Allereerst is het bij de organisatie van een feest verstandig om een gastenlijst op te stellen. Wie nodig je uit, met welke partners of kinderen komen zij? Op basis van deze gastenlijst krijg je een indicatie van het aantal mensen, dat op je feest zal verschijnen. Naast het opstellen van een gastenlijst is ook het maken van een uitnodiging slim. Verstuur de uitnodiging digitaal of per post, om mensen vroegtijdig op de hoogte te brengen van het aankomende feest. Je kunt ze hierbij vragen om te laten weten, of ze van plan zijn om te komen. Zo wordt de indicatie van het verwachte aantal personen nog nauwkeuriger.
Soms is het leuk om een feest een bepaald thema te geven. Denk bijvoorbeeld aan een feest gericht op een bepaalde tijdsperiode, een feest gericht op de geboorte van een zoon of dochter, enzovoorts. Het is slim om het thema in de uitnodiging van het feest te vermelden! Op deze manier kunnen mensen voor het feest een leuke outfit bij elkaar shoppen. Vanzelfsprekend kun je de uitnodiging aan laten sluiten bij het thema van het feest, zodat mensen direct weten wat ze van het feest kunnen verwachten.
Nu je een indicatie hebt van het aantal personen wat op het feest zal komen, kun je naar een passende accommodatie zoeken. Houd je het feest in je eigen tuin? Huur je een accommodatie in de buurt af om het feest te kunnen houden? Enzovoorts. Vaak hangt het sterk van de periode waarin het feest gegeven wordt af, wat de meest geschikte accommodatie is. In de herfst of winter is de tuin vaak een minder geschikte plek voor feesten. Hoewel het misschien droog is tijdens het feest, kan grondvorst voor kou zorgen. Reden genoeg om in deze seizoenen een accommodatie als een café of feesthal te zoeken voor je feest.
Houd er in de zomer rekening mee, dat het buiten kan regenen. Het is vervelend als mensen nat worden tijdens het feest. Laat staan dat bijvoorbeeld de muziekinstallatie beschadigd raakt door een regenbuitje. Reden genoeg om hier goed op voorbereid te zijn, door bijvoorbeeld tenten op te zetten. De tenten bieden beschutting en maken het feest nog knusser! Daarbij heb je aan de stangen van deze tenten plek voor vlaggetjes, voor een geluidsinstallatie, voor de verlichting, enzovoorts. Deze tenten kun je bij verschillende organisaties huren. Zo hoef je deze zelf niet te kopen!
Reeds werd al beschreven, dat je een tent van verschillende accessoires kunt voorzien. De vlaggetjes en geluidsinstallatie zorgen voor een gezellige en feestelijke sfeer. Ook is het verstandig om bijvoorbeeld statafels in de tent te plaatsen. Zo hebben mensen een plek om op te hangen, wanneer zij vermoeide voeten krijgen. Daarbij komen de statafels goed van pas om bijvoorbeeld hapjes op te zetten! Denk aan een schaaltje met nootjes, een schaaltje met chips, enzovoorts. Aan de rand van de tenten kun je grote tafels zetten, waarop je bijvoorbeeld een lopend buffet serveert aan gasten.
Aan een muziekinstallatie zonder muziek heb je vanzelfsprekend niets! Je kunt ervoor kiezen om een lokale dj uit te nodigen voor het feest wat je geeft. Ook kun je een zoon of dochter, vriend of vriendin inschakelen om de muziek te draaien. Er zijn verschillende programma’s op een computer te installeren, die het draaien van de muziek heel eenvoudig maken. Een alternatief is het gebruik van een streamingsdienst voor muziek, waarbij je een willekeurige playlist aan kan zetten. Zo heb je hier zelf geen omkijken meer naar!
Combineer de muziekinstallatie met feestverlichting, om een gezellige en feestelijke sfeer te creëren. Net als de tenten en statafels zijn ook deze muziekinstallatie en verlichting te huren bij verschillende organisaties. Investeren in een goede muziekinstallatie brengt vaak al snel een kostenpost van enkele honderden euro’s met zich mee. Iets wat je vanzelfsprekend wenst te voorkomen. Het budget voor feestjes is vaak beperkt en moet besteed worden aan de hapjes en drankjes voor gasten.
De basis voor je feest staat! Je hebt een accommodatie, de uitnodigingen zijn verstuurd en ook de muziekinstallatie is geregeld. Nu is het enkel nog zaak, om bezoekers van je feest van een hapje en drankje te voorzien. Zeker voor mensen die van ver moeten komen, is het prettig om bij aankomst een glaasje drinken aangeboden te krijgen. Het is van het type feest afhankelijk, wat voor drankjes en hapjes hierop aansluiten. Zorg dat je voor een combinatie van alcoholische en non-alcoholische dranken kiest. Zelfs bij een feest met enkel volwassenen zal lang niet iedere bezoeker een alcoholisch drankje willen.
Als hapjes kun je bakjes met nootjes en chips nemen. Ook populair zijn schalen met stukjes worst, stukjes kaas en bijvoorbeeld gevulde wraps. Op internet vind je handige recepten voor het samenstellen van zo’n hapjesschaal. Eerder in dit artikel werd al beschreven, dat je deze schalen op tafels aan de zijkant van de feesttenten kunt plaatsen. Op deze manier hebben bezoekers zelf de mogelijkheid om af en toe een hapje te pakken. Datzelfde kun je ook met het drinken doen! Creëer een gezellige bar, waar mensen de ruime hebben om een glas drinken in te schenken. Zo hoef je niet steeds zelf langs de mensen te lopen om te vragen of zij nog wat willen drinken.
In sommige gevallen kan het de moeite waard zijn om activiteiten te organiseren op het feest. Bij een buurtfeest is het bijvoorbeeld leuk om een soort competitie te houden met oudhollandse spellen. Op internet vind je verschillende voorbeelden van deze spelletjes. Denk aan spijkerpoepen, koekhappen, eierlopen, enzovoorts. Het zijn spelletjes die ook vaak op Koningsdag georganiseerd worden op een braderie! Aan het eind van de avond bekijk je welk gezin uit de buurt de beste resultaten heeft neergezet.
Tip: maak gebruik van een wisselbeker in de buurt! Dit geeft een extra competitief element aan het buurtfeest. Daarbij zorgt dit ervoor dat het feest jaarlijks terug zal keren. De wisselbeker moet immers ieder jaar opnieuw verdedigd worden door het winnende team.
