaag de dag veel tegenkomen is business intelligence. Wat betekent het precies? Bij business intelligence, of in het kort BI, draait het allemaal om de bestaande data binnen een bedrijf. Deze data is immers waardevol; het is kennis waarmee zakelijke beslissingen kunnen worden genomen. Business intelligence is dan ook benaming voor het proces van het verzamelen en omzetten van data. Alles om verbanden te zien, ontwikkelingen te volgen en trends te ontdekken. Met de inzichten die een ondernemer op deze manier ontdekt, kan hij betere beslissingen nemen om slimmer te werken en concurrenten een stap voor te zijn. Een voorbeeld. Stel, je hebt een online winkel. Dan beschik je over tonnen aan data waar je misschien niets mee doet. Denk aan cijfers over het magazijn (voorraad), de online winkel (bestellingen, bezoekers) en marketing (nieuwsbrief, social media). Laat je hier business intelligence op los, dan wordt de data verzameld en krijg je alle informatie overzichtelijk gepresenteerd. En dus kan je heel snel zien welke ontwikkelingen er zich voor doen – en daarop inspringen.
Business intelligence verzamelt dus de data van allemaal verschillende bronnen. Een website kan een bron zijn, maar ook een socialmediapagina of nieuwsbriefplatform. De data van deze bronnen wordt omgezet naar gegevens die uniform zijn en met elkaar vergeleken kunnen worden. Deze informatie wordt vervolgens gepresenteerd in een kpi dashboard. Het meeste werk rondom business intelligence gebeurt achter de schermen – het is niet zichtbaar. Wat wél zichtbaar is, is het eindproduct: het dashboard. Hierop wordt alle informatie gepresenteerd in duidelijke visuals. Een marketingmanager of leidinggevende kan in een dashboard gemakkelijk allerlei verschillende parameters tegen elkaar af te zetten.
Welke BI-tool het beste bij een bedrijf past, dat hangt erg af van de organisatie. Hoeveel data kennis is er aanwezig? Hoeveel gebruikers gaan de tool gebruiken? Heeft een organisatie ingewikkelde datastromen? Een eigen ICT-afdeling? Als deze laatste twee van toepassing zijn, gaat de voorkeur misschien uit naar Tableau en Qlik. Maar gaat het om een wat kleinere organisatie of relatief eenvoudige datastromen, dan zal Power BI de voorkeur hebben – vooral vanwege het feit dat deze tool vriendelijk is qua gebruik en prijs. Maar het kan ook dat de ontwikkelaar waarmee de organisatie samenwerkt, een sterke voorkeur heeft. Hoe dan ook, is nu hét moment om als bedrijf te investeren in business intelligence. Zo stoom je je bedrijf klaar voor de anderhalve meter samenleving en kan je de resultaten monitoren – op afstand en in realtime. Hieronder vergelijken we drie BI-tools die door onderzoeksbureau Gartner als marktleiders worden aangestipt.
Power BI is de BI-tool van Microsoft. Voordeel is dat deze tool qua look en feel erg lijkt op Office. De gevorderde Excel-gebruiker kan er dus mee uit de voeten. Tel daar de lagere prijs en de uitgebreide mogelijkheden bij op – en je hebt een toegankelijke BI-tool voor kleine én grote organisaties.
Eigenschappen van Power BI
lage instap prijs
gebruiksvriendelijk
aansluiten op verschillende databronnen
makkelijk data delen
Office-integratie
regelmatig nieuwe updates
actieve community
gratis desktop-versie (gratis), pro-versie vanaf $9,99 per maand
Tableau is een BI-tool met een duidelijk doel voor ogen: data begrijpelijk maken. En dus focust deze tool zich op de user experience en het visuele aspect. De KPI Dashboards van Tableau werken intuïtief en dit maakt deze tool tot een trendsetter binnen de business intelligence. Omdat veel zaken binnen Tableau zijn geautomatiseerd, is deze tool voor een gebruiker efficiënt te raadplegen. Door de wat hogere prijs is Tableau meer geschikt voor middelgrote en grote organisaties.
Eigenschappen van Tableau
KPI Dashboards werken intuïtief en interactief
voor bijna elke databron geschikt
samenwerken; gebruikers kunnen bij een KPI Dashboard opmerkingen plaatsen
alles in de cloud, on-premise (in eigen beheer) of een combinatie hiervan
hoger prijssegment
gratis testperiode, daarna vanaf $70 per maand
De top drie van marktleiders in de wereld van business intelligence is niet compleet zonder Qlik. Deze BI-tool is wat duurder en er is specialistische data kennis nodig. Maar afgezien hiervan is Qlik een robuuste tool die vooral uitblinkt in het analytics-aspect. Al met al is deze BI-tool dus vooral interessant voor middelgrote en grote organisaties.
Eigenschappen van Qlik
voor geprogrammeerde KPI Dashboards
data inladen via script; specifieke kennis is een vereiste
eigenlijk elke databron is te koppelen
makkelijk samenwerken; met twee gebruikers hetzelfde KPI Dashboard delen
robuuste tool
gratis testperiode, daarna vanaf $30 per maand
Ondanks dat de verschillen tussen de BI-tools tegenwoordig steeds kleiner worden, is het slim om je als organisatie goed te laten informeren. Eenmaal met een tool gestart, is het (vooral budget-technisch) niet wenselijk om nog te switchen. Zelf verplaatsen we ons bij het geven van advies altijd goed in de organisatie: in hun doelen en hun uitdagingen van elke dag. Want alleen met een systeem dat hier nauw bij aansluit, kan een organisatie op de lange termijn het meeste uit business intelligence halen.
