Nu zijn er echter nog mensen die geen (zakelijk) e-mailadres hebben en zoeken naar ondersteuning op dit gebied. Daarom zullen de volgende vragen beantwoord worden: Wat is een persoonlijk e-mailadres precies en welke opties zijn er beschikbaar? Hoe maak je een zakelijk e-mailadres aan en welke zaken komen hierbij kijken? Hoeveel betaal je gemiddeld voor een domeinnaam met bijhorend e-mailadres?
De wereld van het schrijven van brieven is al een hele tijd geleden en hiervoor in de plaats is de online vervanger, het e-mailen, gekomen. Een e-mail is ook letterlijk het ontvangen en versturen van digitale post over het internet. Deze ontvang je in je eigen persoonlijke mailbox. Het is niet alleen handig voor het onderhouden van contact met familie en vrienden, ook andere zaken verlopen vaak via e-mail.
Door de tijd heen zijn er veel opties op de markt gekomen wat betreft mailboxen, waaronder ook veel gratis varianten. Nu zijn er twee bedrijven die qua populariteit de meerderheid vormen, namelijk, Google met Gmail en Microsoft met Outlook. Deze gratis mailboxen worden dan ook aangeraden om te gebruiken voor een nieuw, persoonlijk e-mailadres.
Naast de e-mailfunctie van Google kun je met jouw account nog veel meer opties gebruiken, zoals Google Agenda en Google Documents. Het aanmaken van een Gmail is erg eenvoudig, waarbij je begint met het intypen van gmail.com en klikt op "een account aanmaken". Vervolgens vul je je gegevens in, waaronder je telefoonnummer, geboortedatum en geslacht. Ter verificatie stuurt google je een sms, welke je kunt invoeren, waarna je vervolgens op "controleren" kunt drukken. Daarna volgt het lezen van de privacy voorwaarden, waarmee je akkoord kunt gaan en dan is het aanmaken van jouw Gmail-account afgerond.
Ook bij Outlook zijn er meerdere applicaties dan alleen e-mail die je kunt gebruiken met je account. Dit zijn bijvoorbeeld OneDrive en Skype voor de opslag van documenten en foto's en het videochatten. Outlook maak je op een vergelijkbare wijze aan als Gmail, waarbij je eveneens naar outlook.com surft en klikt op een "gratis account aanmaken". Je kunt het e-mailadres intypen dat jij wilt gebruiken. Voorheen heette Outlook Hotmail, dus naast @outlook.com kun je ook gebruik maken van een e-mailadres met @hotmail.com. Hierna geef je een wachtwoord op en vul je wat informatie in, zoals je naam en geboortedatum. Na een verificatie kun je je Outlook e-mail meteen gebruiken.
Bij het opgeven van een uniek e-mailadres kun je uiteraard gewoon kiezen voor de naam van de desbetreffende provider. In het geval van Gmail kies je dan een mail in de vorm van laura.jansen@gmail.com en in het geval van Outlook wordt het laura.jansen@outlook.com of laura.jansen@hotmail.com. Echter, je kunt er ook voor kiezen een gepersonaliseerd e-mailadres te creëren, zoals laura@jansen.be, wat veel unieker is. Om dit te kunnen realiseren, moet je eerst een domeinnaam registreren, wat een korte, eenvoudige en unieke extensie is. In het geval van het voorbeeld is "be" de domeinnaam.
Gratis e-mailen is uiteraard fijn en vooral handig als je het niet op zakelijk niveau wilt gebruiken. Er zitten namelijk wel wat nadelen aan een gratis mailbox. Ten eerste zorgt het gebruiken van een publieke e-mail voor het krijgen van veel ongewenste advertenties. Dit is noodzakelijk voor de service om gratis te kunnen zijn, maar zorgt voor heel veel spam in je mailbox. Daarnaast is het risico op hackers groter met gratis netwerken en wanneer je je e-mail voor lange tijd niet in gebruik neemt, is er een kans dat het kwijtraakt. Een ander nadeel is dat het lastig kan zijn om een persoonlijk e-mailadres te creëren wanneer je een veel voorkomende naam hebt.
Een zakelijk e-mailadres is zoals gezegd een mailbox die je gebruikt voor allerlei werk gerelateerde activiteiten en waarmee klanten en collega's jou gemakkelijk kunnen bereiken. Door een zakelijk mailadres te gebruiken, wordt je ook serieus genomen als ondernemer.
Allereerst is een zakelijk e-mailadres uniek voor jou als ondernemer en het verwijst naar je website. Er is daarnaast een betere beveiliging beschikbaar tegen spam en mogelijke virussen. Hierdoor zijn jouw gegevens veilig en wordt je niet belast met onbelangrijke advertenties. Het e-mailadres is overigens permanent en dus niet afhankelijk van de keuze die jij maakt voor een internetprovider. Je zit dus niet vast aan een Google of Microsoft account. Tevens kun je verschillende sub-mailadressen aanmaken die onder jouw bedrijf vallen. Denk hierbij aan info@bedrijf.be of service@bedrijf.be. Tot slot is een belangrijk voordeel van een zakelijk mailadres dat elke mail die je verstuurt reclame is voor je bedrijf en ervoor zorgt dat jouw bedrijfsnaam gezien wordt.
Om een zakelijke mailbox te maken, moet je eerst een domeinnaam registreren. Deze domeinnaam zal ook het webadres zijn voor een website die je wilt maken in de toekomst voor de verkoop van jouw producten en/of diensten. De beste domeinnamen zijn eenvoudig en kort en hebben een relevante toevoeging. Het moet immers wel makkelijk te vinden zijn voor klanten en gekoppeld kunnen worden aan jouw bedrijf. Een domeinnaam kost ongeveer tien euro per jaar.
Naast het kiezen van een domeinnaam moet je ook een e-mailprovider kiezen, ook wel webhosting genoemd. Combell en Vimexx zijn betrouwbare providers. De kosten hiervoor bedragen tussen de twee en twintig euro per maand, afhankelijk van het pakket dat je kiest. Deze providers bieden ondersteuning, veiligheid en snelheid voor jouw e-mailadres. Sommige providers werken daarnaast met een gratis proefperiode en een garantie functie. Zo kun je de service eerst uitproberen voor je akkoord gaat met de voorwaarden en is er de mogelijkheid om geld terug te krijgen indien de service niet bevallen is. Er zijn ook providers die een domeinnaam in hun aanbieding hebben opgenomen, waardoor je deze niet los hoeft bij te kopen. Tot slot kun je eenvoudigweg je zakelijke mailbox aan je Gmail of Outlook koppelen.
Voor meer informatie over het aanmaken van zowel een persoonlijk als een professioneel e-mailadres, kan je terecht op de website van Webadvisor (zie de bron hieronder).
