De bedrijfsboekhouding: zelf doen of uitbesteden?
Terwijl je als ondernemer veel liever bezig bent met het uitvoeren van nieuwe opdrachten, is het uitbesteden van de boekhouding niet iets waar je snel bij stil staat. Vaak is de gedachte dat het juist een extra kostenpost is. In werkelijkheid is het uitbesteden een goede investering in je onderneming. Je behaalt immers een flinke tijdswinst, bovendien heb je de garantie dat de boekhouding ook goed wordt bijgehouden. Op die manier is de btw-aangifte geen tijdrovende klus en weet je exact of je btw moet afdragen, of dat je juist geld terugkrijgt van de belastingdienst. Het bijkomende voordeel is dat een overzichtelijk administratie het makkelijker maakt om belangrijke beslissingen te nemen. Je ziet direct hoe gezond de onderneming is, bovendien vormt een goede administratie de basis voor de belastingaangifte die u elk jaar moet indienen. Is de administratie niet compleet of vult u de jaaropgave te laat in, dan kan dat in het slechtste geval zelfs leiden tot hoge boetes.
Het voeren van een correcte administratie is verplicht
Voor elk bedrijf is de administratie van groot belang, maar dat wil niet zeggen dat het altijd hetzelfde is. Terwijl de ene onderneming juist veel diensten of producten levert, is er bij een andere onderneming sprake van veel verschillende opdrachtgevers en vindt er veel inkoop plaats. Ook als er veel internationale klanten zijn, heeft dit gevolgen voor de manier waarop dit in de administratie wordt verwerkt. U heeft dan al snel te maken met complexe zaken zoals het verleggen van de btw en het terugvorderen van de btw welke in een ander land is betaald. Hoe complexer de situatie, des te wenselijker is het om de administratie uit te besteden. Als ondernemer heeft u immers niet altijd de juiste kennis in huis om ook in zo’n situatie uw administratie zelfstandig bij te houden.
Uitbesteden levert geld op
Een van de meest gebruikte argumenten om de boekhouding zelf bij te houden is het kostenplaatje. Een boekhouder kost inderdaad geld, maar dat is slechts een kant van het verhaal. De andere kant is namelijk dat een goede boekhouder zichzelf terugverdient. Het uitbesteden van je administratie betekent eigenlijk niks meer dan het inhuren van kennis waardoor je juist kostbare tijd bespaart. Die tijd kun je daardoor besteden aan het werken aan je onderneming, bijvoorbeeld door je te richten op het binnen halen van nieuwe opdrachten en het uitvoeren van de lopende projecten. Je werkt daardoor dus niet voor je onderneming. Tijd is immers geld en dat geldt zeker voor een ondernemer. Zo houdt je ook tijd over voor andere zaken zoals innovatie en groei van de onderneming.
De boekhouder is de specialist
Net zoals jij een specialist bent in jouw vakgebied, zo is de boekhouder dat ook. Het runnen van je onderneming is immers de prioriteit. Het uitbesteden van de boekhouding betekent dat je moet kunnen vertrouwen op de kennis en kunde van een boekhouder of accountant. Een goed administratiekantoor, boekhouder of accountant heeft veel kennis in huis op het gebied van administratie en fiscale zaken. Hij of zij is de specialist die niet alleen de administratieve taken uit handen neemt. Hij of zij kan je ook voorzien van waardevolle adviezen, slimme oplossingen aandragen en je helpen om fouten te voorkomen. Op die manier profiteer je optimaal van de deskundigheid van een specialist.
De btw-aangifte uitbesteden
Als ondernemer krijg je niet alleen te maken met de verplichting om een correcte administratie te voeren, ook het tijdig indienen van de btw-aangifte is belangrijk. De btw die je moet betalen over de inkoop voor je onderneming mag je in mindering brengen op de btw die je zelf berekent aan je afnemers. Dat kan in de praktijd betekenen dat je ook geld terug kan krijgen van de belastingdienst. Om de aangifte goed te kunnen verzorgen is een correcte administratie een absolute voorwaarde. Besteed je de administratie uit aan een boekhouder of administratiekantoor, dan is dat een zorg minder en weet je zeker dat de btw-aangifte op tijd wordt verzorgd. Her risico op een boete vanwege het te laat indienen van de aangifte is dan ook nihil. Sterker nog, in een enkel geval zal een boekhouder tijd uitstel aanvragen indien dat noodzakelijk is.
Aangifte inkomstenbelasting
Terwijl de belastingaangifte voor een particulier vaak vrij eenvoudig is, geldt dit niet voor de ondernemer. In veel gevallen is dit een complex geheel waarbij een goede fiscale kennis gewenst is. Zo heb je als ondernemer te maken met tal van zaken als de startersaftrek, investeringsregelingen en de meewerkaftrek als je partner meewerkt in de onderneming. Deze regelingen maken het zelfstandig invullen van de belastingaangifte vaak tot een tijdrovende klus. In veel gevallen is de fiscale kennis ook een belangrijk struikelblok. Wil je dat deze aangifte wel correct en tijdig wordt ingediend, dan is het verstandig om dit inderdaad uit te besteden. Zo weet je zeker dat belangrijke aftrekposten niet worden overgeslagen, bovendien kan een goede boekhouder je informeren over fiscaal belangrijke zaken en weet hij of zij welke documenten je moet aanleveren. Denk bijvoorbeeld aan zaken die te maken hebben met je pensioenvoorziening en je hypotheek. Zo betaal je nooit teveel belasting en is de kans op een naheffing uitermate klein. Op die manier is de investering in een boekhouder snel terug verdient.
De keuze om je administratie uit te besteden
Uit bovenstaande blijkt dat het uitbesteden van je bedrijfsadministratie geen overbodige luxe is. De keuze om de administratie uit handen te geven levert juist veel voordeel op, vooral als de benodigde kennis essentieel is. Het gaat dus niet alleen om de periodieke aangifte van de omzetbelasting, maar ook om het correct en tijdig indienen van de aangifte voor de inkomstenbelasting. Naast de tijd die je ermee bespaart, levert het je ook veel voordeel op door de waardevolle adviezen van de specialist. Hij of zij neemt je veel zorgen uit handen waardoor je nooit voor vervelende verrassingen komt te staan.
