Voordat je veel tijd en geld in je onderneming stopt, is het verstandig om duidelijk te bepalen wat je precies gaat aanbieden. Wie zijn je klanten? Welk probleem los je voor hen op? En waarom zouden klanten voor jou kiezen in plaats van voor een concurrent?
Je hoeft hiervoor niet direct een uitgebreid ondernemingsplan van tientallen pagina's te schrijven. Een eenvoudig plan kan al veel duidelijkheid geven. Beschrijf bijvoorbeeld je doelgroep, aanbod, verwachte kosten, prijzen en de manieren waarop je klanten wilt bereiken.
Kijk ook naar bestaande concurrenten. Onderzoek welke producten of diensten zij aanbieden, hoe ze zich presenteren en welke tarieven gebruikelijk zijn. Gebruik deze informatie niet om andere bedrijven simpelweg te kopiëren. Het helpt je vooral om te bepalen waar je zelf kansen ziet.
Wanneer je een bedrijf begint, moet je in veel gevallen je onderneming inschrijven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel. Of je daadwerkelijk als ondernemer wordt gezien, hangt af van je activiteiten en situatie.
Bij de start moet je ook een rechtsvorm kiezen. Veel zelfstandige ondernemers beginnen bijvoorbeeld met een eenmanszaak. Ga je samen met iemand ondernemen, dan kan een vennootschap onder firma een mogelijkheid zijn. Ook een besloten vennootschap behoort tot de mogelijkheden.
De gekozen rechtsvorm heeft gevolgen voor onder andere aansprakelijkheid en belastingen. Verdiep je daarom goed in de verschillen. Houd er bovendien rekening mee dat de Belastingdienst eigen criteria gebruikt om te bepalen of je voor bepaalde belastingen als ondernemer wordt gezien. Een inschrijving bij de KvK betekent dus niet automatisch dat je voor iedere fiscale regeling als ondernemer wordt aangemerkt.
Een veelgemaakte fout is de administratie uitstellen totdat de eerste aangifte moet worden gedaan. Het is veel makkelijker om vanaf de eerste dag een duidelijk systeem te gebruiken.
Bewaar facturen, bonnetjes, contracten en andere belangrijke documenten op een overzichtelijke manier. Zorg daarnaast dat je kunt zien hoeveel omzet je maakt en welke zakelijke kosten je hebt. Hiervoor kun je boekhoudsoftware gebruiken of samenwerken met een boekhouder of accountant.
Voor ondernemers gelden fiscale bewaarplichten. Volgens de Belastingdienst moet je bepaalde onderdelen van je administratie in beginsel zeven jaar bewaren. Voor sommige gegevens gelden andere termijnen. Controleer daarom altijd welke bewaartermijn voor jouw administratie van toepassing is.
Een goede administratie is niet alleen belangrijk voor de Belastingdienst. Je krijgt er zelf ook veel beter inzicht door in de financiële situatie van je onderneming.
Als werknemer wordt een groot deel van de belasting al via je salaris verwerkt. Als ondernemer moet je hier zelf veel actiever rekening mee houden.
Afhankelijk van je situatie kun je onder andere te maken krijgen met inkomstenbelasting, omzetbelasting en eventueel andere belastingen. Het geld dat op je zakelijke rekening binnenkomt, is daarom niet automatisch volledig beschikbaar om uit te geven.
Het is verstandig om gedurende het jaar geld apart te zetten voor belastingen. Welk percentage je hiervoor nodig hebt, verschilt per ondernemer. Je winst, persoonlijke situatie, rechtsvorm en mogelijke aftrekposten hebben allemaal invloed op het uiteindelijke bedrag.
Maak daarom een realistische schatting of laat dit berekenen. Zo verklein je de kans dat een belastingaanslag onverwacht voor financiële problemen zorgt.
Veel ondernemers krijgen te maken met btw. Je berekent dan btw over je producten of diensten en draagt deze onder voorwaarden af aan de Belastingdienst. Btw die je zelf over zakelijke uitgaven betaalt, kun je in bepaalde gevallen als voorbelasting aftrekken.
Hoeveel btw je berekent, hangt af van het product of de dienst. In Nederland bestaan verschillende btw-tarieven en sommige prestaties zijn vrijgesteld.
Daarnaast bestaat de kleineondernemersregeling, vaak afgekort tot KOR. Deze regeling kan onder voorwaarden interessant zijn voor ondernemers met een beperkte omzet. Deelname heeft echter ook gevolgen, bijvoorbeeld voor het berekenen van btw aan klanten en het aftrekken van btw op zakelijke kosten.
Bekijk daarom niet alleen of je voor een regeling in aanmerking komt, maar ook of deze bij jouw bedrijf past.
Vooral startende zzp'ers hebben soms de neiging om een laag tarief te vragen om sneller klanten te krijgen. Dat kan op korte termijn aantrekkelijk lijken, maar een te laag tarief kan het moeilijk maken om een gezond bedrijf op te bouwen.
Je kunt namelijk niet ieder gewerkt uur aan een klant factureren. Je besteedt ook tijd aan administratie, acquisitie, offertes, voorbereiding en andere werkzaamheden.
Daarnaast moet je tarief ruimte bieden voor zakelijke kosten en periodes waarin je niet werkt. Denk aan vakantie, ziekte en rustige maanden.
Maak daarom een berekening op basis van je gewenste inkomen, verwachte zakelijke kosten en het aantal uren dat je realistisch kunt factureren. Kijk vervolgens naar de markt en naar de waarde die je voor klanten levert.
Bij sommige rechtsvormen is een aparte zakelijke bankrekening niet wettelijk verplicht, maar het kan wel veel overzicht geven. Zakelijke inkomsten en uitgaven lopen dan niet door elkaar met boodschappen, woonlasten en andere privébetalingen.
Hierdoor wordt het makkelijker om je administratie bij te houden. Je ziet sneller hoeveel geld daadwerkelijk beschikbaar is binnen je bedrijf en welke bedragen je nog moet reserveren.
Maak daarnaast een financiële buffer. Ondernemers hebben niet altijd iedere maand dezelfde omzet. Een klant kan later betalen, een opdracht kan wegvallen of je kunt onverwacht nieuwe apparatuur nodig hebben.
Hoe groot je buffer moet zijn, hangt af van je vaste lasten, persoonlijke situatie en de voorspelbaarheid van je inkomsten.
Als ondernemer ben je zelf verantwoordelijk voor veel risico's die bij werknemers gedeeltelijk via een werkgever zijn geregeld. Welke verzekeringen belangrijk zijn, verschilt sterk per beroep.
Een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering kan bijvoorbeeld dekking bieden bij bepaalde schade die je tijdens je werkzaamheden bij anderen veroorzaakt. Een beroepsaansprakelijkheidsverzekering richt zich op andere soorten beroepsrisico's en is vooral voor bepaalde adviserende beroepen relevant.
Ook arbeidsongeschiktheid verdient aandacht. Wat gebeurt er met je inkomen als je langere tijd niet kunt werken? Je kunt hiervoor bijvoorbeeld een financiële buffer opbouwen of onderzoeken welke verzekeringsmogelijkheden bij je passen.
Controleer daarnaast of opdrachtgevers, brancheorganisaties of wetgeving specifieke verzekeringseisen stellen.
Goede afspraken voorkomen veel problemen. Spreek daarom vooraf duidelijk af wat je gaat leveren, wanneer je dit doet en wat de klant daarvoor betaalt.
Bij grotere opdrachten is het verstandig om afspraken schriftelijk vast te leggen. Denk bijvoorbeeld aan:
Algemene voorwaarden kunnen hierbij nuttig zijn, maar moeten wel passen bij je bedrijf en klanten. Kopieer daarom niet zomaar voorwaarden van een willekeurig ander bedrijf. Laat belangrijke juridische documenten bij twijfel door een deskundige beoordelen.
Wanneer je facturen verstuurt, moeten deze in veel gevallen aan wettelijke factuureisen voldoen. Welke gegevens verplicht zijn, hangt mede af van de situatie.
Denk bijvoorbeeld aan gegevens over jouw onderneming en de klant, het factuurnummer, de factuurdatum, een omschrijving van de geleverde producten of diensten en relevante btw-informatie.
Gebruik een logisch systeem voor je factuurnummers en houd bij welke facturen betaald zijn. Controleer openstaande facturen regelmatig. Een bedrijf kan op papier winstgevend zijn en toch geldproblemen krijgen wanneer klanten structureel te laat betalen.
Als zelfstandig ondernemer bouw je niet automatisch op dezelfde manier aanvullend pensioen op als veel werknemers via hun werkgever. Het is daarom verstandig om al in het eerste jaar na te denken over je financiële situatie op langere termijn.
Er bestaan verschillende manieren om vermogen voor later op te bouwen. Welke oplossing geschikt is, hangt af van je inkomen, fiscale situatie, leeftijd en persoonlijke voorkeuren.
Je hoeft als starter niet direct ieder financieel detail voor de komende veertig jaar vast te leggen. Het is wel verstandig om pensioen niet jarenlang volledig te negeren. Hoe eerder je nadenkt over vermogensopbouw voor later, hoe meer tijd je hebt om een aanpak te kiezen die bij je past.
Een bedrijf draait niet alleen om het uitvoeren van opdrachten. Je moet ook zorgen voor nieuwe klanten. Vooral in het eerste jaar kan acquisitie veel tijd kosten.
Er zijn verschillende manieren om klanten te vinden. Denk aan netwerken, een eigen website, zoekmachines, sociale media, advertenties en directe benadering van potentiële opdrachtgevers.
Welke methode werkt, verschilt sterk per branche. Een lokale schilder heeft waarschijnlijk een andere marketingstrategie nodig dan een online consultant.
Probeer daarom verschillende kanalen en houd bij waar nieuwe klanten vandaan komen. Zo ontdek je na verloop van tijd welke marketingactiviteiten daadwerkelijk resultaat opleveren.
Een veelbelovende eerste maand betekent niet automatisch dat je iedere maand dezelfde omzet gaat behalen. Veel bedrijven hebben te maken met seizoenen, vakanties of andere perioden waarin klanten minder besteden.
Maak daarom niet direct grote vaste kosten wanneer je een paar goede maanden hebt gehad. Kijk liever naar de ontwikkeling over een langere periode.
Een eenvoudige liquiditeitsplanning kan hierbij helpen. Je maakt dan een inschatting van het geld dat de komende maanden binnenkomt en het geld dat je verwacht uit te geven. Hierdoor kun je eerder zien wanneer mogelijk een tekort ontstaat.
Let daarbij niet alleen op winst. Winst en beschikbaar geld zijn niet hetzelfde. Een factuur die nog niet betaald is, kan bijvoorbeeld al onderdeel zijn van je omzet terwijl je het geld nog niet op je rekening hebt ontvangen.
Je eerste jaar is ook een periode waarin je veel leert. Misschien blijkt een bepaalde dienst veel winstgevender dan je vooraf dacht. Het kan ook gebeuren dat een type klant veel tijd kost maar relatief weinig oplevert.
Plan daarom gedurende het jaar momenten waarop je naar je resultaten kijkt. Bekijk bijvoorbeeld:
Met deze informatie kun je betere beslissingen nemen voor het tweede jaar. Misschien moet je je tarieven verhogen, een dienst stoppen of juist meer investeren in een onderdeel dat goed werkt.
Je eerste jaar als ondernemer draait niet alleen om zoveel mogelijk omzet maken. Het is vooral belangrijk om een bedrijf te bouwen dat financieel en praktisch gezond kan groeien.
Zorg daarom vanaf het begin voor een goede administratie, houd rekening met belastingen en maak duidelijke afspraken met klanten. Denk daarnaast aan risico's, verzekeringen, financiële buffers en je toekomst op langere termijn.
Controleer regels die voor jouw onderneming gelden altijd bij officiële instanties. Belastingregels en ondernemersregelingen kunnen veranderen en zijn bovendien niet voor iedere ondernemer hetzelfde. Met een goede basis kun je je daarna steeds meer richten op waar ondernemen uiteindelijk om draait: waarde leveren aan klanten en een bedrijf ontwikkelen dat bij je past.
