Administratie bewaren

Wat is administratie?

Een andere naam voor administratie is boekhouding. Deze laatste naam verwijst naar vroeger toen alle inkomsten en uitgaven werden bijgehouden door ze in boeken op te schrijven.

• Het kasboek, het grootboek, het debiteuren- en crediteurenboek, de verlies- en winstrekening en de balans waren boeken waarin men alle financiële handelingen schreef.
• De boekhouder zat aan zijn bureau en hield aan de hand van bonnen en facturen de boekhouding bij. Deze handmatige verrichtingen zijn nu door de computer overgenomen en er bestaan de meest fraaie boekhoudprogramma's om de administratie goed te kunnen bijhouden.
• Alles, in elk geval het grootste deel, gebeurt voortaan digitaal. Wanneer je een huishoudboekje (kasboek) bijhoudt dan kan dat nog weleens handmatig gebeuren, omdat je dan niet voor elk bonnetje de computer hoeft op te starten, maar ook dat kan online als je wilt.
• De lijst met vaste lasten zetten de meeste mensen wel op hun bureaublad, zodat ze alle uitgaven bij de hand hebben en weten wat er in een bepaalde maand nog afgeboekt zal worden van hun rekening. Je hoeft dus geen bedrijf te runnen om administratie te voeren. Het is belangrijk om je administratie te bewaren.
• Het bewaren van administratie kan op je bureaublad. Het is wel belangrijk dat je een back-up maakt mocht er onverhoopt iets mis gaan met de computer. Maak de back-up regelmatig, want de administratie blijft niet steeds hetzelfde en is aan verandering onderhevig. De back-up mail je naar je zelf en zo heb je altijd de informatie paraat ook al zou je computer crashen. De administratie bewaren doe je voor jezelf om overzicht te hebben of om een keer terug te kunnen kijken.
• De administratie bewaren doe je ook voor de Belastingdienst. Je bent als bedrijf zelfs verplicht administratie van zeven jaar terug te bewaren en deze moet je kunnen overleggen als de Belastingdienst er naar vraagt.
• Sommige documenten moet je zelfs tien jaar bewaren. De website van de Belastingdienst geeft daar uitsluitsel over. Voor particulieren geldt er geen wettelijke regel dat zij de administratie moeten bewaren.
• De Belastingdienst mag echter tot vijf jaar terug belastinggeld navorderen. Administratie is  dus een overzicht van inkomsten en uitgaven, maar administratie is nog meer. Denk aan je loonstroken, jaaropgaven van de Belastingdienst, garantiebewijzen, betaalde rekeningen, lidmaatschapsbewijzen enz. Allemaal belangrijke zaken/documenten die onder administratie vallen. 

Administratie voor eigen overzicht

Je krijgt een aanmaning dat je abonnement van de krant niet is betaald. Je weet zeker dat je geen onbetaalde rekeningen/acceptgiro's hebt laten liggen.

• Je betaalt altijd keurig op tijd, hoe kan dat nou? Je duikt de administratie in en kijkt op de datum waarop jij elk kwartaal de krant betaalt bijvoorbeeld en ziet op je rekeningafschrift dat het abonnementsgeld is afgeboekt. Met deze gegevens kun jij aantonen dat jij hebt betaald. Heeft de krant het geld niet ontvangen, dan kun je bij de bank navraag doen. Zij moet kunnen bevestigen dat het bedrag dat van jou rekening afgeboekt is naar het juiste rekeningnummer van de krant is overgeboekt. Klopt dat niet, dan moet de bank uitzoeken waar het geld dan wel naar toe is overgeboekt.
• Jij hebt bewijs in handen dat jij hebt betaald, jij hebt het juiste bedrag naar het juiste nummer overgeboekt. Dit kan een reden zijn om je administratie te bewaren.
• Maar wist je dat je als bedrijf verplicht bent om de administratie van 7 jaar terug te bewaren? Administratie voor eigen overzicht is best handig.
• Nog een voorbeeld. Je wasmachine is kapot. Je twijfelt of je een nieuwe zult kopen of dat je de wasmachine laat maken. Je wikt en weegt, want hoe oud is de wasmachine? Is het de moeite waard om deze te laten maken, of is dit het begin van allerlei mankementen.
• Zoek in je administratie het garantiebewijs op en je kent de leeftijd van de wasmachine. Administratie bewaren kent zo zijn voordelen.
  
  
  
  

Om nog eens terug te kijken

Administratie bewaren als particulier ben je niet bij wet verplicht. Wel mag de Belastingdienst van 5 jaar terug belastinggeld navorderen. Soms is het bewaren van administratie ook best handig. Terug naar het voorbeeld van de kapotte wasmachine. Wat heb je er destijds voor betaald? Heb je toen de meest energiezuinige wasmachine gekocht of ga je met een nieuwe wasmachine energie besparen? Je werkt 5 jaar bij een bedrijf. Wat was je salaris toen je er begon? Leuke weetjes, die je kunt terugvinden in je administratie. Maar ook wat zijn je totale vaste lasten per maand, per jaar? Je raakt je baan kwijt kun je nog rondkomen als je straks een werkloosheidsuitkering ontvangt die 70% bedraagt van je huidige salaris? Administratie bewaren zorgt ervoor dat sommige vragen meteen worden beantwoord als je even terug blikt in je boekhouding.

Boekhouder en administratie bewaren

Je hebt de hele boekhouding/administratie uit handen gegeven aan een boekhoudkantoor of administratiekantoor. Moet je dan ook zelf de administratie bewaren? Ja, ook al heb je een boekhouder in de arm genomen, ook jij moet zelf je administratie in je bezit hebben of deze van de boekhouder krijgen. Je bent en blijft namelijk zelf verantwoordelijk voor je eigen administratie. Dit geldt trouwens ook voor het aangifte formulier belastingen. Ook al vult een derde dat voor je in, het zijn jouw cijfers en het is jouw verantwoording. Je zou er anders te gemakkelijk onder uit kunnen komen als bepaalde bedragen/bezittingen niet worden opgegeven. Als jij de administratie elk kwartaal bij de boekhouder afgeeft, zorgt hij of zij ervoor dat de BTW wordt berekend bijvoorbeeld. Jij bent er voor verantwoordelijk dat de BTW ook daadwerkelijk wordt afgedragen.

Hoe bewaar je administratie?                              

De papieren administratie werd voorheen veilig opgeborgen in een brandvrije kluis. Nu er voor het grootste deel sprake is van digitale administratie moet je deze ook veilig kunnen bewaren. Het is niet voor iedereen duidelijk wat en hoelang administratie bewaard moet blijven. Onderstaand een beknopt overzicht:

• Particulieren zijn niet door de wet verplicht om hun administratie te bewaren. De Belastingdienst mag wel tot 5 jaar terug navorderen. Toch wel aan te raden om belangrijke documenten te bewaren als overzicht voor jezelf op papier of digitaal.
• Bedrijven zijn bij wet verplicht om hun administratie 7 jaar te bewaren. Ontvangen en verstuurde facturen moeten 7 jaar bewaard worden. De Belastingdienst moet ze kunnen controleren. Krijg je facturen op papier dan mag je deze scannen en bewaren.
• Digitale facturen bewaar je zoals je ze hebt ontvangen. Voor sommige documenten geldt een bewaartermijn van 10 jaar. Meer informatie hierover lees je op de website van de Belastingdienst.