Doordat klanten de factuur niet betalen kan je als ondernemer in grote problemen raken, omdat jouw kosten wel gewoon moeten worden betaald. Wat je het beste kunt doen als een klant de factuur niet wilt betalen en om te zorgen dat een factuur toch nog door de klant betaald wordt, lees je in dit artikel.
Een belangrijk punt in het innen van geld door middel van facturen die je zelf opstelt, is de precieze inhoud van de factuur. Facturen dienen aan een aantal regels te voldoen. Zo hoor je bijvoorbeeld je KvK-nummer te vermelden, evenals je btw-nummer. Ook hoort het adres van zowel de opdrachtgever als dat van jou vermeld te staan. Uiteraard geef je het bedrag weer dat betaald dient te worden. Als laatste, maar zeker van groot belang, dienen twee datums vermeld te worden. Als eerste de datum waarop je de factuur naar de klant verzend. Tevens geef je de datum van het betalingstermijn aan. Dit is de uiterlijke datum waarop het geld op je rekening mag worden gestort.
Over het algemeen wordt er gekozen voor een betalingstermijn van 30 dagen. In sommige gevallen wordt een termijn van 14 dagen gehanteerd. Dit houdt in dat het geld binnen 14 of 30 dagen na het verzenden van de factuur op je rekening binnen moet zijn. Het gaat erom dat je de betalingstermijn duidelijk aangeeft, zodat de klant direct kan zien wanneer het bedrag voldaan moet zijn. Betalingstermijnen zijn volgens de wet verplicht maximaal 30 dagen. Klanten en opdrachtgevers kunnen hierdoor niet langer wachten dan 30 dagen met het betalen van een factuur, omdat de opdrachtnemer volgens de wet altijd in zijn recht staat met betrekking tot betalingstermijnen.
Is de betalingstermijn verstreken en heb je het geld nog niet op je rekening ontvangen? Dan is de eerste stap het versturen van een betalingsherinnering. Dit is een nette brief of email, waarin je de klant eraan herinnert dat er nog een rekening open staat. Zorg dat je een vriendelijke toon behoudt. Je wilt niet dat jouw relatie met de klant negatief wordt beïnvloed doordat hij schrikt van je onaardige brief. Houd in je achterhoofd dat de klant er waarschijnlijk een goede reden voor heeft dat de rekening nog niet voldaan is, en dat de brief puur ter herinnering dient.
Wanneer je na het sturen van de eerste herinnering niets hoort van de klant, kun je opnieuw iets ondernemen. Zorg dat je de klant wel een week de tijd geeft om te reageren op jouw herinnering. Na een week kun je iets persoonlijker contact opnemen met de klant, door middel van een telefoontje. Bel de klant op, en herinner hem nogmaals vriendelijk aan de openstaande factuur. Geef hierbij aan dat je ook een betalingsherinnering hebt gestuurd via de post of via email. Probeer niet dwingend over te komen, maar wel duidelijk. Je wilt immers wel graag je geld krijgen.
Als je via de telefoon geen gehoor hebt gekregen, of als de klant de rekening wederom niet betaalt binnen de telefonisch afgesproken termijn, is het tijd om een tweede herinnering te sturen. Ook dit is een zakelijke brief of email op basis van vriendelijke toon. Je mag in deze brief echter wel wat dwingender zijn. Geef aan dat de klant de rekening nu echt moet gaan voldoen, omdat je anders genoodzaakt bent om het op een andere manier aan te pakken door middel van verdere stappen.
Incasso hulp nodig voor uw onbetaalde factuur?
incassoAls ondernemer zit u niet te wachten op klanten die uw facturen niet betalen.
En u moet er al helemaal niet aan denken dat u zelf óók betalingsproblemen krijgt door de wanbetaling van uw debiteur.
Het is dus de hoogste tijd om uw debiteur de rekening te presenteren.
Als je wederom geen geld binnenkrijgt nadat je de tweede herinnering hebt gestuurd, is de volgende stap het inschakelen van een incassobureau. Informeer je klant dat je het geld zult afdwingen via een extern bureau en dat de kosten hiervoor bij zijn factuur op zullen komen. Het is verstandig om hiervoor een no-cure-no-pay incassobureau in de arm te nemen. Dit betekent namelijk dat, mocht ook deze stap niet tot een betaling leiden, jij ook niet voor kosten van het incassobureau hoeft te betalen.
Je kunt zelf kiezen met welk incassobureau je in zee gaat. De meeste bureaus werken altijd op no-cure-no-pay basis. Het verschilt echter per bureau in welke fases van het incasseringsproces dit geldt. Sommige incassobureaus hebben dit beleid enkel voor het sturen van de waarschuwingsbrief. Wanneer er een deurwaarder op de klant af is gestuurd, kan het zijn dat ook dit niets oplevert. In dat geval gaan de kosten van deze deurwaarder soms toch naar jou. Zorg dus altijd dat je genoeg informatie int over het bureau waarmee je van plan bent te gaan samenwerken.
De allerlaatste stap is het inschakelen van de rechter. Als het incassobureau zelfs geen betaling voort weet te brengen, dan zal deze de rechter erbij halen. Het is verstandig om als zelfstandige altijd een rechtsbijstandsverzekering te hebben. Deze kun je in zulke situaties goed gebruiken, omdat de kosten van een advocaat hoog op kunnen lopen. Jouw juridisch expert of advocaat stuurt dan een dagvaarding naar de klant die niet betaalt. Hierin wordt aangegeven dat de klant voor de rechter wordt gedaagd, met daarbij de eis en onderbouwingen vermeld.
Een ander punt waar je zeker goed over na moet denken wanneer je te maken krijgt met een klant die niet betaalt, is de reden hiertoe. Wat is de reden dat de klant de factuur niet betaalt? Heeft de klant simpelweg niet genoeg geld? In dat geval zou hij een regeling kunnen treffen. Een andere mogelijkheid is dat de klant ontevreden was over het product of de dienst die jij hebt geleverd. Wellicht wil de klant hiervoor niet betalen. In dit laatste geval is het van groot belang dat je blijft communiceren met de klant. Geef hem de optie aan te geven waarom hij de factuur niet voldoet. Blijf ten alle tijden vriendelijk. Je bespreekt de financiële situatie van een persoon, en dit kan een gevoelig onderwerp zijn.
Een laatste tip, die eigenlijk van belang is aan het begin van het gehele proces. Zoek uit met wie je in zee gaat. De meeste klanten zijn te vertrouwen, maar er zijn altijd wanbetalers. En jouw factuur zal in dat geval waarschijnlijk niet de eerste zijn die niet betaald wordt. Het Bureau Krediet Registratie kan voor je uitzoeken of een klant schulden of betalingsachterstanden heeft. Controleer dit uiteraard voordat je aan de desbetreffende klant gaat leveren. Zo voorkom je veel gedoe.
