De meeste bedrijven kunnen heel wat onderwerpen bedenken voor een persbericht en sturen daarom steeds weer persberichten door naar persbureaus. De persbureaus worden hier echter mee overspoeld en zullen de meeste van deze berichten niet eens lezen. Zeker als je vaak een persbericht verstuurt dat niet interessant genoeg is, kiezen persbureaus er eerder voor om je berichten niet te lezen.
Voordat je begint met een persbericht schrijven is het daarom belangrijk dat je een goed onderwerp uitkiest. Stuur slechts één keer in de zoveel tijd een persbericht op het moment dat je een goed onderwerp hebt gevonden. Dat is beter dan tientallen persberichten versturen die uiteindelijk niet zullen worden geplaatst.
Wat is nu een goed onderwerp? Er zijn waarschijnlijk genoeg nieuwtjes over je bedrijf te verzinnen, maar bedenk welk onderwerp echt interessant is voor de buitenwereld. De kans is dan een stuk groter dat het persbericht inderdaad wordt geplaatst.
Een persbericht begin je altijd met de datum en de plaats. Dit zet je helemaal bovenaan neer. Daaronder schrijf je ‘persbericht’ in hoofdletters. Op die manier is het voor de ontvanger direct duidelijk om wat voor bericht het gaat en wanneer en waar de gebeurtenis heeft plaatsgevonden.
De volgende stap is het bedenken van de titel. Zorg ervoor dat deze titel pakkend is en direct de aandacht trekt. Ook moet het direct duidelijk maken waar het bericht over gaat. Veel redacteuren lezen namelijk alleen snel de titel en de kopjes door en bepalen aan de hand daarvan of het persbericht interessant en relevant genoeg is om te plaatsen. Als het onderwerp van het bericht niet meteen duidelijk wordt aan de hand van de titel, is de kans groot dat het persbericht in de prullenbak verdwijnt.
Naast de titel is ook de eerste alinea van groot belang. Hiermee kun je de aandacht trekken van de redacteur, maar ook van de lezers. De meeste lezers komen namelijk niet verder dan de eerste alinea, omdat er in een krant of tijdschrift of op een blog nog veel andere artikelen te lezen zijn. Het moet de lezer ook overhalen om de rest van het artikel te lezen.
Het komt ook vaak voor dat de eerste alinea wordt overgenomen als een ‘kort bericht’. In dat geval wordt niet het hele artikel geplaatst, maar enkel de eerste alinea. Zorg er dan ook voor dat de eerste alinea hier geschikt voor is. Het moet niet alleen de aandacht trekken, maar ook een duidelijke en korte samenvatting geven van het gehele persbericht. In deze alinea moeten daarom de vragen wie, wat, waar, wanneer en hoe worden beantwoord.
Een persbericht schrijven is niet gemakkelijk. Je moet ervoor zorgen dat het bericht echt nieuwswaarde heeft, zodat het ook wordt gepubliceerd. Bedenk altijd dat het geen advertentie is, maar een nieuwsbericht. Het moet dus echt nieuwswaarde leveren voor de lezers. Dit betekent ook dat het moet aansluiten bij de doelgroep van het medium waarin je het wilt laten publiceren. Verstuur dus geen artikel over kickboksen naar een journalist van een medium dat is bedoeld voor senioren. Houd het persbericht ook informatief en helder en vermeld een aantal feiten.
Een belangrijke tip voor het schrijven van een persbericht is dat je het bericht niet te lang moet maken. Houd het kort en bondig en maak het hooguit één A4’tje lang (het liefst zelfs minder dan een half A4’tje). Zorg ervoor dat je geen lijdende vorm in de tekst gebruikt en dat het helder en actief is geschreven. In de eerste alinea beantwoord je de vragen wie, wat, waar, wanneer en hoe en in de rest van het persbericht werk je deze vragen verder uit. Het gebruik van marketingtaal of jargon is sterk af te raden.
Niet iedereen kiest ervoor om beeldmateriaal aan te leveren en dat is ook zeker niet altijd nodig. Soms past het ook gewoon niet goed bij het artikel. Als je wel beeldmateriaal wilt aanleveren, is het belangrijk dat je kiest voor foto’s, afbeeldingen of infographics van goede kwaliteit. Het is voor de persbureaus het handigst als je deze materialen digitaal stuurt. Je kunt dan dus ook het beste je persbericht inclusief beeldmateriaal via de e-mail versturen. Lever bestanden aan die minstens 300 dpi zijn en kleinere bestanden die direct op het web kunnen worden geplaatst.
Als je het beeldmateriaal niet zelf hebt gemaakt, is het belangrijk dat je ook een fotocredit of een bron vermeldt. Op die manier weet de journalist direct waar je het materiaal vandaan hebt. Het beste is ook om geen afbeeldingen mee te sturen als bijlage. Dit zorgt er namelijk voor dat de inbox van het persbureau overvol raakt en het is voor hen lastig om de afbeeldingen op hun smartphone te openen. Daarom kun je er beter voor kiezen om links naar de afbeeldingen in je e-mail te plaatsen. Als het gaat om beeldmateriaal dat je zelf hebt gemaakt, kun je deze eerst ergens uploaden (bijvoorbeeld op je website of in een online newsroom).
Het einde van een persbericht dien je ook op de juiste manier af te sluiten. Eerst schrijf je ‘einde persbericht’ in hoofdletters om aan te geven dat dit het einde van het bericht is. Daarna schijf je ‘Noot voor de redactie (niet voor publicatie)’. Hieronder begin je de noot voor de redactie met informatie die niet gepubliceerd dient te worden.
In de noot voor de redactie verwerk je je contactgegevens. De journalist kan jou dan altijd bereiken als hij of zij nog aanvullende informatie nodig heeft of je graag wil interviewen. Hier kun je jouw contactgegevens plaatsen of de gegevens van iemand anders waarbij de journalist terecht kan voor meer informatie. Geef in ieder geval de naam, het telefoonnummer en het e-mailadres door van deze persoon en zorg ervoor dat hij of zij goed bereikbaar is, ook in de avonduren. Het is daarom vaak beter om een privé telefoonnummer door te geven dan een zakelijk telefoonnummer. Op de dag van de publicatie van het persbericht moet deze persoon klaar zitten bij de telefoon en de computer om eventueel extra informatie aan te leveren.
Een fout die helaas nog te vaak wordt gemaakt en waar journalisten zich sterk aan kunnen irriteren: het persbericht wordt verstuurd terwijl het nog vol staat met spelling- en grammaticafouten. Je wilt natuurlijk voorkomen dat je persbericht om deze reden wordt afgewezen of dat je bericht vol fouten de wereld overgaat. Daarom is het belangrijk dat je het persbericht voor de verzending nog een aantal keren doorleest en goed controleert. Het is ook een goed idee om het bericht nog even door één of twee andere personen te laten nalezen, zeker als je geen ster bent in spelling en grammatica.
Als je een persbericht gaat versturen via de e-mail, klinkt het waarschijnlijk logisch dat je het bericht als bijlage toevoegt. Dit staat netter en je kunt het dan ook in een mooie lay-out versturen. Redacteuren zijn hier echter niet blij mee, aangezien zij het document moeten openen en dus een extra handeling moeten uitvoeren. Ze krijgen heel wat berichten per dag en het kost ze aardig wat tijd als ze deze handeling steeds moeten herhalen.
Daarom is het vele malen beter om het persbericht direct in de e-mail te zetten. Zorg er wel voor dat het er alsnog netjes uitziet en dat het onderwerp van het bericht direct duidelijk maakt dat het om een persbericht gaat. Als je het persbericht direct in de e-mail zet, bespaar je tijd.
Tegenwoordig gebeurt vrijwel alles digitaal en dus ook het versturen van persberichten. Het grote voordeel hiervan is dat je het bericht in één keer naar tientallen ontvangers kunt sturen. Het bespaart je heel wat tijd (en postzegels!). Een persbureau zal er echter niet altijd voor kiezen om de e-mail te openen en soms wordt het bericht direct verwijderd. Om de aandacht van de redacteur te trekken is het belangrijk dat je een pakkende ‘subject’ schrijft. Laat hierin wel weten dat het om een persbericht gaat en maak ook duidelijk wat het onderwerp is.
Een andere optie is om het persbureau het persbericht per post te versturen. Niet bij alle persbureaus is dit echter mogelijk. Het vergt wel meer tijd om je persbericht via de post naar verschillende bureaus te sturen en het maakt het ook lastiger om beeldmateriaal mee te sturen. Het voordeel van het verzenden per post is dat de ontvangers vaak iets meer aandacht aan het persbericht besteden en je loopt niet het risico dat het bericht in de spambox verdwijnt en de ontvanger het nooit onder ogen krijgt. Stuur echter niet een bericht per post én een bericht per e-mail naar eenzelfde persbureau, want dit kan ergernis oproepen bij de redacteur.
Het laatste belangrijke punt waar je rekening mee moet houden bij het persbericht schrijven en versturen is de timing waarop je het bericht verstuurd. Verzend een bericht over een evenement van je bedrijf niet pas één dag van tevoren, maar ook niet maanden van tevoren. Vaak worden deze berichten direct verwijderd door de redacteur, omdat ze niet op het juiste tijdstip zijn verstuurd. Houd hier dus rekening mee en bepaal welke datum het beste is om het persbericht te verzenden.
