Maar ook voor andere redenen kun je de klantenservice bellen, bijvoorbeeld als je vragen hebt over je energierekening of als je een abonnement wilt opzeggen. Het bellen van een klantenservice leidt echter vaak tot irritaties. Omdat dit niet altijd nodig is, geven we je graag een aantal tips om het bellen van een klantenservice soepeler te laten verlopen en irritaties te voorkomen.
Een van de grootste ergernissen bij het bellen van een klantenservice is het in de wachtrij sta. Niet alleen is dit zonde je tijd, vaak krijg je ook nog eens een bandje te horen met vervelende muziek of wordt hetzelfde liedje steeds weer opnieuw afgespeeld. In het ergste geval word je zelfs helemaal niet in de wacht gezet en wordt de verbinding op drukke momenten gewoon verbroken. Deze ergernissen kunnen je omzeilen door op een rustig moment naar de klantenservice te bellen. Maar wanneer is het nu een goed moment om te bellen? Natuurlijk weet je het nooit zeker, maar er zijn een aantal momenten waarop het juist drukker is dan normaal en dus is het raadzaam om dan juist niet te bellen. Als je kijkt naar de dagen van de week, dan is de maandag altijd een drukke dag bij de klantenservice. Dit komt omdat veel klantenservices tijdens het weekend gesloten zijn. Bovendien hebben mensen in het weekend meer tijd om dingen uit te zoeken bijvoorbeeld de energierekening te bekijken of kleding te passen. Maandag is daarom een van de drukste dagen en je kunt beter voor een andere dag kiezen.
Daarnaast is het ook af te raden om rondom lunchtijd te bellen. Veel mensen gebruiken namelijk hun lunchtijd om privé klusjes af te handelen. Ook het ‘s ochtends tussen 9 en 10 is een minder gunstig moment omdat dan veel mensen bellen om meteen hun vraag af te handelen aan het begin van de ochtend. Kies daarom een moment dat het minder druk is, bijvoorbeeld aan het einde van de dag. Of als de klantenservice langer geopend is, rond het avondeten. Want in tegenstelling tot de lunchtijd is het tijdens het avondeten minder druk bij klantenservices.
Bijna altijd als je een klantenservice belt, moet je je kunnen identificeren. Vaak gaat dit aan de hand van je geboortedatum en/of adres. Maar soms heb je bijvoorbeeld ook je klantnummer nodig of factuurnummer. Zorg dus dat je deze gegevens bij de hand hebt en dat je deze niet pas hoeft op te zoeken wanneer je al iemand aan de lijn hebt. Wil je een contract gaan afsluiten? Dan moet je vaak je rekeninggegevens doorgeven. Zoek deze dus ook alvast van te voren op. Door alle belangrijke gegevens vooraf op te zoeken en bij de hand te hebben tijdens het gesprek, zorg je er niet alleen voor dat het gesprek voor jou sneller verloopt, het zorgt er ook weer voor dat andere mensen minder lang hoeven te wachten totdat zij aan de beurt zijn.
Als je na het keuzemenu en na het wachten iemand aan de lijn krijgt, dan is eindelijk het moment daar dat je je vraag kunt stellen aan de klantenservicemedewerker. Vaak heb je een makkelijke vraag, bijvoorbeeld hoe het retourproces werkt of wanneer een product weer op voorraad is. Maar het kan ook voorkomen dat je een vraag hebt die ingewikkelder is. Bijvoorbeeld als het om een technische vraag gaat – een storing bij je internet of televisie of wanneer de wasmachine niet meer werkt. Deze vragen vereisen meer voorbereiden, het is handig om even te noteren wat exact het probleem is en welke oplossingen je zelf al geprobeerd hebt. Op die manier krijgt de medewerker van de klantenservice direct een duidelijk beeld bij de situatie en kan er sneller in oplossingen gedacht worden.
Ook als je een abonnement wilt gaan opzeggen bereid dit dan goed voor. Meestal zijn klantenservicemedewerkers er namelijk in getraind om bij opzeggingen een tegenaanbod te doen. Ze mogen je dan dezelfde dienst tegen een korting aanbieden of ze proberen je een goedkopere dienst aan te bieden wanneer je een duurdere dienst opzegt. Dit kan verleidelijk overkomen en een toezegging is dan snel gedaan. Bedenk echter vooraf of je eventueel nog interesse hebt in de dienst als deze goedkoper wordt aangeboden. Zeg je de dienst alleen op omdat deze te duur is of zeg je deze op omdat je er geen gebruik van maakt? Bereid dit goed voor zodat je niet uiteindelijk toch nog aan een ongewenst contract vast zit.
Een laatste reden om een klantenservice te bellen en die een goede voorbereiding nodig heeft, is wanneer je een klacht hebt. Vaak is er bij een klacht al sprake van een negatieve emotie bij je. Echter de medewerker van de klantenservice is meestal niet betrokken bij het ontstaan van de klacht en kan je alleen helpen bij het oplossen ervan. Schrijf daarom de belangrijkste punten op een papiertje voordat je belt. Op die manier vergeet je niks en bovendien helpt het je ook om objectiever en duidelijker je verhaal te vertellen.
Om je zo goed mogelijk van dienst te zijn, werken de meeste klantenservices met een keuzemenu. Vaak is dit ook omdat medewerkers specialisaties hebben en niet alle vragen standaard kunnen beantwoorden. Zo is een vraag over een niet betaalde factuur van een hele andere aard dan een technische vraag over de aansluiting van een product. Om je bij de juiste medewerker uit te laten komen, maken veel klantenservices gebruik van een zogenaamd keuzemenu. Je krijgt hierbij eerst een aantal opties te horen en dan kies je voor de optie die het beste bij je vraag past. Vaak moet je verschillende menu’s achter elkaar doorlopen om bij de juiste afdeling uit te komen. Luister altijd aandachtig naar alle opties voordat je een keuze maakt. Het is namelijk heel erg vervelend als je een verkeerde keuze maakt en na lang wachten bij de verkeerde persoon uitkomt die je vervolgens moet gaan doorverbinden en het wachten weer van voren af aan begint.
Zoals je kunt lezen zijn er een aantal tips om het bellen van een klantenservice aangenaam te maken. Op die manier ben je minder gefrustreerd voordat je iemand aan de lijn krijgt en verloopt het gesprek prettiger, niet alleen voor jou, maar ook voor de medewerker van de klantenservice.
