Voor een bedrijf is het hebben van een vaste telefoon bijna onmisbaar. Zeker als je veel met klanten moet bellen. Wat is dan de beste optie om te gebruiken? Dat zijn de VoIP-telefoons. VoIP staat voor Voice over IP, oftewel spraak over een datanet. Het bellen loopt via een internetverbinding. Naast je normale internet abonnement, sluit je een VoIP abonnement af. Dit abonnement wordt aangesloten op het lokale bedrijfsnetwerk en maakt op die manier digitale internetverbinding met het normale telefoonnetwerk. Dit heeft als voordeel dat bellen veel goedkoper wordt dan via een normale telefoonlijn.
VoIP bestaat al heel wat jaren. En nog steeds wordt het heel veel gebruikt. Het is zelfs in populariteit toegenomen en zeker niet iets wat lijkt te verdwijnen in de toekomst. Omdat het hebben van een vaste werkplek minder wordt en steeds meer mensen reizen of op verschillende locaties werken, is het hebben van VoIP juist heel geschikt. Waar je ook bent, je kunt je toestel overal mee naartoe nemen en deze koppelen aan de netwerklocatie. Er hoeft niets omgeschakeld of aangepast te worden. Je toestel bevat de gegevens die je nodig hebt om zo gebruik te kunnen maken van het netwerk. Dit heeft niets te maken met waar je je bevindt. Zo houdt je te allen tijde je telefoonkosten laag. Daarnaast is het goed om te weten dat je niet perse over een vast telefoontoestel hoeft te beschikken want via je mobiele telefoon kun je ook VoIP gebruiken als je maar de juiste app daarvoor installeert.
Tegenwoordig is het heel eenvoudig om een VoIP telefoon voor je bedrijf te vinden aangezien de meeste vaste toestellen niet meer zonder deze functie worden verkocht. Je kiest dan alleen nog voor de kwaliteit en prijs van het toestel. Dit bepaal je aan de hand van het gebruik. Hoe kleiner je bedrijf, hoe eenvoudiger het is om deze zelf te installeren. Maar de aanschaf van een VoIP systeem maakt voor de grootte van je bedrijf niets uit. Hoe minder toestellen je nodig hebt, hoe eenvoudiger de functies zijn. Veel van de extra functies heb je dan niet nodig zoals voicemails, centrale adresboeken, et cetera. Misschien heeft niet iedereen een vast toestel nodig, je kunt namelijk ook online over VoIP beschikken als je daarvoor de juiste programma’s installeert op je telefoon of computer.
Kies je als bedrijf voor een VoIP telefoon, dan heb je de keus uit twee categorieën: hardphone of softphone. Hardphones zijn de vaste telefoons waar je uiteraard bekend mee bent. Deze moeten zoals gezegd wel over de functie VoIP beschikken. Bij dit model ben je altijd bereikbaar want deze gaat niet over de computer. Ze zijn wel duurder in aanschaf en kunnen niet geüpdatet worden. Daarentegen kan dat met een softphone wel. Je hebt namelijk niet te maken met een fysiek telefoontoestel want dit is niets meer dan een softwareprogramma op je computer of een app op je telefoon. Denk aan Skype of Google Talk. Deze applicaties worden automatisch geüpdatet en worden daardoor steeds beter in gebruik. Het enige nadeel hiervan is, dat wil je bereikbaar blijven je je computer of smartphone aan moet hebben staan. Het maakt daarbij niet uit of iemand met een hardphone naar een softphone belt of andersom.
Maak je nog geen gebruik van VoIP maar ben je van plan over te stappen naar deze functie, dan hoef je je geen zorgen te maken dat je nummer veranderd. Dit nummer kun je gewoon meenemen zelfs als je naar een andere provider overstapt. Het wordt alleen iets ingewikkelder als je verhuist naar een andere regio en je wilt je eigen nummer behouden. In Nederland heeft zoals je weet, elke regio een ander netnummer. Bij een verhuizing naar een andere regio, verandert deze normaal gesproken. Dit kun je voorkomen door bij je provider kenbaar te maken dat je naar een andere regio verhuist en als de provider dit kan, kunnen ze van te voren je nummer zo instellen dat je klanten naar het vertrouwde nummer kunnen blijven bellen. Zij verbinden door de aangepaste instelling de klant namelijk door met het nummer dat bij hen bekend is en is geregistreerd onder jouw naam.
De optie om een landelijk telefoonnummer te gebruiken voor je bedrijf, is zeer interessant. Dit is relevant als je bedrijf van plan is om uit te breiden naar verschillende regio’s of klanten van buiten de regio wilt aantrekken. De stress om nummerbehoud valt dan ook weg omdat het een niet geografisch nummer is. Mocht je nu pas overstappen op VoIP dan is dit serieus iets om te overwegen. Je hebt dan de keuze uit bedrijfsnummers met een zelfde netnummer, een servicenummer die gratis voor je klanten is of een servicenummer waarbij een beltarief wordt ingesteld wat interessant is als je als bedrijf een informatieservice biedt en je hiermee de kosten kunt dekken. Dit alles is in combinatie met VoIP. Tevens is het mogelijk om gemakkelijk buitenlandse telefoonnummers vast te leggen zonder dat je fysiek aanwezig bent in deze landen. Voor ondernemers met ambities om internationaal uit te breiden kan dit interessant zijn. In principe kun je met VOIP dus alle mogelijke nummers vastleggen, en binnenkomende telefoongesprekken door laten verwijzen naar welk toestel je maar wilt.
Vooral nu er meer en meer thuis wordt gewerkt, is het gebruik van een VoIP telefoon relevanter dan ooit. Omdat een VoIP account gekoppeld is aan een toestel of aan een VoIP bedrijfscentrale, heeft het als voordeel dat je overal kunt werken. Dus ook thuis. Iedereen die via VoIP onderling naar elkaar belt, belt gratis. Waar de personen op dat moment zitten, maakt niet uit. Zelfs als een van de bellers zich in het buitenland bevindt. Je kunt daarbij kiezen voor een hardphone of softphone, afhangend van het soort werk dat je doet. VOIP is ook uitermate handig voor zakenlieden die vaak reizen naar het buitenland voor zaken trips. Alsmede voor de zogenaamde digitale nomade, die tegelijkertijd reist en werkt.
