Allereerst natuurlijk van harte gefeliciteerd met je nieuwe stekkie! We hopen maar dat je onderneming vanaf nu alleen nog maar verder mag groeien. Misschien zelfs zo ver dat je binnen de kortste keren alwéér een nieuw pand nodig hebt!
Voordat je de overeenkomst ondertekende, heb je waarschijnlijk het gebouw al meerdere keren mogen bekijken. Waarschijnlijk heb je zelfs de mogelijkheid benut om met je verbeelding alle ruimtes al een beetje in te richten. Zo krijg je een goed idee van hoe het eindresultaat eruit zal gaan zien! Wellicht baseer je dit niet alleen op je eigen eisen en voorkeuren, maar ook die van je werknemers.
Wat komt er allemaal bij kijken om een kantoorpand zo slim en volledig mogelijk in te richten? Er zijn een aantal facetten die hierbij zeer invloedrijk zijn. En ja, we gaan ze allemaal voor je - en met je - bijlangs. Binnen de kortste keren gaan jullie aan de slag in een aantrekkelijk en functionele werkruimte!
Hiervan bestaat er natuurlijk maar eentje; je eigen! Maar hoe die zich ook uit, het sleutelwoord is hier ‘consistentie’. Wanneer er geen eenheid is in de uitstraling van je kantoor, kun je immers niet spreken over stijl. Wat gaan de vaste kenmerken in je interieur design worden? Wellicht komen de kleuren van je huisstijl en je bedrijfslogo wel op een heel creatieve manier terug. Misschien expliciet of anders juist heel subtiel. Dat bepaal je uiteraard helemaal zelf. Je meubilair speelt hierin eveneens een sleutelrol. Wanneer tafels en stoelen in je pand allemaal een vergelijkbare basis hebben qua kleur en/of materiaal, neemt het gevoel van eenheid vanzelf toe. Probeer het maar uit met een kleurenwaaier en voorbeelden van foto’s, je zult het zien!
We komen direct maar even op vorig onderwerp terug. Meubelen moeten namelijk niet alleen een streling voor het oog zijn maar ook comfortabel. Zorg ervoor dat je direct bij de start genoeg tafels en stoelen in huis hebt. Is je budget beperkt? Ook dan zijn er genoeg mogelijkheden. Denk aan tweedekans en afgeprijsde meubelen. Hoewel je er wel op dient te kunnen vertrouwen dat er aan je aankopen niets mankeert, anders krijg je op een hele nare manier de rekening voorgeschoteld!
Je gasten, je werknemers en jijzelf willen immers lekker kunnen zitten. De eerste twee categorieën mensen komen wellicht niet zo snel meer terug wanneer ze last van hun rug krijgen. Dit is dan ook de belangrijkste reden dat je voor de bureaus en de zetels die je gaat aanschaffen best wat eisen mag stellen. Wanneer het je financieel voor de wind begint te gaan, wordt het wellicht tijd om het een en ander te gaan vervangen. Zo krijg je pas écht het kantoor dat je altijd al wilde!
En dat is ook niet onbelangrijk. Je meubilair is immers ook belangrijk voor hoe je je onderneming presenteert naar de buitenwereld! Wanneer mensen jouw pand bezoeken en op geen enkele manier onder de indruk zijn, dan heb je iets fout gedaan. Uiteraard kun je het niet controleren, maar je wilt het liefste dat mensen bij het verlaten van het gebouw tegen elkaar zeggen hoe mooi het is ingericht. Wat zijn de kernwaarden van je onderneming? Kijk of je die in jouw meubelkeuze terug kunt laten komen! Haal alles uit de kast om de best mogelijke impressie achter te laten bij zowel je werknemers als je klanten.
Verder is ergonomie cruciaal. Niemand binnen je bedrijf moet immers de ziektewet in lopen met rug- of nekklachten. Jijzelf incluis! Hierom is het van groot belang dat je stoelen en tafels helemaal verstelbaar zijn. Zo kan iedereen met gemak zijn of haar ideale zithouding aannemen en ongehinderd dagelijkse taken verrichten. En zorg je uiteraard dat je voldoende meubels bestelt voor alle werknemers. Houd ook rekening met stoelen en tafels die je nodig gaat hebben voor eventuele vergaderruimtes.
Kortom, wees niet krenterig wanneer het om meubilair voor je kantoor gaat. Je bepaalt er de uitstraling van je bedrijf mee en zorgt ervoor dat iedereen perfect kan functioneren.
Is je pand al voorzien van een degelijke airconditioning? Zo niet, dan wordt het hoog tijd om hier werk van te gaan maken! In het begin is het natuurlijk een optie om enkele losse ventilatoren over je werkruimte(s) te verdelen. Inspireer eventueel je teamleden om zelf zo’n apparaat mee te nemen wanneer het zomerweer hoogtij viert! Maar uiteindelijk is een vast en betrouwbaar systeem wel zo wenselijk. En ook de mogelijkheid om de ramen van je gebouw te openen is niet verkeerd!
Jawel hoor. Daar gaan we wel vanuit, althans. We willen enkel zeker zijn dat je de volgende punten niet op de lange baan schuift. Zodra de renovatie van je pand klaar is en je klaar bent om aan de slag te gaan, wil je immers wel dat alles naar behoren functioneert. Onderstaande facetten worden vaak weggezet als: ‘oh, dat regelen we wel zodra het nodig is.’ Hartstikke leuk, maar dat is het al direct. Nogmaals; ja, dit had je je ook allemaal zelf wel kunnen bedenken. En dat heb je wellicht ook wel. We zeggen enkel dat je met die ideeën ook daadwerkelijk wat zou moeten doen. En wel direct!
Inbraken, wateroverlast en gaslekken zijn nare verrassingen waar je het liefste direct van op de hoogte wordt gesteld. Een betrouwbaar alarmsysteem is daarom onmisbaar en moet al functioneel zijn voordat je je nieuwe kantoor in gebruik neemt. Zo betreden je vaste werknemers en jijzelf jullie gebouw met een veilig gevoel.
Je kunt er in deze moderne tijd niet meer omheen en dat wil je inmiddels ook niet meer; computers. En om te zorgen dat ze volledig functioneren wanneer je los gaat op je nieuwe locatie, dienen wel de benodigde programma’s geïnstalleerd te zijn. Gelukkig kun je als ondernemer allerlei mooie deals sluiten op dit gebied. Schaf daarom tijdig je software en bijbehorende licentiecodes aan. Kies het ideale stuurprogramma - Windows, iOS, Linux, etc. - en laat je selectie eventueel afhangen van de mensen die er het meeste mee om moeten gaan. Mensen die niet zo goed met Microsoft Office overweg kunnen - of niet de licentie willen betalen - vinden hun toevlucht in OpenOffice en Google Docs.
Je kunt er in deze moderne tijd niet meer omh- oh, dat hadden we al gezegd. Nou, dan weet je inmiddels wel hoe belangrijk computers zijn voor de meeste ondernemingen! Ga goed na wat de minimale systeemeisen zijn voor in jouw bedrijf en kies je pc’s hierop uit. Luister hier wederom heel goed naar de eindgebruikers, zodat die straks niet tegen allerlei muren aanlopen.
En vergeet de randapparatuur niet! Denk hierbij aan zowel printers en scanners als ook telefoons en een betrouwbare internetverbinding. Anders ben je tegenwoordig helemaal nergens meer, natuurlijk. Kies ook hier een pakket dat speciaal voor ondernemers is samengesteld en vind de beste deals. Maar zorg er wel voor dat je alle functionaliteiten krijgt die je nodig hebt!
Met een beetje geluk - en wijsheid - heb je al iemand ingehuurd die je kantoorpand met enige regelmaat schoonmaakt. Maar hij of zij hoeft de benodigde attributen en reinigers toch niet van huis mee te nemen? Natuurlijk niet! daarom heb jij een kast ingericht waarin al deze zaken netjes en ordelijk terug te vinden zijn.
Eén keuken? Afhankelijk van de grootte van je pand heb je er misschien wel meerdere (nodig)! In dergelijke ruimtes vind je uiteraard een koffiezetapparaat, afwasmachine en de nodige borden, koppen, schotels en bestek terug. Plus natuurlijk een goed gevulde koelkast waarin alle soorten beleg voor de lunch worden opgeborgen, evenals de persoonlijke etenswaren van je personeel. Een bedrijf runnen laat meestal geen tijd over om heel uitgebreid boodschappen te doen. Sluit daarom een deal met een de bezorgservice van een supermarkt en laat je bedrijf bevoorraden!
Oh ja, je laat je werknemers natuurlijk niet aan hun bureau eten. Heb je al een kantine ingericht? Ook hier is het van groot belang dat iedereen die er gebruik van maakt zich op zijn of haar plek voelt. Besteed daarom tijd en aandacht aan het uiterlijk ervan!
Pennen, (print)papier, (archief)kasten, faxen, nietmachines, punaises, prikborden, flipovers, stiften, beamers, (beeld)schermen, etc. Zit hier iets tussen dat je vaak nodig gaat hebben? Zorg dan dat het binnen is voordat de geoliede machine die jouw bedrijf is in werking wordt gezet.
Alvast heel veel succes toegewenst op je nieuwe plek!
