Personeelsplanning verwijst naar het proces om ervoor te zorgen dat een organisatie huidige en toekomstige toegang heeft tot het menselijk kapitaal dat zij nodig heeft om effectief te presteren. Werkplanning houdt in dat de huidige en toekomstige personeelsbehoeften worden vastgesteld en dat de meest geschikte en kosteneffectieve methoden worden onderzocht om deze personen te rekruteren en te behouden. Er is ook een element van voortdurende analyse van de effectiviteit van het personeelsbestand en de implementatie van de nodige maatregelen, zoals leer- en ontwikkelingsinitiatieven, om ervoor te zorgen dat het personeel efficiënt blijft werken. Nu duidelijk is wat personeelsplanning en werkplanning inhoudt, rest nog de vraag hoe je zorgt voor een succesvolle personeelsplanning. Lees snel verder.
Een effectieve personeelsplanning dat opgebouwd is uit de huidige omgeving, de huidige omstandigheden en de toekomstige ontwikkelingen bepaalt de personeelsbehoefte voor nu en later. Verder ontstaat er inzicht in de verwachte kwaliteit en kwantiteit van het personeelsbestand. Een goede personeelsplanning zorgt voor toegevoegde waarde binnen de organisatie. Hierbij is in de opzet rekening gehouden met constant streven naar een optimale personeelsbezetting. Vooral bedrijven die een sterke ontwikkeling doormaken , hebben baat bij een personeelsplanning die goed is samengesteld. Een planning die voldoet aan een aantal basisprincipes maakt het op een eenvoudige manier mogelijk om veel gedaan te krijgen. Het werk kan efficiënt en kwalitatief sterk worden uitgevoerd, wanneer er genoeg personeel is ingepland. Hierbij is het belangrijk om rekening te houden met de mogelijkheden en wensen van de werknemers. Op deze manier worden zij steeds meer betrokken en enthousiast wanneer zij bezig zijn voor jouw bedrijf.
Dit, in combinatie met de juiste planningssoftware, vergroot de kans op betere resultaten binnen het bedrijf. Deze software is namelijk een verbetering van de communicatie tussen collega’s. Dit soort aspecten worden beschouwd als de sociale aspecten van moderne personeelsplanningssoftware. Een ander belangrijk aspect van moderne personeelsplanning is de ondersteuning van het gehele proces. Hierbij moet namelijk in deze tijd ook rekening gehouden worden met onder andere, apps/mobile, gerichte targeting, interfacing, zelfroostering en projectplanning. Naast het bijhouden en analyseren van het planproces is het ook zeer belangrijk om steeds maar weer te blijven evalueren. Op deze manier streef je naar continue verbetering van je personeel en zijn taken. Een planproces wat hieraan voldoet is bij machten om hun personeel meetbaar, effectief en efficiënt in te zetten.
Tijdens het opstellen van een personeelsplanning zal er ook aandacht besteed moeten worden aan de personeelsbehoefte binnen de organisatie. Deze behoefte ontstaat tijdens de inventarisatie en het inplannen van de te onderscheiden werkzaamheden en taken. Met de uitkomsten hiervan kan er een inschatting gemaakt worden voor het benodigde in te zetten uren aan personeel. Op basis hiervan kan er een verdeling gemaakt worden van het personeel verspreid over de aparte afdelingen, teams en werkzaamheden. Naast de behoefte van het personeel is het ook van belang om rekening te houden met de personeelsbeschikbaarheid. Hierin is het belangrijk om aandacht te besteden aan de verschillende soorten dienstverband. Sommige werknemers zijn fulltime aan het werk maar dat kan ook parttime of op oproepbasis zijn. Daarnaast moet er gekeken worden naar het ziekteverzuim, het aantal vakanties en de wisselende openingstijden. Kort gezegd, er zijn veel verschillende aspecten die op een zorgvuldige manier op elkaar afgestemd moeten zijn voor een succesvolle planning. Met de hulp van de juiste personeelsplanningssoftware kan dit op een slimme manier onder controle gehouden houden.
Voor medewerkers is het ook gebleken dat het van belang is voor een bedrijf om actief te faciliteren van ontwikkelingsmogelijkheden van talenten. Met aansporing van interne mobiliteit is dit een motivatie om zich steeds meer te verbinden aan het bedrijf. Zeker vanwege het feit dat er een toenemende schaarste ontstaat op delen van de arbeidsmarkt. Hierdoor wordt het bieden van kansen aan talenten steeds belangrijker voor organisaties. Om ontplooiing van werknemers te stimuleren helpt het om opleidingen te faciliteren. Dit kan zowel door het aanbieden van interne opleidingen als externe opleidingen. Op deze manier is het mogelijk om als werkgever de individuele medewerker te laten groeien in zijn functie. Uiteindelijk faciliteer je ook de mogelijkheid om personeel te laten doorgroeien binnen het bedrijf. Met deze informatie voorhanden is het dus handig om in je personeelsplanning ruimte vrij te maken voor doorgroeiactiviteiten. Op deze manier creëer je toegevoegde waarde binnen je bedrijf vanwege de verbetering van kwaliteit van het geleverde werk.
Aan de andere kant zijn er ook valkuilen waar je tegenaan kunt lopen tijdens een personeelsplanning. Eén van deze keerzijdes is het uitgaan van een bepaald vermogen om de toekomst te voorspellen. Het is namelijk bewezen dat de laatste jaren al regelmatig de plank is misgeslagen. Zo’n voorspelling gaat namelijk vaak uit van een arbeidskrapte in de toekomst gebaseerd op demografische ontwikkelingen. Externe ontwikkelingen die moeilijk te voorspellen zijn hebben vaak een grote invloed op zo’n planning. De praktijk heeft uitgewezen dat de toenemende automatisering, toenemende outsourcing en nieuwe immigratie de effecten van de smalle leeftijdscohorten doet wegvagen. Wees daarom als organisatie flexibel met het anticiperen en reageren op plotselinge veranderingen. Daarnaast is een andere valkuil dat je als organisatie te lang blijft hangen in het analyseren van de onderdelen die onderdeel zijn van een personeelsplanning. Zorg ervoor dat je besluitvorming op een manier plaatsvindt waarbij er gewerkt wordt met een stappenplan. Het doel hiervan is om tot zeer concrete plannen te komen die snel en helder kunnen worden doorgevoerd binnen de organisatie. Een actieplan helpt met het concretiseren van deze uitkomsten. Op die manier kan het personeel gelijk aan de slag met de gemaakte planning.
Uiteindelijk is het dus voor een succesvolle personeelsplanning nodig om rekening te houden met de personeelsbehoefte en de personeelsbeschikbaarheid. Daarnaast is het ook belangrijk om de taken zo in te delen dat deze uiteindelijk leiden tot het behalen van de organisatiedoelstellingen. Om dit op een eenvoudige manier te managen is de toegang tot personeelsplanningssoftware een perfecte uitkomst. Zo zorg je er namelijk voor dat je alle aspecten voor een complete personeelsplanning op een plek tot je beschikking hebt.
