Wanneer je een surprise party gaat regelen is het belangrijk om een goed budget te hebben. Het is beter om het wat kleiner aan te pakken dan om je in de schulden te steken voor de surprise party. Het kan trouwens gewoon bij iemand thuis. Het is niet nodig om een zaaltje af te huren en om daar het feest te houden. Het is gewoon belangrijk om de ander te verrassen met het feestje.
Kijk naar het aantal gasten welke je wilt gaan uitnodigen om op zoek te gaan naar een goede locatie. Of kan het gewoon thuis, wat we net al zeiden? Het is ook belangrijk om te kijken naar het soort gasten. Zijn het meer dames dan heren? Zijn er ook kinderen bij? Kunnen de kinderen zich ook volop vermaken? Door te kijken wie je gaat uitnodigen krijg je al een idee waar je het kunt houden. Wanneer het om vijftig mensen gaat dan is het huis vaak te klein. Ga ook direct kijken wat iedereen kan bijdragen aan het budget. Wanneer iedereen een bijdrage levert dan wordt het financieel ook niet zo’n opgave voor de organisatie.
Het is nu belangrijk om op basis van het aantal en het soort gasten te kijken waar je naartoe gaat. Kun je bij iemand in huis het feest houden? In een grote tuin? Of zijn er ook betaalbare zaaltjes in de buurt? Door naar de mogelijkheden te kijken is het gemakkelijk om te kijken wat er allemaal kan. Het is ook goed om de mensen, die je gaat uitnodigen om tips te vragen. Je kunt soms op een plek komen welke zeer betaalbaar is zonder dat je het wist. Let ook op het parkeren van alle auto’s. Waar gaat men allemaal de auto parkeren?
Wanneer je naar een zaal gaat is het goed om te vragen wie voor de catering zorgt. Soms huur je puur de zaal, soms is de zaal gratis en moet je de drankjes betalen. Ook kan het zo zijn, dat je alles bij ze moet afnemen. Door hier vooraf duidelijke afspraken over te maken weet je precies waar je aan toe bent. Vraag ook om een offerte, zodat het achteraf geen verrassing is wat je moet betalen. Bepaal ook wat je gaat serveren. Wil je alleen drankjes doen? Ook hapjes erbij of een klein buffet? Het is slim om de verschillende mogelijkheden te bekijken om dan een keuze te maken. Wanneer je alles zelf moet verzorgen is het belangrijk om het aan de juiste mensen over te laten. Zorg dan voor voldoende koffie, thee en frisdrank. Zorg voor wat snacks, zoals borrelnootjes en chips. Daarnaast is het goed om ook een taart te hebben bij een verjaardag.
Het is natuurlijk goed om ook te kijken wie alles na afloop weer opruimt. Wanneer de eigenaar het moet doen van het zaaltje dan zal je er zeker extra voor moeten betalen. Je kunt ook met de organisatie afspreken, wie dat doet. Het is natuurlijk netjes om het allemaal samen te doen. Vaak is de opruimklus dan ook zo gedaan.
Het is belangrijk om de mensen die je wilt uitnodigen op tijd te informeren. Stuur drie tot vier weken van tevoren de uitnodigingen weg. Iedereen kan de dag dan afblokken in zijn agenda, voordat er wat anders komt. Mensen kunnen ook op tijd de oppas organiseren.
Wanneer het om een grote groep mensen gaat is het slim om een team te maken voor de organisatie. Het is dan mogelijk om de taken te verdelen en om de druk voor één persoon te verlagen. Zo kan een persoon de uitnodigingen doen, de ander de locatie verzorgen, dan weer iemand het eten en drinken en een andere het entertainment. Wie doet vervolgens wat op het feest zelf? Wie zorgt voor het verwelkomen van de gasten? Het inschenken van de drankjes en het schoonmaken tussendoor? Door een team te hebben, ontstaat er al zoveel voorpret. Het is ook leuk om het feest zo samen te gaan vieren.
Wanneer het een groot feest is, is het leuk om een band of DJ te hebben. Wanneer het om een wat kleinere groep gaat kun je zelf voor de muziek zorgen. Je kunt de muziek vaak afspelen via de computer. Het wordt zo een geweldig feest. Het entertainment zorgt voor de juiste stemming. Het is slim om ook vooraf af te spreken wie het woord doet.
Maak voor alles een goede planning. Door alles op te schrijven zal je niets vergeten. Het is prettig om zo te werken en om hiermee aan de slag te gaan. Organiseer je het verrassingsfeest met een team dan moet je in de planning ook opnemen wie waarvoor verantwoordelijk is. Het is dan ook belangrijk om het budget netjes bij te houden, zodat je hier achteraf geen vragen of vraagtekens over krijgt.
Zorg ervoor, dat je de speciale gast op een leuke manier naar de locatie krijgt. Bedenk hiervoor wat leuks. Het is belangrijk, dat de persoon van niets weet en niets verwacht. Hij of zij zal op het moment suprême verrast moeten zijn met wat er allemaal gebeurt. Vaak moet het nog even bezinken, voordat de persoon het helemaal begrijpt. Het is trouwens ook slim om een persoon van de groep met een goede camera alles vast te laten leggen. Vaak loopt iedereen met zijn smartphone te zwaaien, maar komen hier nooit de beste foto’s uit. Om alles later nog een keer na te kijken kun je de foto’s van de fotograaf gebruiken. Als je een speciale WhatsApp groep hebt voor het surprise feest dan is het leuk om hier alle foto’s te delen. Ook voor de organisatie is dit prettig. Aanmeldingen en afmeldingen plus het verzamelen van het budget kan allemaal in de WhatsApp groep gebeuren.
