Projectplan schrijven tips

Projectplan schrijven

Je hebt een groepje mensen waar je mee samenwerkt en samen heb je de opdracht gekregen om een project uit te voeren. Je gaat een plan schrijven voor je groep, maar ook voor je opdrachtgever. Er staat in het plan wat je gaat doen, hoe je het gaat doen dus hoe je het aanpakt, maar ook wanneer er wat gebeurt en met wie. Je gaat dus goed nadenken en het hele plan stap voor stap uitwerken. Je bent goed bezig als jij je goed voorbereidt door een plan van aanpak op te stellen, voordat je daadwerkelijk aan een project gaat beginnen. Met een goed projectplan zal de uitvoering een stuk eenvoudiger en overzichtelijker worden. Een projectplan dat puntsgewijs en stap voor stap is opgesteld geeft je houvast bij het uitvoeren ervan.

Het begin van een projectplan kan pas starten wanneer je duidelijk hebt wat het probleem is van de opdrachtgever of wat zijn of haar wens is. Je gaat dus eerst bekijken wat diegene wil en dan moet er ook gekeken worden wat er financieel kan. Kan dit? Vervolgens kun je een projectplan maken. Kan dit niet, dan dien je eerst de voorwaarden bij te stellen.

Onderdelen projectplan

De opdrachtgever gaat altijd op zoek naar een projectleider. Wanneer deze is gevonden wordt er globaal besproken wat een opdracht inhoudt. De opdrachtgever zal dan zijn of haar business case presenteren. Vervolgens wordt er door de projectleider gekozen of dat hij de opdracht wel of niet aanneemt en het project wil leiden. De projectleider gaat, wanneer het project aan wordt genomen, een projectplan of een plan van aanpak schrijven met zijn teamleden. Onderdelen die je terug ziet komen in een projectplan zijn:

• Resultaat definitie
• Randvoorwaarden
• Fasering
• Beheersplannen voor de factoren Kwaliteit, Tijd, Geld, Organisatie en Informatie
• Activiteitenplanning

Dit is ook de volgorde waarin je een projectplan gaat schrijven. Het ene punt werk je uit en is dan weer input voor het volgende onderdeel.

Stappenplan projectplan schrijven

Een projectplan kun je aan de hand van een aantal stappen schrijven. Deze stappen worden nu nader toegelicht:

• Je neemt als eerste een opdracht aan. Er moet globaal eerst overeenstemming bereikt worden met de opdrachtgever over de business case. Dan analyseer je de vraag van de opdrachtgever om na te gaan of het project haalbaar is en wat de randvoorwaarden zijn en of dat je daar aan kunt voldoen.
• Neem je de opdracht aan? Oké, tijd voor de volgende stap. De inhoud van het projectplan moet nu bepaald worden. Ga eens na wat er in het plan moet staan. Hoe gedetailleerd ga je te werk om alles uit te werken? Je gaat de opdracht verkennen en een inschatting maken van de zwaarte van een project.
• Wat ga je maken? Je gaat het projectresultaat definiëren. Je team gaat informatie verzamelen om duidelijk te krijgen wat een project allemaal op moet leveren.
• Uitvoering plannen, wie gaat er wat doen? Maak beknopte plannen en daarom komen factoren zoals tijd, geld, organisatie en informatie aan bod.
  
  

Tips projectplan schrijven

Niet iedereen kan zomaar een projectplan schrijven. Er zijn verschillende manieren en daarom is het goed om te gaan bekijken welke opties er zijn. Er zijn daarom tips voor je opgesteld, die je kunt gebruiken bij het schrijven van een projectplan.

• Zorg dat je altijd concreet en precies bent. Hierdoor wijk je minder snel af en dat is van belang om ervoor te zorgen dat je specifiek kunt blijven. Vaak wordt er ook met SMART doelen gewerkt. SMART staat voor Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden.
• Doe vooronderzoek, kijk of het haalbaar is en wat je allemaal nodig hebt.
• De spelling en de zinsbouw zijn van belang. Je dient te kijken of alles duidelijk is en er goed uitziet. Laat iemand de tekst nalezen op inhoud en spelling. Er mogen geen fouten in staan, dit komt ook niet professioneel over. Neem daarom de tijd om het zelf na te kijken en laat het ook nakijken. Na een tijdje lees je over je eigen fouten heen, omdat je zelf de tekst heel goed kent en vaak kunt dromen wat er staat.
• Gebruik geen vaag taalgebruik! Het is belangrijk dat alles meteen duidelijk is. Leg daarom vreemde woorden ook direct uit en herhaal de betekenis wanneer dat noodzakelijk is. Leef je in, in de doelgroep zodat je kunt bedenken wat er nader uitgelegd moet worden.
• Denk goed na over wie je doelgroep is. Hierdoor weet je namelijk ook hoe je een project aan moet pakken en waar je op moet letten. Jongere mensen spreek je anders aan dan oudere mensen. Let daarom ook goed op wat de mogelijkheden zijn en speel hier op in! Een goede voorbereiding hoort daar zeker bij!
• Wees eerlijk, als het niet gaat geef het dan aan en bekijk dan andere opties. Ook al wil je altijd graag een oplossing vinden, het kan zijn dat je er alleen niet uitkomt en dan is het beter daar ook eerlijk over te zijn.

Een projectplan kan voor meer dan alleen studiedoeleinden gebruikt worden. Ga jij een oud pand restaureren, je woning verbouwen of een stuk aanbouwen? Ook in die gevallen kun je voor jezelf een projectplan schrijven. Als je dit gedetailleerd doet, zul je daar veel plezier van hebben. Je begint met het maken van het kostenplaatje, want zonder budget is er geen verbouwing of aanbouw, mogelijk. Zijn de kosten erg hoog, dan kun je naar de bank voor een lening, een hypotheekverhoging of een tweede hypotheek wellicht.

Zorg dat je het financiële stukje in orde hebt, zodat je daar zekerheid over hebt en niet halverwege hoeft te stoppen, omdat het geld op is. Vervolgens maak je een tijdschema en probeer jij je eraan te houden. Heb jij de materialen al besteld, want ook dat (alles in huis hebben) is een voorwaarde om te kunnen beginnen. Heb jij de vakmensen al benaderd, of doe je alles zelf met enkele vrienden? Is de container besteld? Er zijn veel zaken die in het projectplan staan al voordat het project begint. Telkens als je ergens aan denkt dat geregeld moet worden, noteer het in het plan bij de voorwaarden. Het is een uitdaging om zelf een project tot een goed einde te brengen en erg leuk als alles volgens het projectplan verloopt. Het afvinken van gedane zaken is nog het leukste ervan!