Vergaderen hoe doe je dat ?

Vergaderen is voor velen een gewoonte, maar anderen zien er als een berg tegen op. Sommigen krijgen een hekel aan vergaderen, omdat er te lang of te vaak wordt vergaderd zonder resultaten. Om vergaderingen effectief en efficiënt te maken, is het belangrijk dat iedereen zich voorbereidt en weet wat ze voor, tijdens en na de vergadering moeten doen. In dit artikel lees je hoe je een vergadering goed kunt laten verlopen.

Voorzitter

Vóór de vergadering
Het is belangrijk dat je de vergadering als voorzitter goed voorbereidt. Als voorzitter moet je weten wie er aan de vergadering deelnemen, en in welke rol en functie zij in de vergadering zitten. Zo kun je jezelf voorbereiden op de inspraak tijdens de vergadering, met name als er tegenstrijdige belangen in het spel zijn. De deelnemers mogen ook stukken insturen die tijdens de vergadering aan de orde moeten komen. Als voorzitter lees je deze stukken door en bedenk je welke stukken meer tijd vragen. De voorzitter beslist daarna welke stukken er op de agenda geplaatst gaan worden.
Tijdens de voorbereiding stelt de voorzitter de agenda op van de vergadering, zodat er een globale inhoud en structuur van de vergadering ontstaat. Deze agenda moet op tijd verstuurd worden naar alle deelnemers, met de uitnodiging met datum, plaats en tijdstip van de vergadering. Vaak is er een vaste volgorde van de agendapunten met daartussen de wisselende agendapunten:

Agenda

1. opening en vaststelling agenda
2. verslag vorige vergadering
3. ingekomen stukken
4. mededelingen
5. ...
6. ...
7. Wat verder ter tafel komt (afgekort als: W.v.t.t.k.)
8. Rondvraag
9. Sluiting

Als voorzitter heb je veel invloed op de wijze waarop de wisselende agendapunten besproken worden. Om de besprekingen goed te laten verlopen, is het makkelijker om een besprekingsschema te maken. In dit schema geef je in het kort aan hoe je de bespreking gaat inleiden, wie je het woord gaat geven, of er bepaalde stukken uitgedeeld moeten worden en welke tijd er uitgetrokken wordt voor de bespreking. Op deze manier ben je als voorzitter goed voorbereidt op de vergadering.

Tijdens de vergadering
De voorzitter opent de vergadering en besteedt aandacht aan 2 punten, namelijk welkom aan de deelnemers en de agenda vaststellen. Welkom heten is een vriendelijk blijk voor de komst van de deelnemers. Je moet als voorzitter aangeven wie er afwezig zijn, en je stelt nieuwe deelnemers/gasten even kort voor. Daarna vraag je aan de deelnemers of ze akkoord gaan met de agenda. Hierdoor voorkom je dat de deelnemers later van de agenda gaan afwijken. Eventueel kun je de agendapunten toelichten en een tijdsschema presenteren, om nog meer orde te scheppen tijdens de vergadering.
Als voorzitter ben je verantwoordelijk voor het gestructureerd te laten verlopen van de vergadering. Daarom moet je de besprekingen kort inleiden: waar gaat het precies om en hoe pakken we het aan? Je moet zorgen dat er structuur blijft en dat ideeën en commentaren worden geïnventariseerd en geordend. Daarna is het belangrijk om de structuur van de bespreking vast te houden. Dit doe je op de volgende wijze: de woordenbrij van deelnemers verhelderen,  afdwalingen bijsturen en voorbarige opmerkingen bijsturen.
Als voorzitter moet je ook de meningsverschillen hanteren. Het is niet de bedoeling dat je discussies afkapt, maar je kunt bijvoorbeeld gespreksronden houden. Zo krijgt iedere deelnemer de kans om standpunten en argumenten te geven en om op anderen te reageren. Je moet proberen om tot een compromis te komen. Dit vraagt wel deskundigheid, inventiviteit, inlevingsvermogen en een dosis vertrouwen van de partijen om een voorstel goed te formuleren waar iedereen mee instemt.
Een belangrijke taak van de voorzitter is het zorgen voor een goede sfeer. Soms loopt een discussie vast en durven deelnemers niet te reageren. Het is dan jouw taak om de discussie weer aan te zwengelen. Bij onderhuidse conflicten moet de voorzitter proberen om deze boven tafel te krijgen. Dit kan je doen op 2 manieren, namelijk door je eigen gevoelens te uiten en door te reageren op het relationele aspect van de uitingen.
Als de deelnemers zich niet serieus gedragen tijdens de vergadering, dan moet je als voorzitter er voor zorgen dat er weer aandacht is voor de discussie. Dit kun je doen door een korte pauze in te lassen of gewoon vragen om aandacht. Je kunt de deelnemers motiveren door te wijzen op het belang van de vergadering. Ook kun je je onvrede uitspreken over de ontstane sfeer. Werkt dit niet, dan kun je het onderwerp samenvatten en overgaan naar het volgende punt van de agenda.

Na de vergadering
Als voorzitter controleer je het gemaakte verslag dat de notulist van de vergadering gemaakt heeft. Het is handiger om het verslag te controleren voordat het naar de overige deelnemers gestuurd wordt. Zo worden eventuele misverstanden en ergernissen voorkomen over bepaalde passages in het verslag. Daarna moet je als voorzitter controleren of het verslag op tijd verzonden wordt naar alle deelnemers.
Voor de volgende vergadering controleer je als voorzitter of alle gemaakte afspraken zijn nagekomen. Is dit niet het geval, dan kun je hier op terugkomen tijdens de volgende vergadering.

Notulist

Vóór de vergadering
Door je als notulist goed voor te bereiden op de vergadering, kun je de taken tijdens de vergadering verlichten. Er zijn een aantal vragen die belangrijk zijn bij de voorbereiding van de vergadering:

• Welk type verslag is gewenst?  Voor een besluitenlijst zijn minder aantekeningen nodig dan voor een uitgebreid verslag.
• Wie nemen deel aan de vergadering?  Ben je als notulist niet bekend met de deelnemers, dan moet je een plattegrond of naambordjes maken. Je kunt er ook voor kiezen om een voorstelronde te houden. Denk ook aan een lijst met (e-mail)adressen van de deelnemers, zodat je het verslag naar iedere deelnemer kan sturen.
• Wat worden de belangrijkste punten van de vergadering?  Zorg dat je voor de vergadering weet waarover gesproken wordt, wat het doel is van de bespreking en hoe het zal gaan verlopen. Zorg dat je voor de vergadering dus de agenda en de bijbehorende stukken doorgelezen hebt. Het is ook handig om hierover met de voorzitter te spreken.
• Welke gegevens moeten worden vermeld?  Vraag na of er een lijst van aan- en afwezigen moet komen, met of zonder reden van afwezigheid. Vraag ook of het waar, wanneer en hoelaat van de vergadering vermeld moet worden in de kop van de notulen.

Tijdens de vergadering
Het is lastig voor de notulist om de vergadering goed te kunnen volgen. Daarom is het belangrijk dat je rekening houdt met bepaalde dingen:

• Zorg dat je een goede plaats hebt, zodat je iedereen kunt zien en verstaan.
• Als je iets niet hebt verstaan, mag je hier naar vragen. Hierbij heb je recht op medewerking van de voorzitter.
• Zorg er voor dat je tijdens de vergadering geen andere taken hebt dan notuleren.

Na de vergadering
Het is handig om zo snel mogelijk na de vergadering de aantekeningen uit te werken, omdat de bespreking nog vers in het geheugen zit. Stel jezelf weer een aantal vragen:

• Staat de informatie die bij elkaar hoort bij elkaar? De indeling van de notulen gaat per agendapunt.
• Moet er nog informatie worden toegevoegd? Is dat het geval, dan kun je deze informatie nog navragen bij de betreffende personen.
• Kan er informatie weg? Tijdens de vergadering heb je een selectie gemaakt, maar achteraf kun je kijken of er nog meer informatie geschrapt kan worden.

Deelnemers

Vóór de vergadering
De deelnemers moeten zich ook voorbereiden op de vergadering. Als deelnemer doe je dit door de agenda door te nemen. Kijk welke onderwerpen op de agenda staan en ga na of je nog bepaalde onderwerpen mist.
Ook moet je jezelf oriënteren op de wisselende agendapunten. Lees de stukken grondig door en denk na over je standpunt. Bedenk een aantal argumenten bij het standpunt, zodat je jezelf kunt onderbouwen tijdens de bespreking. Denk na over tegenargumenten en bedenk wat je tegenreactie zou kunnen zijn. Ga op zoek naar informatie die u nodig denkt te hebben tijdens de vergadering.

Tijdens de vergadering
Als deelnemer moet je meewerken aan de structuur van de vergadering. Wees als deelnemer duidelijk in uw bijdrage van de bespreking. Geef aan op wie je reageert, vat samen, geef aan hoe je de bijdrage bedoelt en licht toe.
Als deelnemer is het ook belangrijk dat je bijdraagt aan een goede sfeer. Heb voldoende aandacht voor de bespreking. Draag informatie en argumenten aan bij de discussies. Op deze manier wordt de vergadering effectief en efficiënt.

Na de vergadering
Deelnemers moeten na de vergadering de notulen controleren. Als je het niet eens bent met het gemaakte verslag, dan kun je tijdens de volgende vergadering een wijzigingsvoorstel indienen tijdens het agendapunt ‘notulen vorige vergadering’. De afspraken die in de vergadering gemaakt zijn, moeten nagekomen worden. Dit moet je in de volgende vergadering kunnen aantonen, dus het is handig om jezelf hierop voor te bereiden.