Steeds meer werkgevers stellen het hybride werken als nieuwe norm voor het personeel. Dit maakt dat kantoorruimtes op een andere manier worden benut dan voorheen. Daar komt bij dat steeds meer ondernemers hun vaste kantoor opzeggen of verkopen, om vervolgens losse ruimtes te huren voor overleggen. Er zijn hierbij verschillende factoren om rekening mee te houden. Dit artikel zet enkele tips op een rijtje.
Maakt het hybride werken dat tegenwoordig lang niet alle ruimtes binnen je huidige kantoorpand benut worden? Het kan een goede reden zijn om het lopende huurcontract op te zeggen en op zoek te gaan naar een kleiner pand. Dit is niet alleen vanuit een duurzame, maatschappelijk verantwoorde gedachte interessant; het levert mogelijk ook een forse besparing op de bedrijfslasten op. Zo neemt de winst toe, wat nieuwe mogelijkheden biedt voor de organisatie. Denk aan een investering in de productiecapaciteit of het personeelsbestand. Bij het afsluiten van een huurcontract voor een nieuw kantoorpand zijn er verschillende factoren om rekening mee te houden.
Bij het huren van een kantoorpand hebben ondernemers tegenwoordig keuze uit verschillende smaken. Klassiek is het afsluiten van een meerjarig huurcontract voor een pand, dat naar eigen stijl kan worden ingericht en aangepast. Modern alternatief voor deze huurcontracten is het tijdelijk huren van een kantoor- of vergaderruimte. Het gaat hierbij vaak om contracten voor een dag, een paar dagen of maximaal een aantal weken. Deze contracten zijn onder meer interessant voor projectteams die een aantal weken bij elkaar willen kunnen zitten voor de uitvoering van het project, of bijvoorbeeld voor groepen collega’s die gezamenlijk een training volgen. Het zijn activiteiten die men liever niet online uitvoert; het tijdelijk huren van een compacte vergaderruimte vormt de oplossing.
Het voordeel van deze kortlopende huurcontracten is het feit, dat de vergader- en kantoorruimtes vooraf al zijn ingericht. Je hoeft geen investering te doen in bureaus en bureaustoelen, audiovisuele middelen, de koffiemachine, enzovoorts. Het gebruik hiervan zit vaak standaard bij de prijs van de aanbieder van deze ruimtes inbegrepen. Wel zo makkelijk! Ook hebben veel van de panden waar deze losse vergaderzalen worden aangeboden een groot bedrijfsrestaurant waar medewerkers kunnen lunchen.
Dat deze zalen vooraf voorzien zijn van de nodige kantoormeubelen is niet het enige voordeel hiervan. Werken op een andere locatie kan medewerkers inspireren en zeker bij bijvoorbeeld een brainstormsessie zorgen voor nieuwe inzichten. Een vast kantoorpand zal zeker na een aantal jaar niet meer inspireren; het frisse van het werken in dit pand verdwijnt na verloop van tijd.
Bedrijven die op verschillende plekken in Nederland actief zijn of bijvoorbeeld in meerdere landen opereren, kiezen vaker voor meerdere losse kantoorruimtes. Zij hebben lang niet altijd meer een groot, centraal kantoor waar medewerkers een paar keer per week langskomen. Het gaat om kleine kantoorruimtes van bijvoorbeeld twintig tot dertig vierkante meter, waar men voldoende ruimte heeft voor vier tot zes werkplekken. Op dagen dat collega’s niet bij de klant zitten, kunnen zij deze kantoorruimtes gebruiken om hun werkzaamheden uit te voeren.
Organisaties die het aantal fysieke werkplekken inperken om de kosten te reduceren en op een maatschappelijk verantwoorde manier te ondernemen, kunnen kiezen voor het gebruik van een boekingssysteem voor medewerkers. Een medewerker die een centrale brainstormsessie wil organiseren, geeft diens wensen door via het systeem. Het systeem koppelt vervolgens een beschikbare vergaderruimte aan de collega.
Dit kan geheel automatisch, maar ook met een menselijke component hierin. Denk aan een secretariële medewerker, die de aanvraag van de collega doorzet naar een verhuurder van losse kantoorruimtes. Zo wordt alleen betaald voor de ruimtes die ook daadwerkelijk gebruikt worden voor plenaire sessies. Het kan een forse kostenbesparing opleveren voor bedrijven.
Overigens worden deze boekingssystemen niet alleen aangeboden voor het reserveren van vergaderzalen; ook voor losse werkplekken kun je een dergelijk systeem binnen de organisatie implementeren. Onder meer ten tijde van de pandemie werkten veel bedrijven met zo’n systeem. Het voorkwam dat er te veel medewerkers naar kantoor kwamen, als gevolg waarvan de voorgeschreven anderhalve meter afstand niet kon worden nageleefd.
Wanneer medewerkers gevraagd worden naar de voor hen belangrijkste factoren bij de keuze voor een bepaalde kantoorruimte is de bereikbaarheid hiervan een factor die veel genoemd wordt. Ligt het kantoorpand bijvoorbeeld in de buurt van een treinstation? Is de locatie goed bereikbaar met de bus of metro? Zijn er voldoende parkeerplekken rond het kantoorpand? Zeker bij een kantoorruimte in Amsterdam, Utrecht of bijvoorbeeld Rotterdam speelt dit mee. Een medewerker heeft geen behoefte om lang in de file te moeten staan als deze vanuit het kantoor naar huis rijdt. Het gebruik van de trein of bus is een goed alternatief, mits de kantoorruimte in Amsterdam gunstig gelegen is ten opzichte van de haltes.
Niet alleen de bereikbaarheid van een locatie is belangrijk. Denk ook nog eens terug aan de inspirerende werking van een nieuwe kantoorruimte. Dat effect wordt versterkt wanneer men in de lunchpauze een korte wandeling kan maken buiten. Is de kantoorruimte gelegen in een leuke wijk, of bijvoorbeeld nabij een klein park? Door tijdens de lunchpauze te wandelen maakt men het hoofd leeg, wat helpt om vol met energie aan het middagprogramma te beginnen. De opbrengst van een brainstormsessie, vergadering of soortgelijk plenair overleg zal hierdoor groter zijn.
Ondernemers die kiezen voor het huren van een vast kantoorpand voor langere termijn dienen met verschillende andere elementen rekening te houden. Denk bijvoorbeeld aan het onderhoud aan het pand. Wie voorziet hierin? Is het de verhurende partij die het nodige onderhoud uitvoert, of ben je hier als huurder verantwoordelijk voor? Vaak ligt de grens ergens in het midden. Heldere afspraken zijn cruciaal, daar achterstallig onderhoud het werkplezier van medewerkers kan verminderen of de productie kan verlagen. Denk aan een storing in het verwarmingssysteem in de wintermaanden. Het aantal medewerkers dat naar kantoor komt zal snel afnemen.
Een ander aspect om rekening mee te houden is de wijze waarop een bedrijfspand weer moet worden opgeleverd. Kan een geplaatste tussenmuur blijven staan, of dien je deze te verwijderen? Hoe zit het met de nieuwe vloer die je eerder gelegd hebt om het geluid in de verschillende kantoorruimtes te verminderen? Enzovoorts. Zonder hier vooraf goede afspraken over te maken kunnen er later conflicten ontstaan. Dit wil je voorkomen!
