Een bedrijfsfeest organiseren doe je natuurlijk niet zonder een idee. Het is belangrijk dat je van tevoren weet wat het doel ervan is. Stel dit idee aan een paar werknemers voor en vraag of zij nog wat ideeën hebben voor het soort feest. Dan is het tijd om met een aantal werknemers te gaan brainstormen over het feest. Zo weet je gelijk een beetje wat de wensen zijn van de mensen en wat juist niet.
Wanneer alles duidelijk is, is het tijd om een takenlijst op te stellen. Om iedereen een taak te kunnen geven, moet je eerst goed weten waar iedereen zijn of haar kwaliteiten liggen. Iemand die goed is met design kan dan bijvoorbeeld de uitnodigingen maken. Als iedereen van het feestteam een taak gekregen heeft is het tijd om daar mee aan de slag te gaan.
Voor diegene die over de locatie gaat moet dit wel op tijd regelen. Zoek een locatie dat qua grote goed is. Het is namelijk niet prettig als de ruimte te klein is, maar ook niet als de ruimte te groot is. Het is gezelliger als een ruimte vol en druk is. Bij een te grote ruimte heb je kans dat het feest niet op gang komt. Het is ook belangrijk dat de locatie van het feest goed bij het doel past. Vraag aan je collega’s of ze liever een locatie hebben dichtbij het werk of dat het niet uitmaakt. Als je ervoor kiest om ook de mogelijkheid te geven om daar te kunnen slapen dan maakt de afstand niet zo veel uit.
Als je locatie rond is, is het tijd om de uitnodigingen te maken en te versturen. Om tot een datum te komen kan je zelf een datum kiezen en dat mensen daar dan rekening mee moeten houden of je kan een paar dagen voorstellen en kijk wanneer er de meeste mensen kunnen, het ligt aan jou wat jij het prettigst vindt. De uitnodiging moet er goed uitzien, de eerste indruk is namelijk heel belangrijk. Er zijn een aantal dingen die op de uitnodiging moeten staan. Dit is de datum, tijd, adres en eventuele andere belangrijke informatie. Bij het maken van de uitnodiging moet je ook bedenken of jullie ook partners gaan uitnodigen of niet.
Om even opgang te komen kan je er ook voor kiezen om te beginnen met een activiteit. Samen iets doen of competitie kan bijdragen aan een betere samenwerking voor op kantoor. Leuke groepsactiviteiten kunnen zijn: bowlen, karten, lasergamen of probeer er samen voor te zorgen om uit een escaperoom te komen. Soms is het beter om iets meer geld uit te geven aan leuke activiteit dan voor iets goedkoops te kiezen waar niemand wat aan heeft. Na een activiteit gedaan te hebben kunnen jullie gezamenlijk een hapje eten en wat drinken om alvast in de stemming van het feest te komen.
Na met ze allen genoten te hebben van een leuke activiteit is het natuurlijk tijd voor een feest. Voor het feest zelf moeten ook een aantal dingen geregeld worden. Als eerst wat versiering, het hoeft geen carnaval te worden maar een beetje aankleding is wel leuk.
Dan is het tijd voor de muziek. Het ligt een beetje aan het budget, maar je kan het zo duur of goedkoop mogelijk maken als je zelf wilt. Je kan een eigen gemaakte spotify playlist opzetten en op een speaker aansluiten, maar je kan ook een dj of band inhuren om die avond te laten spelen. Zoek van tevoren wel uit wat de muzieksmaak van iedereen is, zo kan je geen verkeerde keuze maken.
Het is natuurlijk geen feest zonder eten en drinken. Ook hierbij kan je het weer zo goedkoop of duur mogelijk maken als je zelf wilt. Je kan zelf voor al het eten en drinken zorgen of je laat het verzorgen door een cateringbedrijf. Zorg dat je qua eten en drinken van alles wat hebt, met veel mensen moet er ook veel keuze zijn. Op een feest is het ook lekker om af en toe met wat warme hapjes rond te gaan.
Verder is het belangrijk dat je een leuke speech geeft. Vermijd werkgerelateerde termen, zoals 'boardroom', 'call' en 'managen'. Wees waarderend naar je personeel, bezorg ze een glimlach. Ben je niet zo'n spreker? Kies dan voor een manager die het prima kan overnemen.
Je personeel is zeker nieuwsgierig. Laat niet te veel los over je event. Vertel je collega's al een klein beetje wat ze kunnen verwachten. Laat bijvoorbeeld alleen los dat er een feest komt en dat de dresscode bijvoorbeeld 'proud to be fout' is. Misschien is het in dit geval een leuk idee om een volkszanger in te huren!
Plan je feest ruim van te voren in. Zo is de kans op afmeldingen een stuk kleiner! Kies een goed moment uit om je feest te geven. Een veelgemaakte fout is om een feest rond Pinksteren te geven. Kies bijvoorbeeld voor een maand als maart.
Helemaal afhankelijk van de locatie, moet je ook denken aan het vervoer. Je wilt niet op je geweten hebben dat mensen met alcohol op achter het stuur kruipen. Een optie is om taxi’s te laten komen aan het einde van het feest zodat iedereen veilig thuiskomt. Een andere optie is om iedereen te laten overnachten in de buurt van de feestlocatie. Zo hoeft er niemand meer laat naar huis en kunnen jullie gezellig de volgende ochtend nog even napraten over het feest van gisteravond.
Het budget is iets waar je eigenlijk van tevoren rekening mee moet houden. Het is handig als je voor elk onderdeel een vast bedrag voor vrijgeeft. Het organiseren van een bedrijfsfeest kan namelijk aardig wat geld kosten. Voordat je een feest gaat organiseren moet je kijken hoe groot het budget is en wat je er uiteindelijk allemaal mee kunt. Bij een klein budget moet je hier en daar op een paar dingen bezuinigen en bij een groter budget kan je helemaal uitpakken met alles erop en eraan.
Nadat het feest is afgelopen kan je bijvoorbeeld tijdens de lunch op kantoor in de groep gooien wat iedereen ervan vond. Zo laat je ook zien dat je geïnteresseerd bent in de mening van je werknemers. Was dit een leuk idee? Ging de voorbereiding goed? Willen we vaker een bedrijfsfeest? Dit zijn allemaal dingen die goed zijn om te weten bij het organiseren van een volgend bedrijfsfeest.
