Daar komt bij dat het afgelopen jaar de wereld van kunstmatige intelligentie met gigantische stappen vooruit is gegaan. In zo’n snel veranderend digitaal landschap is effectief software asset management extreem belangrijk. In dit artikel bespreken we de belangrijkste aspecten en waarom het voor bedrijven zo’n belangrijke investering is.
Software asset management is een heel breed begrip waaronder verschillende componenten vallen. In het kort is het de optimalisatie van alle verschillende software assets die binnen een organisatie gebruikt worden voor verschillende processen. Denk hierbij aan de implementatie en het onderhoud van software maar ook kostenoptimalisatie.
Software asset management begint vaak bij een inventarisatie. Omdat grote organisaties vaak een grote hoeveelheid verschillende software applicaties gebruiken en dit per team verschilt is het zeer gemakkelijk om overzicht te verliezen. Door te inventariseren kun je een duidelijk overzicht krijgen van het software landschap binnen de organisatie. De volgende stap is licentie management en compliance management. Hierbij creëer je overzicht met betrekking tot de licenties, tot wanneer ze lopen en of er binnen het bedrijf bijvoorbeeld dubbele licenties lopen. Binnen compliance zorg je ervoor dat alle software binnen de grenzen van de licenties gebruikt wordt.
Er zijn vele verschillende voordelen van software asset management. Toch is het vaak nog een ondergeschoven kindje bij veel organisaties. Toch beginnen steeds meer organisaties het belang ervan in te zien. Zeker in de afgelopen jaren omdat veel bedrijven zwaar geïnvesteerd hebben in IT ontwikkeling. Momenteel geven deze bedrijven aan het overzicht verloren te zijn. Vaak is het verstandig om voor software asset management een extern bedrijf in te huren die hier gespecialiseerd in is. Hier komen natuurlijk kosten bij kijken maar het voordeel is dat je waarschijnlijk meer zal besparen dan het kost. Verschillende onderzoeken hebben uitgewezen dat de meeste bedrijven hun IT kosten met 30 tot 40 procent kunnen verlagen. Hoe significant de kostenbesparingen zijn, hangt natuurlijk wel af van verschillende factoren. Bijvoorbeeld aan de afspraken die zijn gemaakt over softwarelicenties met de bedrijven die ze leveren. Ook is een belangrijke factor hoe centraal de software licenties binnen het bedrijf geregeld zijn. Wanneer grotere organisaties met vele verschillende afdelingen hebben en elke afdeling zelf verantwoordelijk is voor de nodige software licenties, is er vaak sprake van dubbele licenties en onnodige uitgaven. Je kunt softwarekosten online beheren in de spend cloud.
Een ander veelgenoemd voordeel van software management is dat het helpt om de cyber security van een bedrijf te versterken. Met een goed software asset management programma heb je in een klap een volledig overzicht van de IT omgeving van je bedrijf. Deze zichtbaarheid maakt het veel makkelijker om zwakke punten in je IT omgeving te spotten. Het is bijvoorbeeld bewezen dat 75% van alle cyberaanvallen probeert IT-omgevingen binnen te dringen via software die verouderd is, vaak 2 jaar of ouder. Door een goed overzicht te hebben van alle software kun je zwakke punten spotten en deze software op tijd updaten of uit je systeem verwijderen. Vaak is het namelijk ook software die niet meer gebruikt wordt maar waar wel nog een licentie voor loopt.
Veel grote software aanbieders controleren regelmatig de organisaties bij wie ze IT diensten leveren op het correct gebruiken van de software binnen de grenzen van de licentie. Vaak hebben organisaties niet goed op oog door hoeveel werknemers een bepaalde software gebruikt wordt of ze zien niet dat de software ook binnen andere afdelingen wordt geïmplementeerd. Wanneer overzicht ontbreekt en er een controle is, dan kun je plotseling voor onverwachte kosten komen te staan. Met software asset management zorg je ervoor dat je dergelijke onverwachte problemen voorkomt. Veel organisaties onderschatten namelijk hoe serieus het (onbewust) schenden van softwarelicenties kan zijn. Meestal zorgt het voor onverwachte kosten maar het is ook gebeurd dat het tot bedrijfsconflicten en zelfs rechtszaken leidt. Dit is natuurlijk ontzettend kostelijk en gaat ook ten koste van de productiviteit.
Het afgelopen jaar wordt gekenmerkt door een grote nieuwe revolutie, namelijk die van AI ofwel artificial intelligence. Verschillende tools zijn op de markt gekomen en voor zowel organisaties als particulieren beschikbaar. Dit heeft ertoe geleid dat veel organisaties verschillende AI applicaties zijn begonnen te gebruiken. Ook in de IT omgeving zie je veel AI applicaties uit de grond springen. In dit stuk van het artikel geven we we een aantal voorbeelden
We hebben het vooral gehad over software asset management maar er is natuurlijk ook nog hardware asset management. Er zijn steeds meer AI-applicaties op de markt die zeer accuraat de afschrijving van verschillende hardware activa kunnen berekenen. Vaak hebben IT systemen binnen de organisatie al de nodige data om deze berekeningen te maken. Ook hierbij kunnen software asset management systemen helpen.
AI kan ook hyper accuraat licentiegebruik in kaart brengen. Wanneer je al gebruik maakt van software asset management systemen die alle data rondom software opgeslagen hebben. Kun je deze datasets door een AI systeem laten analyseren. Vanuit hieruit kun je aanbevelingen krijgen rondom licentie gebruik. Wanneer je bijvoorbeeld een software licentie hebt maar de meeste werknemers maken slechts gebruik van een zeer klein deel van de functionaliteiten van deze software, dan kan AI dit spotten en kan de licentie vervangen worden door een simpelere software applicatie die minder kost maar beter aansluit op de benodigdheden van het bedrijf.
Zoals al aangegeven is voor veel bedrijven software asset management een ondergeschoven kindje. Daarom is ons advies om in gesprek te gaan met experts binnen dit domein. Deze experts kunnen helpen met de juiste keuzes maken voor jouw organisatie. Meer informatie kun je vinden binnen deze website. Uiteindelijk is de juiste IT omgeving voor elke organisatie net wat anders. Maar één ding is zeker, de digitalisering van steeds meer aspecten van de bedrijfsvoering zal doorzetten en in de komende jaren zal AI een steeds grotere rol gaan spelen binnen de IT omgeving van bedrijven. Het is belangrijk voor alle bedrijven om te blijven innoveren en niet achter te lopen op de concurrentie. Het is vaak een omschakeling maar wanneer deze uitdaging wordt aangegaan, kan het een bedrijf efficiënter en productiever maken waardoor de winsten omhoog gaan.
