Zoals je ongetwijfeld zult weten wordt PowerPoint gebruikt voor het maken van presentatie. In totaal maken wereldwijd 500 miljoen gebruikers dagelijks 30 miljoen PowerPoint presentaties. Hoewel deze cijfers een inschatting zijn geeft het wel aan hoe belangrijk PowerPoint voor veel mensen is.
De eerste versie van PowerPoint werd in 1987 door het bedrijf Forethought op de markt gebracht. Dit bedrijf deed dit toendertijd in opdracht van Apple. Een jaar later werd Forethought echter gekocht door Microsoft en sindsdien zijn zij de eigenaar gebleven.
Sinds de eerste lancering van PowerPoint zijn er nog 11 nieuwe versies op de markt gekomen. De laatste versie van dit presentatieprogramma maakt onderdeel uit van het Office 365 pakket. Doordat Office 365 een cloudoplossing is kun je vanaf elke device gebruik maken van PowerPoint. Erg handig als je vlak voor je presentatie nog even je PowerPoint presentatie wilt checken.
Veel mensen zien PowerPoint als een programma waar je amateuristische presentatie mee maakt. Toch zijn er mensen die ontzettend mooie dingen kunnen maken met behulp van PowerPoint. Een logische vraag die nu bij je kan oprijzen is: hoe kan dit? Hoe kan het dat de presentaties die ik maak amateuristisch overkomen terwijl er ook mensen zijn die met precies hetzelfde programma een ‘kunstwerkje’ kunnen maken?
Het antwoord op deze vraag is eenvoudig. PowerPoint kun je namelijk zien als een soort gereedschapskist. Het is aan de ‘bouwer’ van de PowerPoint presentatie welk gereedschap hij gebruikt voor het maken van zijn PowerPoint presentatie. Als je weet welk gereedschap je moet gebruiken wordt het een stuk eenvoudiger om een mooie PowerPoint presentatie te maken.
Nu je weet dat PowerPoint een soort gereedschapskist is, is het natuurlijk handig om te weten hoe je het programma op een professionele manier gebruikt.
Allereerst is het goed om te bedenken dat een mooie PowerPoint presentatie niet het doel is. Het is een middel dat je kan helpen met het neerzetten van een goede presentatie. Zorg er daarom voor dat je, voordat je begint met het maken van een PowerPoint presentatie, bedenkt wat je precies wilt bereiken met je presentatie. Bedenk hierna de tekst waarmee je dit doel wilt bereiken en maak als laatste een PowerPoint presentatie die dit verhaal ondersteunt.
Als je weet wat je wilt bereiken en hoe je dit wilt doen is het tijd om te beginnen met het maken van de PowerPoint presentatie. Je kunt dit grofweg op drie manieren doen: uit de losse pols, met behulp van een template van PowerPoint of met behulp van een eigen template.
Als je er voor kiest om de PowerPoint presentatie uit de losse pols te maken ben je waarschijnlijk erg lang bezig. Foto’s, de grote van de tekst, animaties, achtergronden, alles moet worden ingesteld.
Het zou veel makkelijker zijn als deze dingen die je altijd moet instellen al ingesteld zijn. Gelukkig bestaan er templates die je hiermee kunnen helpen.
Om de vormgeving van je PowerPoint presentatie te vereenvoudigen bestaan er PowerPoint templates, ook wel PowerPoint sjablonen genoemd. Dit is een ontwerpschema die je in feite alleen nog maar hoeft in te vullen met je tekst.
Er bestaan twee soorten sjablonen: de standaard sjablonen van het programma en eventueel zelf gemaakte sjablonen. Het voordeel van een zelf gemaakte (of door een ander voor jou ontwikkelde) template is de uniciteit van de PowerPoint presentatie. Je PowerPoint presentatie is in dit geval dus echt uniek, er bestaat geen tweede van op de wereld. Dit in tegenstelling tot wanneer je een template van PowerPoint gebruikt, dan weet je zeker dat duizenden mensen je template vóór jou gebruikt hebben.
Een ander voordeel van een eigen template is de vormgeving. Als je bedrijf een eigen PowerPoint sjabloon heeft kun je de huisstijl van het bedrijf verwerken in de sjabloon. Zodoende vormen de PowerPoint presentatie en de vormgeving van het pand, het logo, de bedrijfskleding etc. een mooi geheel.
Als je de vormgevingstemplate van je PowerPoint presentatie op orde hebt is het tijd om je tekst op een goede manier in je PowerPoint presentatie te verwerken.
Zorg er allereerst voor dat je niet te veel informatie op een slide verwerkt. Hierdoor zal de aandacht van je luisteraars op de PowerPoint presentatie gericht zijn in plaats van op jou. Veel tekst op een slide zorgt ervoor dat luisteraars gaan lezen in plaats van luisteren en dat is nou precies niet wat je wilt.
Om dit te voorkomen zet u enkel een paar steekwoorden in de PowerPoint presentatie. Zodat de luisteraars je verhaal kunnen volgen aan de hand van de getoonde steekwoorden. Let er echter wel op dat je deze steekwoorden niet als spiekbrief gebruikt, want dat komt de kwaliteit van de presentatie niet ten goede. Als je spiekbrief in je rug hangt in plaats van voor je ligt ben je verplicht om eens in de zoveel tijd je rug richting het publiek te draaien en hiermee verlies je de aandacht.
Mensen zijn visueel ingestelde wezens. Met dit als gegeven is het natuurlijk verstandig om daar gebruik van te maken. Verwerk daarom beelden in de PowerPoint presentatie die je verhaal ondersteunen. Let er wel op dat de afbeeldingen die je in de PowerPoint presentatie verwerkt écht verhaal ondersteunend zijn. Hiervoor geldt namelijk hetzelfde als voor tekst: te veel zorgt ervoor dat het publiek gaat lezen/kijken in plaats van luisteren.
Om onverklaarbare redenen passen veel mensen animaties toe aan hun PowerPoint presentatie. Doe dit vooral niet! Het publiek raakt er door afgeleid en je bent de aandacht kwijt. En bovendien oogt het zeer onprofessioneel als je elke nieuwe slide met een animatie laat binnenkomen. Beperk het gebruik van animaties dus tot minimaal zodat de aandacht naar jou uitgaat in plaats van naar je PowerPoint presentatie.
Zoals je hebt kunnen lezen is PowerPoint een soort gereedschapskist. De kwaliteit van de PowerPoint presentatie ligt dus helemaal aan de maker. Toch hoef je geen PowerPointexpert te zijn om een goede, mooie en functionele PowerPoint presentatie in elkaar te zetten. Als je de tips volgt uit de voorgaande alinea’s kun je in ieder geval een heel eind komen.
Verder is de manier waarop je presenteert belangrijker dan de kwaliteit van de PowerPoint presentatie. Focus dus niet te veel op die PowerPoint maar werk eerst aan je eigen verhaal. Als je over een goed verhaal en een functionele PowerPoint presentatie beschikt denk ik zeker dat een PowerPoint presentatie een goede presentatietool is.
