Heb je meerdere e-mail accounts en wil je niet steeds opnieuw inloggen om met een ander e-mailadres mails te ontvangen en te verzenden? Dan kun je ervoor kiezen om via je Gmail instellingen meerdere accounts te koppelen. In de instellingen van het e-mailprogramma ga je naar het tabblad 'Accounts en import'. Vervolgens kun je bij 'Mails verzenden als' een ander account toevoegen. Daarna kun je er bij het opstellen van een nieuwe e-mail voor kiezen om te mailen met dit e-mailadres.
Hieronder vind je de optie 'Mail vanaf andere accounts (met POP3) controleren'. Als je hier een ander account instelt, ontvang je voortaan ook de e-mails van dit adres in je Gmail inbox. Je kunt hier ook meteen zien wanneer deze accounts voor het laatst zijn gecontroleerd op nieuwe e-mailberichten. Gmail controleert ze namelijk niet realtime. Het is wel mogelijk om onder een account te klikken op 'Nu controleren op nieuwe e-mailberichten', zodat Gmail direct op dat moment de berichten van het andere account binnenhaalt.
Als je meerdere accounts hebt aangemaakt, kan het handig zijn om de e-mails van de verschillende accounts apart te labelen. Maar deze optie kan ook goed zijn als je een onderscheid wilt maken tussen belangrijke en minder belangrijke mails, persoonlijk of zakelijk of leveranciers en klanten. Je kunt nieuwe labels aanmaken onder het tabblad 'Labels' in de Gmail instellingen. Vervolgens kun je ervoor zorgen dat de e-mails die je ontvangt automatisch worden gefilterd en onder het juiste label worden geplaatst. Hiervoor ga je naar het tabblad 'Filters' en voeg je een nieuw filter toe. Je kunt filteren op het e-mailadres van de verzender of de ontvanger, het onderwerp of woorden die wel of juist niet in de e-mail voorkomen.
Als je een onderneming hebt, wil je je e-mails waarschijnlijk netjes afsluiten. Onderaan je e-mail kun je naast 'Met vriendelijke groet' en je naam ook je logo en contactgegevens vermelden. Het is een heel gedoe om dit per e-mail weer allemaal neer te zetten. Echter kun je via de Gmail instellingen ook een handtekening instellen die automatisch onderaan je mails verschijnt. Onder het tabblad 'Algemeen' kun je zelf instellen wat je handtekening wordt. Het is eveneens mogelijk om hier een afbeelding aan toe te voegen. Voor elk e-mailadres dat je aan je Gmail account hebt gekoppeld kun je apart een handtekening ontwerpen.
Waarschijnlijk hebben we het allemaal wel een keer meegemaakt: je klikt net op verzenden en bedenkt je dat je de e-mail naar de verkeerde persoon stuurt of dat er niet de juiste informatie in staat. Het kan ook voorkomen dat je per ongeluk op de verzendknop drukt, terwijl je e-mail nog niet af is. Als je meerdere accounts hebt gekoppeld, kan het tevens gebeuren dat je een e-mail verstuurt vanaf het verkeerde e-mailadres. Gelukkig is er een handige optie te vinden in de Gmail instellingen die ervoor zorgt dat je de e-mail nog kunt terughalen.
Eigenlijk zorgt deze optie ervoor dat je e-mail niet direct wordt verzonden zodra je op de verzendknop hebt gedrukt. Bovenin je scherm komt dan een melding te staan en via dit venster kun je het verzenden nog ongedaan kunt maken. Via het tabblad 'Algemeen' in de Gmail instellingen kun je deze optie inschakelen. Je scrollt naar beneden totdat je 'Verzenden ongedaan maken' ziet staan en je zet hier een vinkje. Ook is het mogelijk om zelf in te stellen hoeveel later de e-mail verzonden moet worden.
Stuur je over een langere periode steeds dezelfde soort e-mails naar verschillende personen of bedrijven? Of beantwoord je regelmatig e-mails met nagenoeg hetzelfde korte bericht? Dan kun je heel wat tijd besparen door een standaardantwoord in te stellen! Eerst ga je in de Gmail instellingen naar het tabblad 'Labs' en schakel je de optie 'Standaardantwoorden' in. Vervolgens stel je de e-mail op die je als standaardantwoord wilt instellen. Klik daarna rechts onderin op het driehoekje dat naar beneden wijst, klik op 'Standaardantwoorden' en vervolgens onder 'Opslaan' op 'Nieuw standaardantwoord'. Als je het standaardantwoord in een nieuwe e-mail wilt invoegen, klik je weer op het driehoekje en 'Standaardantwoorden' en daarna onder 'Invoegen' op het antwoord dat je wilt invoegen.
Ontvangen en verzonden e-mails met hetzelfde onderwerp worden in Gmail in één gesprek weergegeven. Dat kan heel handig zijn, omdat je alle mails over dat onderwerp van een bepaalde personen gemakkelijk kunt terugvinden. Echter kan dit ook heel onoverzichtelijk zijn als je meerdere personen tegelijkertijd mailt met hetzelfde onderwerp. Dan staan de e-mails van al deze personen in één gesprek, waardoor het lastig kan zijn om duidelijk te zien wie wat heeft gestuurd. Als je met enige regelmaat naar meerdere personen mailt met hetzelfde onderwerp, kan het daarom beter zijn om in te stellen dat e-mails met hetzelfde onderwerp apart worden weergeven.
Je kunt dit doen door in de Gmail instellingen onder het tabblad 'Algemeen' de gespreksweergave uit te zetten. Het nadeel is dat dan ook direct de e-mails met één persoon onder elkaar worden weergeven. Je kunt deze optie echter ook zo weer terugveranderen, als je een bepaalde periode geen e-mails met hetzelfde onderwerp naar meerdere personen verstuurt.
Met de 6 handige opties in de Gmail instellingen die we hierboven hebben beschreven kun jij je e-mailprogramma optimaliseren. Al deze opties zijn heel gemakkelijk in te stellen, dus kijk eens welke voor jou handig zijn en probeer ze uit!
