Bij het schrijven van een Engelse zakelijke brief zijn er een paar aspecten waar je op moet letten:
Bij het schrijven van een Engelse zakelijke brief komt je eigen adres links bovenaan te staan. Wanneer je de bedrijfsnaam en het logo in het midden plaatst, dan komt de datum rechts onder te staan.
Een voorbeeld van je eigen adres (voor een particulier) kan zijn:
Henk Sommers
Stilvarensestraat 54
2224 AJ Amsterdam
The Netherlands
Er kunnen altijd nog een e-mailadres, een website en een telefoonnummer worden vermeld. Het adres van de geadresseerde is in de zakelijke brief in het Engels gelijk aan het adres dat je op de envelop moet zetten. Let er hierbij goed op dat je ook de juiste titel plaatst bij de naam van de geadresseerde.
De datum is bij de zakelijke brief ook van belang. Deze volgt na het adres van de geadresseerde. De plaatsnaam is hierbij niet nodig. De maand schrijf je voluit en met een hoofdletter, bijvoorbeeld 15 December, 2014.
De geadresseerde dient met de juiste titel aangesproken te worden. Mrs. wordt gebruikt voor getrouwde vrouwen en Miss. gebruik je voor ongehuwde dames. Als je de situatie niet kent van de persoon kun je Ms. gebruiken. In het Engels mag er geen punt gebruikt worden na Mr of Miss en in het Amerikaans Engels juist wel. Aanspreekvormen die je in de brief kunt gebruiken zijn Mr, Dr, Mrs, Miss en Ms.
In een Engelse brief is de aanhef meestal Dear. Op het moment dat de naam van de ontvanger bekend is, kun je de volledige naam in de aanhef zetten zoals Dear Mr. Janssen. Mocht je de naam niet weten dan kun je als aanhef Dear Sir gebruiken.
Bij een abstract persoon kun je Dear Customer als aanhef gebruiken.
Het openen van de zakelijke brief hangt af van het doel van je brief. Reageer je op een bericht of stuur jij de eerste brief? Wanneer je gaat reageren kun je beginnen met: “Thank you for your letter regarding the…”
De brief wordt afgesloten met een afsluitende zin. In deze laatste zin wordt het belangrijkste punt kort herhaald en kun je aangeven of je een afspraak wilt maken en/of wat je verwacht of verlangt van de ontvanger:
Bijvoorbeeld:
We await your reply with interest // We look forward to hearing from you..
Als je de ontvanger bij naam kent dan kun je afsluiten met Yours sincerely. Ken je de ontvanger niet bij naam? Dan gebruik je Yours faithfully en daaronder plaats je dan je handtekening.
Als je een Engelse zakelijke brief gaat schrijven, dien je altijd netjes te blijven (dit hoort zo bij elke brief in elke taal). Het is beter om conservatiever te zijn dan te vrij te zijn in je brief. Kort en bondig formuleren hoort er ook bij. De opbouw ziet er als volgt uit:
- Eerste alinea: reden of aanleiding van het schrijven
- Stel jezelf kort voor
- Schrijf waarover je gaat vertellen
- Tweede alinea: onderwerp uitwerken
- Laatste alinea: sluit af met een afsluitende zin
In de Engelse brieven worden veel interpunctie en spelfouten gemaakt. Voorbeelden zijn:
- Wont in plaats van won’t
- Can en can’t gebruiken, het is beter om cannot of could te gebruiken
- Komma’s op de verkeerde plaatsen
