Zorg ten eerste dat je pand opgeruimd, schoon en overzichtelijk is. Dat is belangrijk voor het personeel en de beveiliging van het pand. Zo voorkom je dat indringers zich gemakkelijk kunnen verstoppen en ongezien waardevolle spullen meepakken. Verstelbare werktafels, bijvoorbeeld, zijn een groot onderdeel van een schone en opgeruimde werkplaats. Met een handig paneel berg je gemakkelijk gereedschap en materialen op. Tegenwoordig kunnen deze werktafels modulair worden opgebouwd. Naast een paneel voor het opbergen van gereedschap, kun je bijvoorbeeld ook een rek met een aantal bakjes aan de werktafel monteren. Of wat te denken van het gebruik van een arm voor een computerscherm? De uit te voeren werkzaamheden worden op het scherm getoond.
Tegenwoordig worden we verwend met het grote aanbod aan moderne technologie. Maak daar dus gebruik van. Er is tal van technologie specifiek gericht op de veiligheid van je bedrijf. Denk aan bewakingscamera’s en alarmsystemen. Deze zijn niet alleen een afschrikmiddel voor potentiële indringers, maar helpen je ook bij het onderzoeken van eventuele incidenten. Ga ook voor automatische lampen. Is er iemand in de omgeving van jouw kantoorpand? Dan gaan de lampen gelijk aan. Er zijn zelfs slimme sensoren die helpen bij het monitoren van de omgeving. Deze houden bijvoorbeeld de temperatuur en luchtkwaliteit in de gaten. Dat zorgt voor een gezondere en veiligere werkplek.
Naarmate het personeelsbestand in omvang toeneemt, groeit ook het risico op een lek in de beveiliging van je pand. Het valt minder snel op, wanneer een indringer zich tussen je personeel begeeft. Een goed en doordacht toegangssysteem is op zo’n moment van groot belang om onnodige schade te voorkomen; als gevolg van diefstal bijvoorbeeld. Met dit toegangssysteem houd je niet alleen indringers buiten, maar sluit je ook bepaalde ruimtes in het pand af. Niet elke werknemer heeft toegang nodig voor alle plekken op kantoor. Je maakt zo makkelijker onderscheid en vermindert gemakkelijk de risico's op gebied van beveiliging.
Neem daarnaast je personeel mee in het creëren van een veilige en comfortabele werkomgeving. Adviseer ze bijvoorbeeld over het herkennen van indringers. Ook is het goed om te weten hoe ze moeten handelen bij een overval of winkeldiefstal. Rollenspellen helpen je daar goed bij. Herhaal dit eens in de zoveel tijd. Zo blijft het ze goed bij. Het zijn situaties die een grote impact hebben op betrokken medewerkers. Door hen hier zo goed mogelijk op voor te bereiden zal men minder snel in paniek raken tijdens een dergelijke situatie.
Bij een veilige werkomgeving draait het niet alleen om de werkplek zelf. Ook de (mentale) gezondheid van je werknemer is belangrijk. Zorg daarom voor voldoende pauze- en rustmogelijkheden. Geef ook aan dat deze mogelijkheid er is. Met ergonomische werkplekken zorg je bij iedereen voor de perfecte zithouding; ook al werk je met flexplekken. Bied regelmatige gezondheidschecks aan en start een fitnessprogramma. Fysieke en mentale gezondheid doet veel voor je werknemers. Aangezien je ze vrijwel dagelijks ziet, houd je daar goed rekening mee.
Wat ook komt kijken bij de gezondheid van je werknemers, maar waar we toch even wat dieper op ingaan, is stress en de werkdruk. Dit is een van de belangrijkste factoren van een veilige werkomgeving. Langdurige stress kan namelijk leiden tot zowel fysieke als mentale gezondheidsproblemen. Daarom zorg je voor een realistische taakverdeling en voldoende ondersteuning bij je werknemers. Wijs één persoon aan die kan fungeren als vertrouwenspersoon. Dit is iemand waar je werknemers naar toe kunnen stappen wanneer ze iets kwijt willen. Praat vaak genoeg en duidelijk over werkdruk en stress. Zo geef je medewerkers het gevoel dat hun welzijn serieus wordt genomen..
Dit onderwerp hebben we al even aangekaart, maar ergonomische werkplekken zijn heel belangrijk voor de fysieke gezondheid van je werknemers. Het is natuurlijk ook een stuk comfortabeler. Het kan zelfs blessures goed tegengaan. Investeer dus in verstelbare bureaustoelen en -tafels. Werknemers kunnen deze volledig aanpassen aan hun lichaam. Zet de schermen wat hoger en zorg voor een polssteun bij de muis en het toetsenbord. Zo voorkom je pijn in de polsen en nek. Adviseer je werknemers goed. Ga bij ze langs en geef ze een handleiding over hoe ze hun werkplek het beste inrichten. Dan weet je zeker dat zij comfortabel kunnen werken.
Betrek vooral je medewerkers bij het proces. Je doet dit voor hen, dus het is slim om naar ze te luisteren. Dit kan leiden tot waardevolle inzichten waar je zelf wellicht niet over na hebt gedacht. Organiseer regelmatig een feedbacksessie. Hier kunnen jouw medewerkers hun ervaringen en suggesties delen. Verstuur ook een enquête naar de werknemers die wat minder tijd hebben. Het helpt je ook met het verhogen van de betrokkenheid van de werknemers. Daarnaast helpt het je bij het identificeren én oplossen van potentiële veiligheidsrisico’s. Samen creëren jullie een veilige werkplek.
Is jouw kantoor nu een veilige omgeving? Blijf daar dan wel voortdurend mee bezig. Veiligheid is namelijk een continu proces. Evalueer of de maatregelen effectief zijn. Pas ze snel aan als dat nodig is. Neem dit ook mee in je feedbacksessies. Voelen je werknemers zich veiliger na de maatregelen? Dat houd je goed bij. Vergeet ook niet na te gaan wat wél goed gaat. Daar borduur je weer op verder. Doordat je druk bezig bent met het stimuleren van verbetering, blijft de veiligheid op de werkvloer een topprioriteit.
Zoals je ziet, kun je een hoop doen om van jouw kantoor een veilige werkplek te maken. Begin bijvoorbeeld met een schone en opgeruimde werkplek. Overweeg daarna te investeren in moderne technologie. Daarmee houd je de indringers buiten en de omgeving gezond. Ga ook vooral in gesprek met je personeel. Vertel ze hoe ze zelf kunnen meewerken aan een veilige werkomgeving, maar ook wat jij zelf doet. Geef duidelijk aan dat ze met iemand kunnen praten en dat je let op de werkdruk. Sta open voor feedback. Zo blijf je de werkomgeving verbeteren en voelen jouw werknemers zich veilig op kantoor.
