Er komt veel kijken bij het organiseren van een evenement. Soms zie je door de bomen het bos niet meer en weet je eigenlijk niet waar je moet beginnen. Het plannen van een event kun je op verschillende manieren aanpakken. Zo kun je bijvoorbeeld beginnen met het zoeken naar de juiste locatie. In de lente of zomer kun je een evenement gemakkelijk buiten laten plaatsvinden, maar in de andere seizoenen is het misschien beter om een feestzaal of club te huren. Je weet het maar nooit met het Hollandse weer. De locatie van het evenement bepaalt voor een groot deel de sfeer op het feest. Om deze reden is het belangrijk dat je goed nadenkt en voldoende research doet voordat je een keuze maakt. De bereikbaarheid van de locatie is ontzettend belangrijk. Mensen moeten namelijk makkelijk naar je toe kunnen komen. Daarnaast is het handig om te berekenen hoeveel vierkante meter oppervlakte je nodig hebt voor het evenement. Vervolgens kun je gerichter op zoek naar de juiste plek.
Als je de juiste locatie hebt gevonden, kun je op zoek gaan naar een partycateraar. Het soort catering hangt natuurlijk af van de grootte en de doelgroep van je evenement. Als je een klein feest houdt, hoef je niet veel hapjes en drankjes te regelen. Als er meer dan 100 bezoekers komen, raden we aan om met een professionele partycateraar in zee te gaan. De catering moet aansluiten op de doelstelling van het evenement en de bezoekers die komen. Vraag jezelf eerst af wat je bezoekers graag willen eten en drinken. Op een dansfeest is het gebruikelijk dat er alcohol aanwezig is, maar dit is natuurlijk niet noodzakelijk. De hapjes en drankjes moeten lekker zijn, maar ook de presentatie mag niet vergeten worden. Daarnaast is het belangrijk dat de bediening vriendelijk is en er verzorgd uitziet.
Wat is een evenement zonder muziek? Er zijn veel verschillende soorten muziek en het kan dan ook lastig zijn om de juiste soort te kiezen. Ook bij de muziek is het belangrijk dat je je afvraagt wat de bezoeker graag wilt horen. Je kunt specifieke liedjes draaien, maar het is ook mogelijk om verschillende soorten door elkaar te draaien. Daarnaast moet je een keuze maken uit een DJ of een band. Vraag rond in je omgeving of zij nog een goede artiest weten of zoek op Google naar een geschikte band of DJ.
De uitstraling van het evenement is erg belangrijk. Je wilt natuurlijk dat de bezoekers het naar hun zin hebben. Het gaat om de totale sfeerbeleving. Dit heeft niet alleen te maken met de juiste locatie en muziek, maar ook decoratie speelt een grote rol. Als je een themafeest geeft, kun je de evenementenlocatie leuk aankleden met decoratie in bijpassende stijl of een aantal bijzondere eyecatchers plaatsen. Denk bijvoorbeeld aan grote bloemen en planten of een lichtshow. Decoratie komt in allerlei soorten en maten en je hebt ontzettend veel keuze. Decoratie hoeft niet alleen sfeervol te zijn, er bestaat ook praktische versiering. Denk bijvoorbeeld aan afzetlint Als er plekken op de gekozen locatie zijn waar de gasten liever niet mogen komen, kun je deze gebieden afzetten met lint met logo of een merknaam. Zo zorg je er niet alleen voor dat het gebied wordt afgezet, maar creëer je ook bekendheid.
Als je een aantal dingen van de checklist kunt afstrepen, kun je alvast gaan nadenken over wie je wilt uitnodigen. Het is belangrijk dat je ruim van tevoren een datum prikt. Op deze manier voorkom je dat mensen al iets gepland hebben op de dag van je evenement. Als je een uitnodiging gaat sturen, zorg er dan voor dat deze er echt uitspringt. De eerste indruk is namelijk belangrijk en deze wil je natuurlijk niet verpesten. Begin daarnaast ook op tijd met het opstellen van de gastenlijst. Dit is namelijk nog best wel een groot klusje. Als je geen besloten feest geeft, maar met kaartjes gaat werken, is het belangrijk dat je het evenement voortijdig bekend maakt bij de doelgroep. Dit kun je doen door actief te zijn op social media en een bepaalde campagne te starten. Dit kan zowel off- als online. Een combinatie van beide zorgt in de meeste gevallen voor de beste resultaten. Als je het evenement voor de eerste keer organiseert, raden we je aan om een niet al te hoge entreeprijs te vragen. Als mensen jou en jouw evenement niet kennen, zullen ze niet meteen de hoofdprijs willen betalen om aanwezig te zijn. Houd hier rekening mee.
Nu kun je aan de slag gaan met het draaiboek. Dit is een soort van planning waarin je de taken en verantwoordelijkheden van je team uitwerkt. Zet de contactgegevens van alle belangrijke personen erin en maak een duidelijk programma. Het moet voor iedereen duidelijk zijn hoe het evenement eruit gaat zien en wat er moet gebeuren. Deze basis dingen moeten in kaart worden gebracht in het draaiboek:
Naam evenement
Verwachte aantal gasten
Locatie
Type evenement
Datum en start- en eindtijd
De verantwoordelijke van het evenement
Lijst van sprekers/artiesten
Noodgeval telefoonnummers en locatie EHBO-personeel
Er moeten waarschijnlijk allerlei spullen worden verhuisd naar de evenementenlocatie. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de decoratiestukken en glazen of borden. Het is belangrijk dat je deze spullen op de juiste manier verpakt. Dit lijkt misschien vanzelfsprekend, maar het gebeurd nog veel te vaak dat spullen kapot of beschadigd aankomen bij de locatie. Zorg ervoor dat je waarschuwingstape gebruikt voor breekbare pakketten. Daarnaast kun je ook bedruktetapekopen om je verpakkingen tijdens transport, bezorging en opslag herkenbaar te maken. TapePrint levert kwalitatief goede tape met unieke bedrukking voor je bedrijf. TapePrint gebruikt de nieuwste technieken en georganiseerde logistieke systemen om de beste tape tegen een goede prijs te leveren.
Je hebt vast en zeker van tevoren een budget opgesteld. Het liefst wil je je hier aan houden, maar houd ook zeker rekening met onvoorziene kosten. Tijdens het plannen en organiseren van een evenement kan er namelijk van alles misgaan. We raden je aan om te beginnen met een globale inschatting van de kosten. Tijdens het proces kom je erachter of je een realistisch kostenplaatje hebt gemaakt en kun je het budget altijd nog aanpassen. Veel succes met het plannen en organiseren van jouw evenement!
