Eigenlijk moet een medewerker in de buitendienst alles zelf bijhouden en dat kan lastig zijn. Digitaal werken is een uitkomst voor medewerkers in de buitendienst en in dit artikel zetten we de voordelen voor je op een rij.
Misschien is het meest voor de hand liggende voordeel van digitaal werken in de buitendienst, dat je via een urenregistratie app je uren bij kunt houden. Waarom dit zo een groot voordeel is noemen we hieronder voor je op:
Urenregistratie alleen heeft dus al veel effect op het werk van een medewerker in de buitendienst. Je hebt namelijk weinig contact met je collega’s of leidinggevenden op het fysieke kantoor waardoor er veelal miscommunicatie bestaat over de urenregistratie en gewerkte uren. Op deze manier is heel precies te bepalen hoe veel je hebt gewerkt. Ook wanneer je telkens een kwartiertje extra hebt gewerkt zou dit zonder urenregistratie app vaak niet meegerekend worden, maar met app wel. Je geeft het gewoon telkens aan in de app en samen tellen die kwartiertjes op tot meer gewerkte uren. Daardoor krijg jij je verdiende loon, daadwerkelijk uitbetaald.
De andere kant op werkt een urenregistratie app ook voordelig. Wanneer je ondernemer bent en medewerkers in de buitendienst hebt is het lastig inzicht te krijgen in de werkwijze van de werknemer. Door de urenregistratie app te gebruiken weet je precies wanneer er waaraan gewerkt is. Dat zorgt voor betere communicatie tussen beide partijen. Wanneer een medewerker bijvoorbeeld drie uur bij een potentiele klant is geweest, maar geen deal heeft gesloten kun je eens vragen wat er is gebeurd. Daarnaast hoef je dankzij een urenregistratie app niet te wachten op een mailtje waarin de gewerkte uren staan vermeld. Je kan in de app precies zien hoeveel gewerkte uren er uitbetaald moeten worden. Dat scheelt een hoop werk en geregel.
Met een werkbonapp is het gemakkelijk je bonnen te declareren. Als medewerker in de buitendienst is het door gebrek aan communicatie vaak zo dat lunch, benzine, et cetera niet uitgekeerd worden. Wanneer je bijvoorbeeld een maand niet op het kantoor bent geweest, heb je meestal niet alle bonnen van de gehele maand bewaard, terwijl je het geld van door jou betaalde spullen wel terug zou moeten krijgen.
Een andere vorm van werkbonnen is wanneer een monteur bijvoorbeeld opschrijft wat er moet gebeuren aan een auto en wat dat gaat kosten. Dat wordt doorgestuurd of doorgegeven, maar vaak kost het enorm veel moeite om te ontcijferen wat er op de bon geschreven is. Wanneer dit niet lukt moet er over en weer gebeld worden en duurt het soms lang voordat bedragen gefactureerd kunnen worden. Door een digitale werkbon app is er direct inzicht in alle aspecten van de factuur. Andere redenen om met digitale werkbonnen te werken zijn:
Al met al zorgt een digitale werkbon app ervoor dat het factureren sneller verloopt. Dat scheelt een hoop werk en ook kosten. Communicatie speelt hier ook een belangrijke rol aangezien het erg duidelijk is wat er verwacht wordt tijdens het invullen van een vast format. Daarnaast geeft de mogelijkheid om foto’s en video’s toe te voegen meer inzicht in de werkzaamheden. Iedereen weet zo waar hij aan toe is.
Eerder werd al gesproken over het gebrek aan contact tussen een medewerker in de buitendienst en medewerkers op het kantoor. Zeker de planning kan veel onduidelijkheden en miscommunicatie veroorzaken tussen beide partijen. Een medewerker in de buitendienst heeft vaak wijzigingen in zijn planning en deze verandert daardoor geregeld. Wanneer een medewerker bijvoorbeeld naar een bedrijf gaat om daar een product of dienst aan te bieden, is het moeilijk te voorspellen hoe lang hij daar zal blijven. Het uiteindelijke doel is verkopen, waardoor hij beter een half uur of een uur langer kan blijven dan weggaan zonder resultaat. Op die manier gebeurt het vaak dat afspraken verzet worden en de planning dus wijzigt.
Het is lastig als medewerker in de buitendienst wanneer je telkens moet bellen als er iets verandert in de planning en voor de werkgever is het eveneens niet haalbaar om dit bij te houden. Zeker niet wanneer er meerdere buitendienst medewerkers werkzaam zijn bij een organisatie. Dan zou je de hele dag aan de telefoon hangen, waar simpelweg geen tijd voor is.
Door een digitaal planbord bij te houden is het voor iedereen duidelijk wat de werkzaamheden zijn die uitgevoerd worden, en zijn uitgevoerd. In een digitaal planbord kan namelijk het gehele bestand aan werknemers op een bord getoond worden. Dan zet je bijvoorbeeld als werkgever een taak in het planbord en kun je hier een werknemer aan verbinden. Wanneer jouw onderneming een flexibelere werksfeer heeft, kun je taken op het bord zetten en je werknemers zelf laten kiezen wie welke taken oppakt. Het is in ieder geval een groot voordeel dat iedereen op de hoogte is van elkaars werkzaamheden en dat het bord continu veranderd kan worden. Wanneer een medewerker het bijvoorbeeld niet redt om een bepaalde klus af te ronden doordat er iets uitloopt, kunnen andere medewerkers dit gemakkelijk zien en zo kan er snel een oplossing gevonden worden.
Een groeiende trend is maatschappelijk verantwoord ondernemen. Consumenten vinden het steeds belangrijker dat zij bij een bedrijf afnemen dat duurzaam bezig is. Door digitaal te werken spaar je een hoop papier.
Naast papier hoeft er ook minder naar het kantoor gereden te worden door de werknemer in de buitendienst. De communicatie kan nu namelijk zonder problemen digitaal geregeld worden. Dat is erg positief voor je imago en zorgt ervoor dat potentiële klanten eerder voor jouw bedrijf kiezen dan voor de concurrent. Zeker aangezien MVO een groeiende trend is, is het interessant voor ondernemers om hier zo veel mogelijk mee bezig te zijn.
Waar het uiteindelijk op neer komt is dat het werk van een medewerker in de buitendienst veel overzichtelijker wordt door digitaal te werken. Vooral wanneer alle aspecten gebundeld worden in een app, wordt de communicatie tussen medewerker en werkgever beter. Het is vele malen gemakkelijker om inzicht te krijgen in de gewerkte uren, de afgeronde taken, de werkwijze en facturen. Daarnaast vult iedereen documenten op dezelfde manier in omdat er een format is opgesteld. Op die manier verloopt het werk en de communicatie soepeler, wat uiteindelijk enorm veel geld scheelt. Ook kom je als bedrijf professioneler over en dat zorgt voor betere recensies en eventueel meer klanten. Natuurlijk is het voor de onderlinge sfeer tussen collega’s ook fijn als er duidelijke communicatie heerst en dit zal eveneens de kwaliteit van het werk beïnvloeden. Collega’s zijn dan bijvoorbeeld eerder geneigd elkaar te helpen. Alleen maar voordelen dus, van zo’n app die alles bijhoudt.
