Er zijn voor een klant verschillende redenen te bedenken om te kiezen voor telefonisch contact met een bedrijf. Zelfs wanneer een bedrijf via het internet of sociale media, of apps zoals WhatsApp goed te bereiken is, zijn er veel mensen die alsnog kiezen om te bellen. Vaak heeft dit te maken met het persoonlijke contact. Via de telefoon communiceert het vaak gemakkelijker, omdat eventuele ondertonen en dergelijke bijvoorbeeld via een chat niet worden waargenomen. Klanten ervaren dan ook vaak een betere en meer persoonlijkere service via de telefoon. Een andere reden, is dat vaak iedereen een telefoon op zak heeft en je hiervoor niet afhankelijk bent van een internetverbinding. Je kan dus in principe overal waar je bent contact opnemen met een bedrijf. Dit kan ook wanneer je onderweg bent. Telefoneren is vaak goed te combineren met andere taken, zoals lopen, rijden (handsfree) of tijdens het reizen met het openbaar vervoer. Telefonisch contact wordt dan ook vaak als efficiënt gezien, vooral wanneer het gaat om probleemoplossingen.
Voor een bedrijf bestaan er vaak meerdere redenen om te kiezen voor telefonisch contact met de klant en dan met name via zakelijke telefonie.
Op de eerste plaats zorgt telefonisch contact vaak voor meer binding en een persoonlijker contact, wat voor bedrijven interessant kan zijn, omdat ze op deze manier de klant beter kunnen leren kennen en ook direct op nieuwe informatie kunnen inspelen, wanneer dit in een telefoonconversatie opkomt.
Een bedrijf probeert er vaak alles aan te doen om een zo goed mogelijke dienst of product aan de klant te verschaffen. Dit heeft naast het daadwerkelijke product of de dienst ook te maken met tal van andere factoren. Veel bedrijven maken gebruik van een keuzemenu via zakelijke telefonie, omdat hiermee specifieke vragen en klanten naar de correcte afdeling kunnen worden doorverbonden. Het gesprek zal hierdoor aanzienlijk sneller verlopen en in veel gevallen ervaart de klant een snelle dienstverlening ook als prettig en efficiënt.
Voor een positief bedrijfsresultaat is het van belang om alle kosten zo laag mogelijk te houden. Een kostenpost die voor veel bedrijven in Nederland behoorlijk kan drukken op de begroting, zijn de personeelskosten. Met behulp van zakelijke telefonie slagen bedrijven er vaak in om hun medewerkers minder tijd aan de telefoon door te laten brengen. Dit heeft te maken met de mogelijkheid om klanten sneller en effectiever door te laten verbinden middels een keuzemenu, maar ook vooral als het gaat om het bevestigen van een identiteit of een account kan dit met behulp van een computergestuurd programma geregeld worden. Ook worden sommige onderdelen van het menu vooraf opgenomen, zodat voor zeer algemene vragen een computerstem het antwoord op de vraag kan geven en de medewerker er überhaupt niet aan de lijn hoeft te komen.
Veel klanten van bedrijven kiezen voor telefonisch contact, omdat het vermoeden bestaat dat ze hiermee sneller geholpen zijn. Veel bedrijven hebben als motto om alle vraagstukken in een en hetzelfde contact op te kunnen lossen. Kanalen zoals de telefoon en ook e-mails zijn hier echter vaak niet geschikt voor. Wanneer er problemen aangekaart worden via de telefoon of er worden specifieke vragen gesteld over een product of dienst, dan is er in zeer veel gevallen vaak nog een vervolgactie nodig. Hierbij valt bijvoorbeeld te denken aan het sturen van een e-mail ter opvolging. Wanneer je dit vergelijkt met bijvoorbeeld een online chatprogramma of sociale media, zoals WhatsApp dan lijkt de telefoon niet ideaal. Via de chat is het makkelijk om direct bestanden door te sturen of de klant in hetzelfde gesprek te voorzien van de juiste informatie door bijvoorbeeld het delen van een link.
Wanneer een bedrijf kiest voor zakelijke telefonie dan is er de mogelijkheid om te kiezen voor tal van verschillende nummers die aangeschaft kunnen worden. Hierbij valt bijvoorbeeld te denken aan regionale nummers of zelfs buitenlandse nummers, maar ook zakelijke telefoonnummers zoals 085, 088, 0800 en 0900 nummers. Vaak hebben deze verschillende type nummers hun eigen eigenschappen en effect en kun je als bedrijf afwegen wat het beste past.
085 en 088 nummers zijn bedrijfsnummers die zijn aan te schaffen via verschillende bedrijven en die een landelijke uitstraling genieten. Deze nummers zijn niet gelinkt aan een specifieke regio en kunnen dan ook door het hele land gebruikt worden. Vaak vormen deze nummers onderdeel van een pakket van zakelijke telefonie, waarbij keuzemenu’s, wachttonen, antwoordapparaten en dergelijke op het bedrijf aangepast kunnen worden. Het verschil tussen een 085 nummer en een 088 nummer, is dat 088 nummers in series van 100 worden verkocht. Voorheen werd dit voorheen vooral gebruikt door grote ondernemingen, maar tegenwoordig zijn er ook steeds meer MKB die hier gebruik van maken. Je hebt hierbij de mogelijkheid om verschillende afdelingen of vestigingen een vergelijkbaar nummer te geven met slechts 1 cijfer dat verandert. 085 nummers worden los verkocht en werken op een lokaal tarief.
0800 en 0900 zijn eigenlijk de zakelijke voorgangers van de 088 en 085 nummers. Deze nummers hebben qua mogelijkheden met betrekking tot keuzemenu’s en voice recording ongeveer dezelfde opties als de 085 en 088 nummers. Het verschil zit hem hier echter in het tarief. De 0800 nummers worden vooral gebruikt voor klantenservices en zijn vaak gratis voor de klant. Met een 0900 nummer kun je als bedrijf kosten doorberekenen aan de beller door het tarief te verhogen. Mede hierdoor zijn 0900 en 0906 behoorlijk in populariteit afgenomen bij veel klanten.
Voor veel bedrijven is de binding met de regio essentieel. Dit betekent echter niet dat je ook in dezelfde regio gevestigd hoeft te zijn. Er bestaat namelijk de mogelijkheid om een regionaal nummer aan te schaffen vanaf elke locatie in Nederland. Ook voor bedrijven die in het buitenland werkzaam zijn, is het soms interessant om een buitenlands telefoonnummer aan te schaffen. Hiermee maak je het bedrijf een stuk beter bereikbaar voor klanten in het buitenland en bestaat er ook de mogelijkheid om keuzemenu’s aan te passen aan de taal van het land.
