Maak de brief niet te lang, maar ook niet te kort. De juist indeling gebruiken en kijken of de spelling kloppend is. Vaak bent u niet tevreden met de eerst geschreven brief, maar dat geeft niet. Zeker als het voor de eerste keer is, is het moeilijk. Het is beter om hiervoor ruim de tijd te nemen, zodat er een goede brief opgesteld wordt. In dit artikel staat waar u op kan letten, zodat u wat houvast heeft.
Bij het schrijven van een zakelijke brief is het van belang dat het bedrijf u serieus neemt en dat u professioneel overkomt. Daarom is het slim om de brief eerst op een klad te schrijven. Begin met het opschrijven van de kernpunten, probeer alvast zo formeel mogelijk te zijn in de brief. Als u klaar bent, dan begint u opnieuw en schrijft u de kladversie over met korte en duidelijke zinnen, wees concreet. Een goede brief moet een duidelijk indeling hebben:
Als u de brief klaar hebt, controleer hem dan nog een keer. De aanhef is erg belangrijk en kijk of de hele brief in de u-vorm staat. Bij het solliciteren wordt meestal verwezen naar een document zoals een CV of andere bijlages. Controleer of deze bijlagen zijn toegevoegd. Zorg voor een positieve toon in de brief en probeer gemotiveerd en besluitvaardig over te komen. Hierdoor heeft de werkgever een beter gevoel tijdens het lezen van de brief en zal hij u eerder benaderen. Houd de brief kort en krachtig met maximaal 1 A4 en zorg voor duidelijk verschil tussen de alinea’s met witregels. Is het langer dan 1 pagina en solliciteert u in het Engels, dan is het van belang, naast het paginanummer, ook de geadresseerde en de datum te noemen op elke bladzijde. Maar eigenlijk is het niet de bedoeling dat de brief langer is dan één pagina. Voorkom herhalingen en te veel bijvoeglijke naamwoorden. Voorkom verkeerde woordkeuze, grammaticale fouten en spelfouten. Dergelijke fouten zijn vaak fataal voor een succesvolle sollicitatie. Laat de brief nog een keer door een aantal andere mensen lezen!
Bij het schrijven van een zakelijke brief, begint u met het adres van uzelf aan de linkerkant, daarna de datum van het schrijven van de brief en vervolgens het adres van de geadresseerde. In Nederland schrijven we alles volledig. Bijvoorbeeld ‘Moordrecht, 11 december 2018’. Het adres van de geadresseerde moet hetzelfde zijn als op de envelop. Vergeet niet de naam van de organisatie te noemen, de eventuele afdeling en verwijs daarna naar de aangesproken werkgever met t.a.v. Dhr. of mevrouw. Dit is netter dan alleen ‘de heer’ of ‘mevrouw’. Als je een brief naar een particulier stuurt is alleen een naam, adres en postcode voldoende. Benoem in andere gevallen de naam van het bedrijf, een telefoonnummer of e-mailadres. En er kan ook een bedrijfslogo toe worden gevoegd. Als laatste het land niet te vergeten, als de brief voor het buitenland is bedoeld.
In iedere sollicitatie- of motivatiebrief moet het AIDA-model terug te vinden zijn, een goed hulpmiddel. AIDA staat voor: Aandacht trekken, Interesse wekken, Desire(Verlangen) oproepen en Aanzetten tot actie. Het is een manier om uzelf te verkopen. Daarnaast is een verzorgde brief noodzakelijk. Een niet goed uitziende brief wordt vaak direct gedumpt in de vuilnisbak, ook al is de inhoud van goede kwaliteit. De eerste indruk laat zien hoe uw instelling is en hoe erg u uw best doet voor de baan. Noem vervolgens in de kern van de sollicitatie een aantal competenties. Gebruik desnoods Google om een aantal passende en krachtige woorden te kiezen, welke matchen en opvallen voor de specifieke vacature. Ze moeten niet alleen bij de baan passen, maar ook bij uw eigen karakter/profiel. Ze kijken vaak de kat uit de boom of het wel klopt wat u zegt. Bedenk dat iedere sollicitant hen probeert te overtuigen om in het bedrijf te komen. De competenties zijn de bouwstenen van succesvol gedrag, dus ook het succes van het bedrijf. Bijvoorbeeld extern zie je het gedrag, maar intern de competenties, dus de eigenschappen van het gedrag.
Houdt de werkgever geprikkeld tijdens het lezen, schrijf dus iets over relevante ervaringen en/of kennis. Geef de beste en meest relevante ervaring weer. Vertel niet wat u zeggen wil, maar wat de lezer waarschijnlijk wil horen. Maak een selectie daaruit, maar kom snel tot de kern van de zaak. Probeer kort en krachtig te omschrijven waarom de vacature u aanspreekt en wat uw sterke punten zijn voor deze baan. Geef indien mogelijk één relevante ervaring aan, leg daarbij uit wat u doet en wat u heeft gedaan. Bedenk dat een recruiter niet alles weet. Wat voor u vanzelfsprekend lijkt, is voor de personeelsfunctionaris misschien wel helemaal nieuw. Alleen je functie vermelden is dus niet voldoende. Geef toelichting en verwijs naar uw CV. In de brief motiveert u wat u voor de organisatie kunt betekenen om interesse te opwekken. Dit kunt u bereiken door uw kwaliteiten en uw motivatie duidelijk over te brengen.
Om uw positie op de buitenlandse markt te versterken, is het goed om te weten dat elk land zijn karakteristieke kanten heeft als het aankomt op solliciteren. Indien u gaat solliciteren in het buitenland of bij een internationaal bedrijf, kunt u vragen een brief of een CV in een andere taal op te maken bij bijvoorbeeld een Engels vertaalbureau. Het vertaalbureau geeft tips, adviezen en meer rondom cv-vertaling naar het Engels. Andere veelgebruikte vertalingen vanuit het Nederland zijn: Duits, Frans en Spaans. Ieder land heeft zijn standaarden, etiketten, cultuur en gebruiken. Via een vertaalservicebureau kunt u uw CV en motivatiebrief professioneel laten vertalen, letterlijk en correct volgens de juiste internationale criteria. De meeste vertaalbureaus vertalen ook regulier vertaalwerk(zoals websites, brochures etc.), maar ze beschikken dus ook over aparte specialisatie voor alle communicatie die te maken heeft met het sollicitatieproces. Uw brief wordt op het hoogste niveau vertaald en het corrigeren van brieven en cv’s is tevens mogelijk. Ze werken aan het vertalen van Curriculum Vitae, sollicitatiebrieven, motivatiebrieven, diploma’s, sollicitatie e-mails en andere documenten.
